Dz. Urz. KGSG 2011 Nr 17, poz. 56
Dz. Urz. KGSG 2012, poz. 77
Dz. Urz. KGSG 2013, poz. 26
Dz. Urz. KGSG 2014, poz. 11
Dz. Urz. KGSG 2016, poz. 30
Dz. Urz. KGSG 2016, poz. 52
Dz. Urz. KGSG 2017, poz. 34
Dz. Urz. KGSG 2018, poz. 9
Dz. Urz. KGSG 2019, poz. 39
Dz. Urz. KGSG 2019, poz. 48
Dz. Urz. KGSG 2022, poz. 13
Dz. Urz. KGSG 2022, poz. 29
Dz. Urz. KGSG 2023, poz. 55
Dz. Urz. KGSG 2024, poz. 42
Dz. Urz. KGSG 2026, poz. 10
ZARZĄDZENIE NR 53
KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ
z dnia 23 grudnia 2011 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania
kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych
odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu
i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i
stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010
r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182,poz.
1228) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Użyte w zarządzeniu określenia, oznaczają:
1) ustawa - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);
2) pion ochrony - wyodrębnioną komórkę organizacyjną do
spraw ochrony informacji niejawnych, o której mowa w art. 15
ust. 2 ustawy;
3) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony
informacji niejawnych, o którym mowa w art. 14 ust. 2
ustawy;
4) jednostka organizacyjna – Komendę Główną Straży
Granicznej, Wyższą Szkołę Straży Granicznej, Biuro Spraw
Wewnętrznych Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej,
ośrodek szkolenia Straży Granicznej, ośrodek Straży
Granicznej;
5) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną Komendy
Głównej Straży Granicznej, Wyższej Szkoły Straży Granicznej,
Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komórkę
organizacyjną w komendzie oddziału, ośrodku szkolenia lub
ośrodku Straży Granicznej, placówkę lub dywizjon Straży
Granicznej oraz samodzielne stanowisko pracy bądź służby;
6) funkcjonariusz - funkcjonariusza Straży Granicznej;
7) pracownik - osobę zatrudnioną w Straży Granicznej;
8) kancelaria - kancelarię tajną, o której mowa w art. 42
ust. 4 ustawy;
9) wyznaczona wewnętrzna komórka organizacyjna - komórkę
organizacyjną, o której mowa w art. 44 ust. 1 ustawy,
wyznaczoną decyzją kierownika jednostki organizacyjnej;
10) pracownik kancelarii - każdego funkcjonariusza lub
pracownika pionu ochrony pełniącego służbę lub pracującego w
kancelarii oraz upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika
uprawnionego do wykonywania czynności kancelaryjnych
związanych z obiegiem materiałów niejawnych w zakresie
określonym w upoważnieniu, wydanym przez
pełnomocnika ochrony;
11) dokument - dokument, o którym mowa w art.
2 pkt 3 ustawy;
12) materiał - materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 4
ustawy;
13) czynność kancelaryjna - pojedynczy element procesu
wytwarzania lub obiegu materiału, wykonywany przez
pracownika kancelarii (np. zarejestrowanie dokumentu,
opakowanie przesyłki, udział w niszczeniu dokumentu itp.);
14) urządzenie ewidencyjne - formularz (karta) o ustalonych
rubrykach, służący do rejestrowania materiałów,
zawierających informacje niejawne i umożliwiający kontrolę
ich stanu i obiegu oraz druki wykorzystywane w trakcie
wykonywania czynności kancelaryjnych;
15) brakowanie - wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do
zniszczenia, po upływie obowiązującego okresu jej
przechowywania, a następnie jej fizyczne zniszczenie;
16) formularz ewidencyjny - karta o ustalonych rubrykach
wykorzystywana do ewidencji czynności operacyjno-
rozpoznawczych (rejestracja, sprawdzenie, archiwizacja,
zgłaszanie dodatkowych informacji w postaci zmian lub
uzupełnień).
Rozdział 2
Organizacja kancelarii
§ 2.
1. Kancelarię tworzy kierownik jednostki organizacyjnej.
2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii.
3. Kancelaria, w przypadkach uzasadnionych względami
organizacyjnymi, może mieć swoje oddziały, tworzone i
funkcjonujące na zasadach i warunkach przewidzianych dla
kancelarii.
§ 3.
Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:
1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów;
2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań
przez podległych mu pracowników kancelarii;
3) udostępnianie materiałów osobom do tego uprawnionym;
4) wydawanie materiałów osobom do tego uprawnionym, które
zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania;
5) egzekwowanie zwrotu materiałów;
6) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i
rejestrowania materiałów w kancelarii oraz jednostce
organizacyjnej;
7) informowanie pełnomocnika ochrony o ewentualnych
zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia materiałów;
8) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii;
9) sprawowanie nadzoru nad porządkowaniem posiadanego zasobu
materiałów oraz przygotowaniem ich do przekazania do
archiwum.
§ 4.
Do podstawowych zadań pracownika kancelarii należy:
1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie,
przekazywanie i wysyłanie materiałów z zachowaniem
postanowień ustawy i wydanych na jej podstawie przepisów
wykonawczych;
2) prowadzenie urządzeń ewidencyjnych;
3) udostępnianie materiałów osobom do tego uprawnionym;
4) wydawanie materiałów osobom do tego uprawnionym, które
zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania;
5) egzekwowanie zwrotu materiałów;
6) ochrona materiałów przed nieuprawnionym ujawnieniem;
7) informowanie bezpośredniego przełożonego o ewentualnych
zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia materiałów;
8) systematyczne porządkowanie posiadanego zasobu materiałów
oraz przygotowywanie ich do przekazania do archiwum.
§ 5.
1. Po zakończeniu pracy pracownik kancelarii jest obowiązany
sprawdzić prawidłowość zamknięcia i zabezpieczenia szaf oraz
pomieszczeń kancelarii.
2. Klucze od pomieszczeń i szaf kancelarii przechowywane są
w miejscu wskazanym w planie ochrony informacji niejawnych.
3. Przechowywanie haseł, szyfrów kart kodowych, duplikatów
kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii odbywa się w sposób
i na zasadach określonych w planie ochrony informacji
niejawnych.
§ 6.
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii
przekazanie obowiązków, urządzeń ewidencyjnych oraz
materiałów odbywa się na podstawie protokołu
zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez przekazującego i
przyjmującego obowiązki.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w 1 egzemplarzu,
zapoznaje się z nim pełnomocnika ochrony, po czym pozostawia
w kancelarii.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:
1) imię i nazwisko osoby przekazującej obowiązki kierownika
kancelarii;
2) imię i nazwisko osoby przyjmującej obowiązki kierownika
kancelarii;
3) datę przekazania;
4) numery poświadczeń bezpieczeństwa przekazującego i
przyjmującego obowiązki kierownika kancelarii z podaniem
klauzuli tajności dostępu do informacji niejawnych oraz
terminów ważności poświadczeń bezpieczeństwa;
5) wyszczególnienie przekazywanych urządzeń ewidencyjnych;
6) stwierdzenie zgodności stanu ilościowego przekazywanych
urządzeń ewidencyjnych w porównaniu ze stanem faktycznym;
7) stwierdzenie zgodności materiałów zaewidencjonowanych w
przekazywanych urządzeniach ewidencyjnych w porównaniu ze
stanem faktycznym;
8) wyszczególnienie nieprawidłowości dotyczących
przekazywanych urządzeń ewidencyjnych i materiałów;
9) podpisy osoby przekazującej obowiązki kierownika
kancelarii oraz osoby przyjmującej obowiązki kierownika
kancelarii.
§ 7.
