Dz. Urz. KGSG 2017, poz. 56
Dz. Urz. KGSG 2018, poz. 49
Dz. Urz. KGSG 2023, poz. 73
ZARZĄDZENIE NR 93
KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ
z dnia 20 listopada 2017 r.
w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Straży Granicznej
Na podstawie § 12 zarządzenia nr 43 Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w
sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz
sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i
dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania
działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu
ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. MSWiA poz.
59) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację niestanowiącą
materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym
rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej do kategorii
archiwalnej oznaczonej symbolem „B” lub „BE”;
2) jednostka organizacyjna – Komendę
Główną Straży Granicznej, Wyższą Szkołę Straży Granicznej,
Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, oddział Straży
Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej lub ośrodek
Straży Granicznej;
3) komórka organizacyjna – komórkę
organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, Wyższej
Szkoły Straży Granicznej, Biura Spraw Wewnętrznych Straży
Granicznej, komórkę organizacyjną komendy oddziału, ośrodka
szkolenia lub ośrodka Straży Granicznej, placówkę Straży
Granicznej, dywizjon Straży Granicznej lub samodzielne
stanowisko pracy bądź służby, powołane do wykonywania
określonych zadań;
4) materiały archiwalne – dokumentację, o której mowa w art. 1
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948
oraz z 2017 r. poz. 1086).
Rozdział 2
Tryb brakowania dokumentacji
niearchiwalnej
§ 2.
1. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej
przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie
akt Straży Granicznej, podlega brakowaniu.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej
przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji
nieprzydatnej, której termin przechowywania minął i
przekazaniu jej na makulaturę lub do zniszczenia.
3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w:
1) komórkach organizacyjnych (kancelariach);
2) archiwach.
4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się nie
wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku,
w którym upływa okres jej przechowywania.
5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinno odbywać się
systematycznie.
§ 3.
1. Czynności związane z brakowaniem dokumentacji
niearchiwalnej polegają na:
1) dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz
wydzieleniu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia;
2) sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w dwóch egzemplarzach, a następnie zaakceptowaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej w Komendzie Głównej Straży Granicznej, Rektora-Komendanta Wyższej Szkoły Straży Granicznej, Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendanta oddziału Straży Granicznej, ośrodka Straży Granicznej lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej;
3) wyrażeniu zgody przez kierownika Archiwum Straży Granicznej
na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, poprzez
zatwierdzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej do zniszczenia;
4) sporządzeniu protokołu zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach, z których jeden
przekazywany jest do Archiwum Straży Granicznej;
5) fizycznym zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej;
6) naniesieniu odpowiednich zmian w prowadzonej ewidencji.
2. Wzór:
1) protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej
do zniszczenia określa załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej określa
załącznik nr 2 do zarządzenia.
§ 4.
1. Czynności wymienione w § 3 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 wykonuje
komisja, w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez:
1) kierownika komórki organizacyjnej w Komendzie Głównej
Straży Granicznej;
2) Rektora-Komendanta Wyższej Szkoły Straży Granicznej, Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendanta oddziału Straży Granicznej, ośrodka Straży Granicznej lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej.
2. W skład komisji wchodzą przedstawiciele komórek
organizacyjnych, których akta są brakowane.
3. Nadzór merytoryczny nad pracą komisji sprawuje kierownik
właściwego archiwum.
4. Dopuszcza się możliwość włączenia do składu komisji
przedstawiciela właściwego archiwum.
5. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej komisja może
wnioskować o:
1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii „B” do
kategorii „BE”;
2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do
materiałów archiwalnych;
3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji
niearchiwalnej;
4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.
§ 5.
Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w sposób
uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści.
§ 6.
1. W przypadku przekazania dokumentacji niearchiwalnej na
przemiał, pomoc techniczną w tym transport, załadunek i
wyładunek, zapewniają komórki organizacyjne właściwe w
sprawach techniki i zaopatrzenia.
2. Organizację i przeprowadzenie konwoju dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na przemiał do miejsca jej
fizycznego zniszczenia (utylizacji) regulują przepisy w
sprawie ochrony przesyłek i organizacji obsługi pocztowej w
Straży Granicznej.
3. Nadzór nad przekazaniem dokumentacji niearchiwalnej na
przemiał i jej zniszczeniem sprawuje co najmniej jeden
członek komisji, która dokonała czynności związanych z
brakowaniem przekazywanej dokumentacji.
Rozdział 3
Przepisy końcowe
§ 7.
Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej rozpoczęte i
nie zakończone na podstawie dotychczas obowiązujących
przepisów, prowadzone są w dalszym ciągu, na podstawie
niniejszego zarządzenia z uwzględnieniem etapu już
wykonanych prac przy brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
§ 8.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.1)
======================================
1) Niniejsze zarządzenie poprzedzone było
zarządzeniem nr 98 Komendanta Głównego Straży Granicznej z
dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie trybu brakowania
dokumentacji niearchiwalnej w Straży Granicznej (Dz. Urz.
KGSG poz. 95), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r. w
związku z uchyleniem zarządzenia nr 23 Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 29 października 2015 r. w sprawie trybu
brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu
postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności
przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki
organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego
nadzorowane (Dz. Urz. MSW poz. 44) przez art. 8 pkt. 1
ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające
ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948
i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379, 1537 i 1926).
ZAŁĄCZNIKI dostępne na CD - szczegóły
>>>)
Załącznik nr 1 i
2
WZÓR protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej
do zniszczenia oraz wzór protokołu zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej
|