1. Pełnomocnik ochrony do przekazania obowiązków kierownika
kancelarii może powołać komisję, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W przypadku funkcjonariuszy lub pracowników,
upoważnionych do wykonywania czynności kancelaryjnych,
komisję, o której mowa w ust. 1, powołuje kierownik komórki
organizacyjnej.
3. Komisja, o której mowa w ust. 1, sporządza protokół, w
którym odzwierciedla stan ewidencyjny i faktyczny materiałów
zaewidencjonowanych w przekazywanych urządzeniach
ewidencyjnych, a także stwierdzone nieprawidłowości.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, podpisują członkowie
komisji oraz osoba przekazująca i przyjmująca obowiązki
kierownika kancelarii.
5. Odmowa podpisania protokołu przez osobę przekazującą
obowiązki, albo jej nieobecność w służbie lub w pracy, nie
wstrzymują przyjęcia obowiązków przez osobę przyjmującą
obowiązki kierownika kancelarii.
6. Okoliczności braku podpisania protokołu przez osobę
przekazującą lub przyjmującą obowiązki kierownika kancelarii
odnotowuje się w protokole.
§ 8.
1. Pod nieobecność kierownika kancelarii, jego obowiązki
wykonuje inny, wyznaczony przez kierownika kancelarii lub
jego bezpośredniego przełożonego, pracownik tej kancelarii.
2. W przypadku, gdy nieobecność kierownika kancelarii jest
dłuższa niż 30 dni, przekazanie obowiązków kierownika
kancelarii pracownikowi, o którym mowa w ust. 1, odbywa się
na zasadach, o których mowa w § 6 lub § 7.
§ 9.
1. Dopuszcza się wprowadzenie dla pracowników kancelarii czasu
pracy własnej w wymiarze nie większym niż dwie godziny
dziennie.
2. W przypadku wprowadzenia czasu pracy własnej, o którym
mowa w ust. 1, przesyłki pilne i bardzo pilne przyjmowane są
na bieżąco.
§ 10.
1. W wyznaczonych wewnętrznych komórkach organizacyjnych
czynności kancelaryjne wykonują upoważnieni funkcjonariusze
lub pracownicy.
2. Upoważnienia do wykonywania czynności, o których mowa w
ust. 1, udziela pełnomocnik ochrony na wniosek kierownika
komórki organizacyjnej.
3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, określa
załącznik nr 1 do zarządzenia.
4. Pełnomocnik ochrony lub osoba przez niego wyznaczona
prowadzi rejestr wydanych upoważnień, o których mowa w ust.
2.
5. Funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 1,
powinien zostać przeszkolony przez pełnomocnika ochrony lub
osobę przez niego wyznaczoną w zakresie wykonywania
czynności kancelaryjnych.
6. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 2, uchyla się w
przypadku zakończenia wykonywania czynności, o których mowa
w ust. 1. Z wnioskiem o uchylenie upoważnienia jest
obowiązany wystąpić do pełnomocnika ochrony kierownik
komórki organizacyjnej, który wnioskował o udzielenie
upoważnienia.
§ 11.
1. Funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa w § 10 ust. 1,
czynności kancelaryjne wykonuje w oparciu o obowiązujące
przepisy oraz wytyczne i zalecenia pełnomocnika ochrony.
2. Upoważniony funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa
w § 10 ust. 1, ponosi odpowiedzialność prawną w zakresie
objętym upoważnieniem.
3. Do przekazania obowiązków przez upoważnionego
funkcjonariusza lub pracownika, o których mowa w § 10 ust.
1, innemu funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu
do wykonywania czynności kancelaryjnych, mają odpowiednio
zastosowanie przepisy o przekazywaniu obowiązków kierownika
kancelarii, bądź zniesieniu kancelarii.
§ 12.
Wobec upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika, o których
mowa w § 10 ust. 1, stosuje się odpowiednio postanowienia
dotyczące kierownika kancelarii lub pracownika kancelarii
wynikające z zakresu upoważnienia.
Rozdział 3
Urządzenia ewidencyjne
§ 13.
1. Dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej albo
otrzymane przez tę jednostkę, ewidencjonuje się w
urządzeniach ewidencyjnych.
2. Do urządzeń ewidencyjnych zalicza się:
1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, zwany dalej
„rejestrem dokumentacji";
2) dziennik ewidencyjny, zwany dalej „dziennikiem";
3) rejestr wydanych przedmiotów;
4) wykaz przesyłek nadanych;
5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych
- których wzory określają przepisy w sprawie organizacji i
funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu
przetwarzania informacji niejawnych;
6) kartotekę wydanych dokumentów w skład, której wchodzą:
a) skorowidz rejestrów, którego wzór określa załącznik nr 2
do zarządzenia,
b) rejestr wydanych dokumentów, zwany dalej „kartą RWD",
którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;
7) spis zawartości teczki lub depozytu, o którym mowa w
rozdziale 8, zwany dalej „spisem zawartości", którego wzór
określa załącznik nr 4 do zarządzenia;
8) protokół z komisyjnego otwarcia pomieszczenia, szafy lub
depozytu, zwany dalej „protokołem z otwarcia", którego wzór
określa załącznik nr 5 do zarządzenia;
9) wykaz depozytów, którego wzór określa załącznik nr 6 do
zarządzenia;
10) protokół brakowania dokumentów niearchiwalnych -
oznaczonych symbolem „Bc", zwany dalej „protokołem
brakowania", którego wzór określa załącznik nr 7 do
zarządzenia;
11) rejestr protokołów brakowania dokumentów niearchiwalnych
- oznaczonych symbolem „Bc", zwany dalej „rejestrem
protokołów brakowania", którego wzór określa załącznik nr 8
do zarządzenia.
3. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony
informacji niejawnych dopuszcza się prowadzenie urządzeń
ewidencyjnych, nie wymienionych w ust. 2
4. Urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 2 i 3, mogą
być prowadzone przy wykorzystaniu systemów
teleinformatycznych.
§ 14.
1. Rejestr dokumentacji zakłada się z chwilą powołania
kancelarii, a kończy jego prowadzenie z chwilą zniesienia
tej kancelarii.
2. Rejestr dokumentacji nie podlega rejestracji w innych
urządzeniach ewidencyjnych, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
3. Każdy kolejny rejestr dokumentacji założony przez
kancelarię podlega zaewidencjonowaniu w poprzednim
rejestrze dokumentacji.
4. Rejestr dokumentacji prowadzony przez funkcjonariusza lub
pracownika, o którym mowa w § 10 ust. 1, rejestruje się w
rejestrze dokumentacji prowadzonym w kancelarii lub jej
oddziale.
§ 15.
1. W rejestrze dokumentacji rejestruje się:
1) urządzenia ewidencyjne, jeśli tak stanowi przepis
szczególny;
2) teczki zagadnieniowe (sprawy), każdy tom pod oddzielną
pozycją;
3) inne materiały, o okresie przechowywania powyżej 5 lat.
2. Numer ewidencyjny materiałów, o których mowa w ust. 1,
składa się z literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej,
oddzielonego myślnikiem od literowego oznaczenia komórki
organizacyjnej, oddzielonego myślnikiem od oznaczenia
klauzuli tajności, oddzielonego myślnikiem od kolejnego
numeru z rejestru dokumentacji, łamanego na dwie ostatnie
cyfry roku, poprzedzonego skrótem „Rdet".
§ 16.
1. Teczki, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 2, pracownik
kancelarii rejestruje po zakończeniu ich prowadzenia i
uporządkowaniu przez prowadzących je funkcjonariuszy lub
pracowników.
2. Uporządkowanie, o którym mowa w ust. 1, regulują przepisy
dotyczące zasad i trybu postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Straży
Granicznej.
3. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zarejestrowanie
w rejestrze dokumentacji teczki, o której mowa w § 15 ust. 1
pkt 2, z chwilą otrzymania bądź wytworzenia pierwszego
dokumentu.
4. Jeśli w chwili rejestrowania teczki, o której mowa w ust.
3, nie można określić klauzuli tajności dopuszcza się jej
uzupełnienie po zakończeniu prowadzenia teczki.
5. Czynności w zakresie uporządkowania teczek, należy
zakończyć do 15 lutego każdego roku kalendarzowego, w
stosunku do teczek prowadzonych w roku ubiegłym.
6. Po zarejestrowaniu teczki w rejestrze dokumentacji, w
urządzeniach ewidencyjnych, w których były zarejestrowane
dokumenty zawarte w teczce, w pozycjach ich rejestracji
pracownik kancelarii wpisuje adnotację dotyczącą numeru
ewidencyjnego teczki, w której się one znajdują.
7. W przypadku, kiedy akta jednej sprawy składają się z
kilku teczek, każdą z nich rejestruje się pod oddzielną
pozycją w rejestrze dokumentacji jako kolejny tom,
oznaczając je dodatkowo cyfrą rzymską.
8. Przekazanie teczek do archiwum zakładowego regulują
przepisy dotyczące zasad i trybu postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Straży
Granicznej.
9. Po przekazaniu teczek do archiwum zakładowego i nadaniu
im sygnatury archiwalnej pracownik kancelarii, w pozycjach
rejestracji teczek w rejestrze dokumentacji dokonuje
adnotacji dotyczącej tej sygnatury o treści: „Sygn. arch
/....".
§ 17.
1. Dziennik podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji.
2. W dzienniku rejestruje się dokumenty otrzymane, zwane
dalej „korespondencją wchodzącą", dokumenty wysyłane, zwane
dalej „korespondencją wychodzącą", oraz inne dokumenty
wytworzone w jednostkach lub komórkach organizacyjnych,
zwane dalej „dokumentami własnymi".
3. Kancelaria dla rejestrowania korespondencji wchodzącej i
wychodzącej zakłada i prowadzi odrębne dzienniki.
4. W przypadku małej ilości korespondencji kancelaria może
prowadzić jeden dziennik służący do rejestrowania
korespondencji wchodzącej i wychodzącej.
5. Dopuszcza się założenie przez kancelarię odrębnego
dziennika służącego do rejestracji określonego rodzaju
dokumentów. Dokumenty rejestrowane w tym dzienniku oznacza
się dodatkowym oznaczeniem umieszczonym w ich numerze
ewidencyjnym.
§ 18.
1. W dziennikach prowadzonych dla korespondencji wchodzącej
rejestruje się:
1) korespondencję nadesłaną do komórki lub jednostki
organizacyjnej z innej komórki lub jednostki organizacyjnej,
bądź spoza Straży Granicznej;
2) dokumenty, o których mowa w § 19 ust. 2 pkt 1-2.
2. W dzienniku prowadzonym dla korespondencji wchodzącej nie
rejestruje się przesyłek doręczonych omyłkowo.
§ 19.
1. W dziennikach prowadzonych dla korespondencji wychodzącej
rejestruje się:
1) dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej
przesyłane poza jednostkę;
2) dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej
przekazywane lub przesyłane do innej komórki organizacyjnej;
3) dokumenty własne.
2. W dziennikach prowadzonych dla korespondencji wychodzącej
nie rejestruje się:
1) dokumentów zarejestrowanych jako korespondencja
wchodząca, przekazywanych na podstawie dekretacji adresata
do innej komórki lub jednostki organizacyjnej bądź
zwracanych do nadawcy, bez odłączania lub dołączania
załączników;
2) dokumentów przesyłanych przy użyciu urządzeń
szyfrujących, zwanych dalej „szyfrofaksami",
zarejestrowanych w dzienniku prowadzonym dla korespondencji
wchodzącej, które zawierają prośby o udzielenie informacji i
odpowiedzi na te prośby;
3) formularzy ewidencyjnych, o których mowa w przepisach
dotyczących prowadzenia ewidencji związanej z wykonywaniem
przez Straż Graniczną czynności operacyjno-rozpoznawczych.
3. Wzór szyfrofaksu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, określa
załącznik nr 9 do zarządzenia.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 1-2, po przesłaniu
do innej komórki lub jednostki organizacyjnej, podlegają
rejestracji w dzienniku prowadzonym dla korespondencji
wchodzącej tej jednostki.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, pracownik kancelarii
otrzymującej dokument, oznacza go pieczęcią wpływu i nanosi
nowy numer ewidencyjny, a poprzednią pieczęć wpływu wraz z
numerem ewidencyjnym, przekreśla trwałym środkiem piszącym
koloru czarnego lub niebieskiego w sposób umożliwiający ich
odczytanie.
6. Jeżeli od dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1,
odłączono załączniki lub ich część, bądź dołączono do nich
dodatkowe załączniki, to ich przesłanie do innej komórki lub
jednostki organizacyjnej, bądź zwrot do nadawcy, następuje
na podstawie nowego pisma przewodniego zarejestrowanego w
dzienniku prowadzonym dla korespondencji wychodzącej.
§ 20.
1. Akty normatywne wydane przez kierownika jednostki
organizacyjnej rejestruje się w odrębnym dzienniku,
prowadzonym w wyznaczonej przez tego kierownika komórce
organizacyjnej.
2. Akty normatywne wydane przez kierownika komórki
organizacyjnej rejestruje się w odrębnym dzienniku,
prowadzonym w kancelarii.
3. Akty normatywne wpływające do jednostek lub komórek
organizacyjnych rejestruje się w odrębnym dzienniku
prowadzonym dla korespondencji wchodzącej.
§ 21.
1. Numer ewidencyjny dokumentu rejestrowanego w dzienniku
prowadzonym dla korespondencji wychodzącej składa się z
oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej, oddzielonego
myślnikiem od oznaczenia literowego komórki organizacyjnej,
oddzielonego myślnikiem od oznaczenia klauzuli tajności
dokumentu, oddzielonego myślnikiem od kolejnego numeru z
dziennika, łamanego na dwie ostatnie cyfry roku, w którym
został sporządzony dokument, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Dopuszcza się zastosowanie dodatkowego oznaczenia w
numerze ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, ułatwiającego
ustalenie miejsca sporządzenia dokumentu w komórce
organizacyjnej lub też przynależność dokumentu do określonej
sprawy.
§ 22.
1. Numer ewidencyjny dokumentu rejestrowanego w dzienniku
prowadzonym dla korespondencji wchodzącej składa się z
oznaczenia klauzuli tajności dokumentu, oddzielonego
myślnikiem od kolejnego numeru z dziennika, łamanego na dwie
ostatnie cyfry roku, w którym został zarejestrowany
dokument, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Dopuszcza się zastosowanie dodatkowych oznaczeń w numerze
ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, ułatwiających
ustalenie miejsca wpływu, sporządzenia dokumentu lub też
przynależność dokumentu do określonej sprawy.
§ 23.
1. Formularze ewidencyjne zawierające prośbę o udzielenie
informacji są ewidencjonowane wyłącznie w rejestrze zapytań,
którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia, chyba,
że przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji związanej z
wykonywaniem przez Straż Graniczną czynności
operacyjno-rozpoznawczych stanowią inaczej.
2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, prowadzone są przez
funkcjonariuszy lub pracowników realizujących czynności
operacyjno-rozpoznawcze albo postępowania sprawdzające.
3. Numer formularza ewidencyjnego ewidencjonowanego w
rejestrze zapytań składa się z literowego oznaczenia
jednostki organizacyjnej, oddzielonego myślnikiem od
literowego oznaczenia komórki organizacyjnej, oddzielonego
myślnikiem od oznaczenia klauzuli tajności, oddzielonego
myślnikiem od pozycji z rejestru zapytań, łamanego na numer
ewidencyjny rejestru zapytań, łamanego na dwie ostatnie
cyfry roku.
§ 24.
1. Formularze ewidencyjne, którym nie nadano numerów
ewidencyjnych spraw, osób, obiektów, sygnatur archiwalnych
bądź numerów z rejestru zapytań są przesyłane jako
załączniki do pism przewodnich, po zamieszczeniu na nich
adnotacji: „Załącznik nr.... do pisma nr......... z
dnia........".
2. Formularze ewidencyjne, którym nadano numery
rejestracyjne spraw, osób, obiektów, sygnatury archiwalne,
bądź numery z rejestru zapytań przesyła się za tymi numerami
lub sygnaturami, za pośrednictwem wykazu przesyłek nadanych.
3. Przy przesyłaniu dokumentów, o których mowa w ust. 2,
wykonuje się jeden dodatkowy egzemplarz wykazu przesyłek
nadanych, w którym należy wykazać numery rejestracyjne spraw
oraz ilość formularzy ewidencyjnych, a następnie przesyła
się go do adresata wraz z formularzami.
§ 25.
1. Skorowidz rejestrów podlega rejestracji w rejestrze
dokumentacji.
2. Skorowidz rejestrów służy do rejestracji kart RWD.
3. Karty RWD można rejestrować w skorowidzu rejestrów
według:
1) układu alfabetycznego, jeżeli jest prowadzony imiennie
dla funkcjonariuszy, pracowników lub komórek
organizacyjnych;
2) układu numerycznego, zgodnie z kolejnością ich
rejestrowania.
4. Numerem karty RWD jest numer porządkowy, pod którym
została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestrów.
5. Karty RWD służą do rejestrowania:
1) dokumentów służących do utrwalania lub opracowywania
informacji niejawnych, w szczególności takich jak:
brudnopisy, zeszyty pracy, notatniki, mapy;
2) dokumentów zbroszurowanych lub kartotek nie podlegających
rejestracji w innych urządzeniach ewidencyjnych;
3) urządzeń ewidencyjnych, w szczególności takich jak:
książki doręczeń przesyłek miejscowych, spisy zawartości.
6. Numer ewidencyjny dokumentu zarejestrowanego w karcie RWD
składa się z numeru karty, oddzielonego myślnikiem od
oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej, oddzielonego
myślnikiem od oznaczenia literowego komórki organizacyjnej,
oddzielonego myślnikiem od oznaczenia klauzuli tajności
dokumentu, oddzielonego myślnikiem od kolejnego numeru z
karty RWD, łamanego na dwie ostatnie cyfry roku,
poprzedzonego skrótem „RWD".
7. Karty RWD służą także do odnotowania faktu wydania
funkcjonariuszowi lub pracownikowi dokumentu
zarejestrowanego w urządzeniu ewidencyjnym, w którym nie
przewidziano rubryki do potwierdzenia jego odbioru lub
została ona całkowicie wykorzystana.
8. Dokument, o którym mowa w ust. 7, oprócz numeru
ewidencyjnego z urządzenia ewidencyjnego, w którym został
zarejestrowany powinien zawierać adnotację dotyczącą numeru
karty RWD, na którą został wydany oraz numeru pozycji z tej
karty, pod którą został ujęty, np. RWD 15, poz. 6.
9. Dokumenty przekazywane dla służb dyżurnych wydaje się na
kartę RWD założoną dla danej służby dyżurnej.
10. Kartę RWD, o której mowa w ust. 9, zakłada się i
prowadzi w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których
jeden wydaje się danej służbie dyżurnej, a drugi pozostawia
w kancelarii.
11. Funkcjonariusz przyjmujący służbę dyżurną sprawdza
zgodność stanu faktycznego dokumentów ze stanem ewidencyjnym
wykazanym w karcie RWD i odnotowuje w dzienniku służby lub
książce meldunków numer karty RWD oraz ilość pozycji.
12. Dokumenty służby dyżurnej, o których mowa w ust. 9,
pobiera i zdaje za pokwitowaniem w kancelarii funkcjonariusz
pełniący służbę dyżurną w danym dniu.
§ 26.
1. Wykaz przesyłek nadanych jest przeznaczony do ewidencji
przesyłek przekazywanych przewoźnikowi poza siedzibę komórki
organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
2. Wykazy przesyłek nie podlegają rejestracji w urządzeniach
ewidencyjnych kancelarii.
3. Wykazom przesyłek nadaje się kolejne numery w kolejności
ich sporządzania w danym roku kalendarzowym.
§ 27.
1. Książka doręczeń przesyłek miejscowych podlega
rejestracji w karcie RWD i jest przeznaczona do
ewidencjonowania korespondencji przekazywanej wewnątrz
jednostki organizacyjnej.
2. W uzasadnionych przypadkach książka, o której mowa w ust.
1, może służyć do ewidencjonowania zarówno korespondencji
wchodzącej, jak również korespondencji wychodzącej
przekazywanej do innej jednostki organizacyjnej.
§ 28.
1. Karta zapoznania, której wzór określają przepisy w
sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz
sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych, jest
przeznaczona do odnotowania faktu zapoznania się przez osobę
uprawnioną z dokumentem zawierającym informacje niejawne o
klauzuli „tajne" lub „ściśle tajne".
2. Kartę zapoznania zakłada się z chwilą zarejestrowania
dokumentu w dzienniku, z wyjątkiem:
1) egzemplarza dokumentu kierowanego do adresata;
2) dokumentów, którym taką kartę już założono;
3) dokumentu włączanego do zbioru dokumentów, który posiada
założoną kartę kontrolną.
3. Kartę zapoznania przedkłada się uprawnionej osobie wraz z
dokumentem.
4. Zapoznanie się uprawnionej osoby z treścią dokumenu
powinno być potwierdzone wpisaniem do karty zapoznania,
nazwiska i imienia tej osoby oraz daty zapoznania, a fakt
ten poświadczony jej podpisem, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. Postanowienie ust. 4 nie dotyczy:
1) osoby podpisującej dokument;
2) wykonawcy dokumentu;
3) pracowników kancelarii;
4) osób obsługujących urządzenia szyfrujące.
6. Kartę zapoznania oznacza się numerem ewidencyjnym
dokumentu, do którego ją założono i opatruje pieczęcią „Do
pakietów".
7. Kartę zapoznania założoną do dokumentu, któremu zmieniono
lub zniesiono klauzulę tajności pozostawia się przy tym
dokumencie.
8. Kartę zapoznania pozostawia się w jednostce
organizacyjnej, w której została założona i przechowuje się
tak długo jak dziennik ewidencyjny, w którym dokument został
zarejestrowany.
9. Nie zakłada się karty zapoznania dla formularzy
ewidencyjnych oraz spisów akt przekazanych, z którymi
przesyłane są akta zawierające informacje niejawne o
klauzuli „tajne" lub „ściśle tajne".
§ 29.
1. Rejestr wydanych przedmiotów podlega rejestracji w
rejestrze dokumentacji i służy do rejestracji
informatycznych nośników danych użytkowanych w komórkach
organizacyjnych, na których będą wytwarzane, przetwarzane i
przechowywane informacje niejawne.
2. Nośnik, o którym mowa w ust. 1, oznacza się numerem
ewidencyjnym bezpośrednio na nośniku w sposób widoczny za
pomocą środka uniemożliwiającego usunięcie zapisu i
zapewniającego trwałość wykonanego oznaczenia lub przez
ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, a jeśli
konstrukcja nośnika uniemożliwia takie oznaczenie to numer
ewidencyjny umieszcza się przez trwałe dołączenie metki,
nalepki, kalkomanii lub w inny widoczny sposób na jego
obudowie lub opakowaniu.
3. Nośniki, o których mowa w ust. 1, dodatkowo opatruje się
numerowanymi plombami w formie samoprzylepnych nalepek, o
ile istnieją takie możliwości techniczne.
4. Numer nośnika zarejestrowanego w rejestrze wydanych
przedmiotów składa się z oznaczenia literowego jednostki
organizacyjnej, oddzielonego myślnikiem od oznaczenia
literowego komórki organizacyjnej, oddzielonego myślnikiem
od oznaczenia klauzuli tajności nośnika, oddzielonego
myślnikiem od kolejnego numeru z dziennika, łamanego na dwie
ostatnie cyfry roku, poprzedzonego skrótem „RWP".
5. Postanowienia ust. 1-3 nie dotyczą informatycznych
nośników danych otrzymywanych z zewnątrz, z wyjątkiem
nośników, które będą trwale użytkowane.
6. Dopuszcza się wielokrotne użycie nośników, o których mowa
w ust. 1, oraz ich przesyłanie między komórkami i
jednostkami organizacyjnymi.
7. Do utrwalania i przesyłania informacji niejawnych poza
Straż Graniczną, każdorazowo należy stosować nowe nieużywane
informatyczne nośniki danych.
8. W przypadku przekazania informatycznego nośnika danych do
zniszczenia osoba, która go posiada zobowiązana jest do
usunięcia danych w nim zawartych.
9. Jeśli usunięcie, o którym mowa w ust. 8, jest niemożliwe
przed przekazaniem nośnika do zniszczenia należy dokonać
jego fizycznego uszkodzenia.
§ 30.
1. Protokół brakowania stanowi ewidencję dokumentów lub
materiałów niearchiwalnych oznaczonych symbolem „Bc", nie
podlegających archiwizacji i przeznaczonych do zniszczenia
przez wyznaczoną do tego celu komisję.
2. Protokół brakowania podlega rejestracji w rejestrze
protokołów brakowania prowadzonym w archiwum zakładowym
jednostki organizacyjnej.
§ 31.
1. Spis zawartości służy do:
1) ewidencjonowania dokumentów zgromadzonych w obrębie tej
samej sprawy (tego samego zagadnienia), jeżeli jest
prowadzony dla teczki;
2) ewidencjonowania dokumentów przechowywanych w depozycie,
jeżeli jest prowadzony dla depozytu.
2. W spisie zawartości ewidencjonuje się wszystkie
dokumenty, o których mowa w ust. 1.
3. Osoba, która wykonała spis zawartości, o którym mowa w
ust. 1 pkt 1, pod ostatnią pozycją umieszcza swoje imię i
nazwisko oraz podpisuje się.
4. Spis zawartości, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, podlega
archiwizacji wraz z teczką, do której go założono.
5. Spis zawartości, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po
likwidacji depozytu niszczy funkcjonariusz lub pracownik,
któremu przydzielono depozyt.
6. Spisy zawartości teczek prowadzonych na zasadach, o
których mowa w rozdziale 6, podlegają rejestracji w karcie
RWD założonej przez kancelarię.
7. Spisy zawartości teczek, o których mowa w ust. 6,
rejestruje się w chwili założenia teczki.
8. Numer ewidencyjny karty spisu zawartości teczek, o
których mowa w ust. 6, składa się z numeru karty RWD, w
której został zarejestrowany, oddzielonego myślnikiem od
literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej, oddzielonego
myślnikiem od oznaczenia literowego komórki organizacyjnej,
oddzielonego myślnikiem od numeru pozycji karty RWD, pod
którą został zarejestrowany, łamanego na dwie ostatnie cyfry
roku, w którym nastąpiła rejestracja, łamanego na numer
pozycji rejestru, w którym została zarejestrowana teczka,
poprzedzony skrótem RWD, np. RWD 25-KG-OŚ-76/10/03049.
9. W przypadkach, gdy charakter sprawy zawartej w teczce,
prowadzonej na zasadach, o których mowa w rozdziale 6,
wskazuje, że będzie ona obszerna lub teczka, która została
dla niej założona, będzie składała się z rozdziałów lub
części i do każdego z nich wymagany jest odrębny spis
zawartości, wszystkie karty (arkusze) spisu zawartości
rejestruje się pod jedną pozycją karty RWD.
10. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, na każdej karcie
(arkuszu) spisu zawartości w numerze ewidencyjnym, o którym
mowa w ust. 8, nanosi się dodatkowe oznaczenie w postaci
numeru kolejnej karty (kolejnego arkusza) spisu zawartości
np.
RWD 25-KG-OŚ-76/10/03049/1.
11. Osoba prowadząca teczkę, o której mowa w ust. 6, jest
obowiązana do bieżącego uzupełniania spisu zawartości.
Rozdział 4
Ogólne zasady prowadzenia
urządzeń ewidencyjnych
§ 32.
Wpisów w urządzeniu ewidencyjnym oraz ich zmiany dokonuje
pracownik kancelarii, funkcjonariusz lub pracownik, któremu
wydano je do prowadzenia.
§ 33.
1. Wpisów, o których mowa w § 32, dokonuje się czytelnie,
zgodnie z tytułami kolumn urządzeń ewidencyjnych, w
kolejnych wierszach, natychmiast po powstaniu przyczyny
uzasadniającej ich dokonanie.
2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się rozszerzenie
wpisu o kolejne wiersze poniżej rejestrowanej pozycji pod
warunkiem zachowania tytułów kolumn i numeru tej pozycji.
3. Wpisy, o których mowa w § 32, umieszczane w kolumnach:
„Adnotacje" oraz „Informacje uzupełniające/ Uwagi" pracownik
kancelarii potwierdza swoim imieniem, nazwiskiem, podpisem
oraz datą ich dokonania.
§ 34.
1. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się
niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.
2. Zmiany wpisów lub anulowania pozycji w urządzeniach
ewidencyjnych dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem
poprzez:
1) skreślenie jedną poziomą linią pierwotnego wpisu;
2) naniesienie w miarę możliwości powyżej poprawnego wpisu;
3) podanie przyczyny zmiany pierwotnego wpisu lub anulowania
pozycji oraz daty jej dokonania;
4) potwierdzenie zmiany lub anulowania pozycji imieniem,
nazwiskiem oraz podpisem osoby, która jej dokonała.
3. Zabrania się dokonywania zmian wpisów lub anulowania
pozycji w urządzeniach ewidencyjnych w sposób, który
uniemożliwi ich odczytanie.
4. Niedopuszczalne jest zamazywanie, wycieranie, wywabianie
lub nadpisywanie wpisów w urządzeniach ewidencyjnych.
§ 35.
1. Numerację wpisów w rejestrze dokumentacji, dzienniku,
rejestrze wydanych przedmiotów, karcie RWD oraz książce
doręczeń przesyłek miejscowych, rozpoczyna się każdego roku
od początku.
2. W pozostałych urządzeniach ewidencyjnych ewidencję
prowadzi się w zależności od potrzeb, rozpoczyna się każdego
roku od początku lub prowadzi w systemie stale narastającym
pod warunkiem dokonania w urządzeniu ewidencyjnym adnotacji,
o której mowa w ust. 3, potwierdzonej imieniem, nazwiskiem i
podpisem osoby jej dokonującej oraz datą jej dokonania.
3. W urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1,
kończąc ewidencję w danym roku kalendarzowym, po ostatniej
zarejestrowanej pozycji dokonuje się podkreślenia trwałym
środkiem piszącym koloru czerwonego i nanosi adnotację o
treści: „Rok ...........
zakończono na pozycji............ ", pod którą
umieszcza się imię i nazwisko i podpis osoby dokonującej tej
adnotacji oraz datę jej dokonania. Adnotację nanosi się
kolorem czerwonym i potwierdza odciskiem pieczęci „do
pakietów".
Rozdział 5
Wykonywanie, oznaczanie i
obieg dokumentów
§
36.
1. Dokumenty mogą być wykonywane:
1) na stanowiskach teleinformatycznych posiadających
akredytację do przetwarzania informacji niejawnych o
klauzuli tajności, co najmniej równej informacjom zawartym w
wykonywanym dokumencie;
2) na maszynach do pisania nie posiadających pamięci;
3) odręcznie.
2. Wykonywanie kopii dokumentów dopuszczalne jest w
kancelarii oraz w wyznaczonych wewnętrznych komórkach
organizacyjnych, a także w zależności od potrzeb również w
innych miejscach wyznaczonych decyzją kierownika jednostki
organizacyjnej, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich
warunków bezpieczeństwa.
3. Sposób wykonywania kopii, odpisów, wyciągów, wypisów,
wydruków i tłumaczeń regulują przepisy w sprawie sposobu
oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul
tajności.
§ 37.
1. Wszystkie dokumenty wytworzone w jednostkach
organizacyjnych oraz nadesłane do tych jednostek podlegają
rejestracji w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych
niezależnie od formy, sposobu, miejsca ich wykonania, a
także osoby wykonawcy.
2. Sposób oznaczania dokumentów regulują przepisy w sprawie
sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul
tajności, z zastrzeżeniem § 38.
§ 38.
W przypadku wykonania dokumentu techniką komputerową, w
rozdzielniku, pod liczbą wykonanych egzemplarzy dokumentu
umieszcza się oznaczenie stanowiska teleinformatycznego, na
którym dokument został wykonany oraz datę jego wykonania na
tym stanowisku.
§ 39.
1. Zmiany wpisów w dokumentach dokonuje się czerwonym
atramentem lub tuszem poprzez:
1) skreślenie jedną poziomą linią pierwotnego wpisu;
2) naniesienie w miarę możliwości powyżej poprawnego wpisu;
3) podanie przyczyny zmiany wpisu pierwotnego oraz daty jej
dokonania;
4) potwierdzenie zmiany imieniem, nazwiskiem oraz podpisem
osoby, która jej dokonała.
2. Zabrania się dokonywania zmian w dokumentach w sposób,
który uniemożliwi ich odczytanie.
3. Niedopuszczalne jest zamazywanie, wycieranie, wywabianie
lub nadpisywanie wpisów w dokumentach.
§ 40.
Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych:
1) Komenda Główna Straży Granicznej - KG;
2) uchylony
3) Śląski Oddział Straży Granicznej – ŚL;
4) uchylony
5) Nadodrzański Oddział Straży Granicznej - NO;
6) Morski Oddział Straży Granicznej - MO;
7) Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej -WM;
8) Podlaski Oddział Straży Granicznej - PD;
9) Nadbużański Oddział Straży Granicznej - NA;
10) Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej - BI;
11) Nadwiślański Oddział Straży Granicznej - NW;
12) Wyższa Szkoła Straży Granicznej – WS;
13) Centrum Szkolenia Straży Granicznej - CS;
14) Biuro Ochrony Informacji - OI;
15) uchylony
16) Karpacki Oddział Straży Granicznej – KA;
17) Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej – SW.
§ 41.
Ustala się literowe oznaczenia komórek organizacyjnych
Komendy Głównej Straży Granicznej:
1) uchylony
2) Zarząd Graniczny - ZG;
3) Zarząd Operacyjno-Śledczy - OŚ;
4) Zarząd do spraw Cudzoziemców - CU;
5) uchylony
6) uchylony
7) Biuro Prawne - BP;
8) Biuro Łączności i Informatyki - ŁI;
9) Biuro Techniki i Zaopatrzenia - TZ;
10) Biuro Finansów - FI;
11) Biuro Kadr i Szkolenia - KS;
12) Biuro Współpracy Międzynarodowej - BW;
13) uchylony
14) Biuro Ochrony Informacji Niejawnych - OI;
15) Biuro Kontroli - NK.
16) uchylony
17) uchylony
18) Audyt Wewnętrzny Komendy Głównej Straży Granicznej – AW;
19)
Gabinet Komendanta Głównego Straży Granicznej – GK;
20) Biuro Analityczno – Sytuacyjne Komendy Głównej
Straży Granicznej –
AS;
21) Biuro Lotnictwa Straży Granicznej – BL.
22) uchylony
23) Biuro Zabezpieczenia Działań Komendy Głównej Straży
Granicznej – ZD.
§ 42.
1. Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej,
Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej,
komendanci oddziałów, ośrodków szkolenia i ośrodków Straży
Granicznej określą, w drodze decyzji, odpowiednio oznaczenia
literowe dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
placówek i dywizjonów Straży Granicznej, z zastrzeżeniem
ust.2.
2. Literowe oznaczenia, o których mowa w § 41, stosuje się
odpowiednio do oznaczania komórek organizacyjnych Wyższej
Szkoły Straży Granicznej, Biura Spraw Wewnętrznych Straży
Granicznej, komend oddziałów, ośrodków szkolenia i ośrodków
Straży Granicznej.
§ 43.
1. Dokument podpisany przez osobę uprawnioną przekazuje się
do kancelarii.
2. Dokument przekazywany do kancelarii powinien być ułożony
według kolejności poszczególnych egzemplarzy, stron i
załączników.
3. Pierwszy egzemplarz dokumentu wysyła się do adresata, o
ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, a drugi
pozostawia w aktach nadawcy. W przypadku kilku egzemplarzy
dokumentu wysyłanych do różnych adresatów, ostatni
egzemplarz pozostawia się u nadawcy.
4. Pracownik kancelarii ma obowiązek odmówić przyjęcia do
rejestracji dokumentu, jeżeli nie zostały spełnione wymogi
formalne wynikające z obowiązujących przepisów w zakresie
jego wykonania lub oznaczenia.
§ 44.
1. Pracownik kancelarii przyjmując korespondencję do
wysłania, z zastrzeżeniem ust. 3, wykonuje następujące
czynności:
1) sprawdza poprawność oznaczenia dokumentu;
2) sprawdza zgodność załączników ze stanem faktycznym;
3) wpisuje w odpowiednich rubrykach dziennika informacje
dotyczące dokumentu;
4) umieszcza dodatkowo w rubryce „Adnotacje" informację
dotyczącą liczby wysyłanych do adresata stron (innych
jednostek miar) dokumentu wraz z liczbą stron (innych
jednostek miar) załączników, łamane na liczbę załączników,
łamane na liczbę stron (innych jednostek miar) załączników,
np. 15/3/14;
5) oznacza dokument numerem ewidencyjnym;
6) oznacza pierwszą stronę poszczególnych załączników;
7) zakłada kartę zapoznania, z zastrzeżeniem § 28 ust. 2.
2. Nie umieszcza się oznaczenia, o którym mowa w ust. 1 pkt
6, w przypadku teczek akt osobowych, teczek akt postępowań
sprawdzających, teczek spraw ewidencji operacyjnej,
materiałów zarchiwizowanych, oryginałów aktów normatywnych
oraz w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach.
3. Sposób przygotowania przesyłki do wysłania regulują
przepisy w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia,
wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje
niejawne.
4. Pracownik kancelarii po otrzymaniu szyfrofaksu, o którym
mowa w § 19 ust. 2 pkt 2, wykonuje następujące czynności:
1) odnotowuje zwrot dokumentu dokonując adnotacji we
właściwej rubryce dziennika;
2) przekazuje dokument operatorowi urządzenia szyfrującego
uzyskując od niego potwierdzenie odbioru w dzienniku;
3) po wysłaniu dokumentu przez operatora urządzenia
szyfrującego, dokonuje właściwych adnotacji w dzienniku.
5. Szyfrofaks, o którym mowa w ust. 4, po jego wpływie do
komórki lub jednostki organizacyjnej właściwej ze względu na
zawartą w nim prośbę, podlega rejestracji w dzienniku
prowadzonym dla korespondencji wchodzącej oraz przekazaniu
osobie, która kierowała prośbę.
§ 45.
1. Pracownik kancelarii rejestrując dokument własny wykonuje
czynności, o których mowa w § 44 ust. 1 pkt 1-3 oraz pkt
5-7.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, w rubryce „Nazwa
nadawcy/adresata" pracownik kancelarii umieszcza adnotację
„Dokument własny".
§ 46.
1. Pracownik kancelarii przed zarejestrowaniem
korespondencji wchodzącej sprawdza stan przesyłki i
prawidłowość jej doręczenia.
2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki pracownik
kancelarii sporządza wraz z osobą doręczającą przesyłkę
protokół uszkodzenia przesyłki w dwóch egzemplarzach,
odnotowuje fakt jego sporządzenia w rubryce „Informacje
uzupełniające /Uwagi" i powiadamia pełnomocnika ochrony.
3. Jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 2,
przekazuje nadawcy, a drugi pozostawia w kancelarii.
4. Jeśli w obiegu przesyłki, o której mowa w ust. 2,
pośredniczył przewoźnik, protokół sporządza się w 3
egzemplarzach, z których jeden przekazuje się przewoźnikowi.
5. Po sprawdzeniu, o którym mowa w ust. 1, pracownik
kancelarii wykonuje następujące czynności:
1) otwiera kopertę zewnętrzną, ponownie sprawdza poprawność
doręczenia przesyłki i umieszczone na niej adnotacje;
2) z zastrzeżeniem § 47 i § 48, otwiera kopertę wewnętrzną i
ponownie sprawdza nazwę adresata oraz kompletność dokumentu
i zgodność załączników ze stanem faktycznym;
3) wpisuje w odpowiednich rubrykach dziennika informacje
dotyczące nadesłanego dokumentu;
4) oznacza dokument numerem ewidencyjnym;
5) oznacza pierwszą stronę załączników;
6) zakłada kartę zapoznania się z dokumentem, z
zastrzeżeniem § 28 ust. 2;
7) zapoznaje adresata z dokumentem;
8) wykonuje zalecenia adresata, zgodnie z jego dekretacją
umieszczoną na dokumencie.
6. Rejestrując dokument oznaczony adnotacją: „pilne" lub
„bardzo pilne" odnotowuje w rubryce „Informacje
uzupełniające/Uwagi", godzinę jego doręczenia do kancelarii.
7. Czynności, o których mowa w ust. 5 pkt 5, nie wykonuje
się w przypadku teczek akt osobowych, teczek akt postępowań
sprawdzających, teczek spraw ewidencji operacyjnej,
materiałów zarchiwizowanych, oryginałów aktów normatywnych
oraz w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach.
§ 47.
1. Kancelaria nie odbiera przesyłek mylnie doręczonych.
2. W przypadku błędnie zaadresowanej koperty wewnętrznej
pracownik kancelarii, nie otwierając jej wykonuje
następujące czynności:
1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie i
przedstawia ją bezpośredniemu przełożonemu, wraz z nie
otwartą przesyłką i kopertą zewnętrzną;
2) wykonuje kopię koperty zewnętrznej i notatki, o których
mowa w pkt 1, pakuje błędnie zaadresowaną, nie otwartą
przesyłkę wraz z kopią notatki i koperty zewnętrznej do
poprawnie zaadresowanej koperty zewnętrznej i przesyła
właściwemu adresatowi;
3) informuje nadawcę przesyłki o zdarzeniu, przesyłając
równocześnie kopie dokumentów, o których mowa w pkt 2.
3. W przypadku błędnie zaadresowanego dokumentu, pracownik
kancelarii wykonuje następujące czynności:
1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie, a w
szczególności wymienia osoby, które miały dostęp do
dokumentu;
2) przedstawia notatkę do wiadomości bezpośredniego
przełożonego wraz z dokumentem, kopertą wewnętrzną i
zewnętrzną;
3) wykonuje kopię koperty zewnętrznej, wewnętrznej i
notatki, o których mowa w pkt 2, pakuje dokument wraz z
kopiami kopert i notatki do poprawnie zaadresowanej koperty
wewnętrznej i zewnętrznej i przesyła adresatowi;
4) pisemnie informuje nadawcę pisma o zdarzeniu, przesyłając
mu równocześnie kopie dokumentów, o których mowa w pkt 3.
§ 48.
1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych
adnotacją „do rąk własnych".
2. Po otrzymaniu przesyłki, o której mowa w ust. 1,
pracownik kancelarii:
1) rejestruje ją w dzienniku korzystając z danych widocznych
na opakowaniu przesyłki i odnotowując w kolumnie „Nazwa
dokumentu lub czego dotyczy" tego dziennika „do rąk
własnych" oraz imię i nazwisko adresata;
2) oznacza opakowanie przesyłki numerem ewidencyjnym;
3) zakłada kartę zapoznania się z dokumentem, z
zastrzeżeniem § 28 ust. 2;
4) przekazuje przesyłkę bezpośrednio adresatowi, a w razie
jego nieobecności, osobie wskazanej przez adresata do
odbioru.
3. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, odbiorca
przesyłki:
1) sprawdza czy zawartość przesyłki odpowiada
wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;
2) ustala czy liczba stron lub innych jednostek miary
materiałów oraz liczba załączników jest zgodna z liczbą
oznaczoną na poszczególnych materiałach.
4. Po zwrocie do kancelarii przesyłki, o której mowa w ust.
1, pracownik kancelarii uzupełnia brakujące dane dotyczące
przesyłki w dzienniku, oznacza dokument numerem
ewidencyjnym, a także oznacza załączniki dokumentu.
5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu w
kancelarii przesyłki oznaczonej „do rąk własnych" w stanie
zamkniętym, pracownik kancelarii dokonuje czynności, o
których mowa w ust. 4, przy udziale adresata.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, przesyłka
przechowywana jest w formie zamkniętej i zapieczętowanej, a
fakt ten odnotowuje się w rubryce „Informacje
uzupełniające/Uwagi".
§ 49.
1. Pracownik kancelarii przekazuje dokumenty
funkcjonariuszom lub pracownikom, na podstawie dekretacji
adresata.
2. Funkcjonariusz lub pracownik potwierdza odbiór dokumentu
swoim podpisem w urządzeniu ewidencyjnym.
3. Osoby, o których mowa w ust. 2, ponoszą pełną
odpowiedzialność za dokumenty w zakresie ich przetwarzania.
4. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli
„tajne" lub „ściśle tajne" mogą być wydawane poza kancelarię
jedynie w przypadku, gdy odbiorca zapewnia środki
bezpieczeństwa fizycznego stosowne do poziomu zagrożeń. W
przypadku wątpliwości, co do zapewnienia odpowiednich
środków bezpieczeństwa dokumenty mogą być udostępniane
wyłącznie w pomieszczeniu kancelarii.
5. Przekazanie dokumentów pomiędzy funkcjonariuszami lub
pracownikami odbywa się wyłącznie za pośrednictwem
kancelarii, po odnotowaniu tego faktu we właściwych
urządzeniach ewidencyjnych.
6. Szyfrofaksy powinny być dostarczane do kancelarii
niezwłocznie.
7. Przesyłki bardzo pilne, pilne oraz szyfrofaksy przekazuje
się adresatom niezwłocznie.
8. Dokumenty przeznaczone do wysłania za pomocą urządzeń
szyfrujących muszą być zarejestrowane przed wysłaniem.
§ 50.
1. Dokumenty ostatecznie załatwione zwraca się do
kancelarii, opatrzone wpisem określającym kategorię
archiwalną, symbol klasyfikacyjny oraz sposób postępowania
na wypadek zagrożenia, zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem
akt Straży Granicznej oraz imieniem, nazwiskiem i podpisem
funkcjonariusza lub pracownika zwracającego dokument oraz
datą dokonania tej adnotacji.
2. Jeśli dokumenty, o których mowa w ust. 1, są dokumentami
niearchiwalnymi oznaczonymi symbolem „Bc", funkcjonariusz
lub pracownik zwracający dokumenty do kancelarii powinien
umieścić na nich adnotację „ Bc" oraz swoje imię, nazwisko,
podpis i datę dokonania tej adnotacji.
Rozdział 6
Szczególne zasady obiegu
dokumentów włączanych
do teczek spraw ewidencji operacyjnej
§ 51.
1. Włączenie dokumentu do teczki ewidencji operacyjnej,
podlega niezwłocznemu odnotowaniu w urządzeniu ewidencyjnym,
w którym zarejestrowano ten dokument.
2. Włączenie dokumentu do teczki, o której mowa w ust. 1,
polega na umieszczeniu dokumentu w teczce i
wyszczególnieniu go w spisie zawartości.
3. O włączeniu dokumentu do teczki, o której mowa w ust. 1,
osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie informuje pracownika
kancelarii, podając numer ewidencyjny prowadzonej teczki.
4. Fakt, o którym mowa w ust. 3, pracownik kancelarii
odnotowuje we właściwej kolumnie urządzenia ewidencyjnego, w
pozycji, pod którą zarejestrowano włączony dokument,
określając teczkę ewidencji operacyjnej za pomocą skrótu
t.e.o. i wpisując numer ewidencyjny teczki, do której
włączono dokument.
5. Adnotację, o której mowa w ust. 4, potwierdza imieniem,
nazwiskiem, podpisem oraz datą dokonania tej adnotacji osoba
prowadząca teczkę.
§ 52.
1. Dla dokumentów, które niezwłocznie po wykonaniu i
zaewidencjonowaniu podlegają włączeniu do teczki ewidencji
operacyjnej, nie zakłada się karty zapoznania, a jej rolę
spełnia karta kontrolna teczki.
2. Jeśli do dokumentów, o których mowa w ust. 1, wcześniej
założono karty zapoznania to podlegają one włączeniu do
teczki ewidencji operacyjnej razem z tymi dokumentami.
3. Każda osoba, która zapoznaje się z zawartością teczki
ewidencji operacyjnej zobowiązana jest do odnotowania tego
faktu w karcie kontrolnej.
4. Za przestrzeganie postanowienia ust. 3 odpowiada osoba
prowadząca teczkę ewidencji operacyjnej oraz osoba, której
została ona udostępniona, jeśli w ramach realizacji
procedur, zapoznaje z jej zawartością inne uprawnione osoby.
§ 53.
1. Przekazanie teczki ewidencji operacyjnej przez prowadzącą
ją osobę, do dalszego prowadzenia innej osobie, odbywa się
protokolarnie.
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1) stanowisko, stopień, imię i nazwisko osoby przekazującej
teczkę;
2) stanowisko, stopień, imię i nazwisko osoby przyjmującej
teczkę;
3) datę przekazania;
4) kryptonim i numer ewidencyjny tej teczki;
5) numer ewidencyjny spisu zawartości na podstawie, którego
ustalono jej zawartość;
6) liczbę kart teczki, łącznie z kartą kontrolną i kartami
spisu zawartości;
7) stwierdzenie o zgodności stanu dokumentów wymienionych w
spisie zawartości teczki, ze stanem faktycznym, dokonane
przez osobę przekazującą oraz osobę przyjmującą teczkę;
8) podpisy osoby przekazującej oraz osoby przyjmującej
teczkę.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym
egzemplarzu, zatwierdza go bezpośredni przełożony osoby
przekazującej oraz osoby przyjmującej, a przechowywany jest
w teczce.
4. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 1,
kancelaria dokonuje zmian w urządzeniach ewidencyjnych.
§ 54.
1. W przypadku konieczności przeniesienia części dokumentów
lub pojedynczego dokumentu z teczki ewidencji operacyjnej do
innej teczki, prowadząca tą teczkę osoba wykreśla
odpowiednie pozycje ze spisu zawartości, wpisując
jednocześnie datę przeniesienia i numer ewidencyjny teczki,
do której je włączono.
2. Skreślenia i wpisy, o których mowa w ust. 1, potwierdzają
imieniem, nazwiskiem i podpisem: osoba prowadząca teczkę i
osoba włączająca dokumenty do innej teczki.
3. Osoba włączająca dokumenty, o których mowa w ust. 1,
umieszcza je w teczce i wypełnia spis zawartości, dokonując
adnotacji o numerze teczki, z której je wyłączono.
4. Skreśleń i wpisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się
czerwonym atramentem lub tuszem.
§ 55.
1. Przekazanie lub udostępnienie teczki ewidencji
operacyjnej poza komórkę lub jednostkę organizacyjną może
nastąpić wyłącznie za pismem przewodnim, w którym określa
się każdą z przekazywanych teczek jako odrębny załącznik do
pisma, wymieniając kolejno:
1) skrót: t.e.o.;
2) klauzulę tajności teczki;
3) nazwę i numer ewidencyjny teczki;
4) liczbę kart teczki, zgodnie ze spisem zawartości.
2. Postanowienia ust. 1 nie stosuje się wobec teczek
przekazywanych do Archiwum Straży Granicznej.
§ 56.
1. Przesyłając teczki ewidencji operacyjnych, prowadzące je
osoby przedstawiają w kancelarii wyłącznie pismo przewodnie,
bez załączników.
2. Pracownik kancelarii rejestruje pismo przewodnie, o
którym mowa w ust. 1, wypełnia poszczególne pozycje
dziennika korzystając z informacji zawartych w piśmie
przewodnim, przygotowuje kopertę wewnętrzną i przekazuje
pismo przewodnie osobie prowadzącej teczkę.
3. Osoba prowadząca teczkę pakuje pismo przewodnie i
załączniki do koperty wewnętrznej, zakleja ją oraz składa
czytelny podpis na kopercie jako osoba pakująca i przekazuje
do kancelarii celem przesłania.
§ 57.
1. Trwałe przekazanie teczki ewidencji operacyjnej innej
jednostce organizacyjnej należy odnotować we właściwym
rejestrze, w którym była zarejestrowana.
2. Jednostka organizacyjna, która otrzymała teczkę
rejestruje ją we właściwym rejestrze, a osoba, która
wykonuje tę czynność, niezwłocznie przekazuje informację
dotyczącą nowego numeru ewidencyjnego teczki pracownikowi
kancelarii, która ją otrzymała.
3. Informację, o której mowa w ust. 2, pracownik kancelarii
odnotowuje w dzienniku, w pozycji, pod którą zarejestrowano
wpływ teczki.
4. Wpis, o którym mowa w ust. 3, potwierdza czytelnym
podpisem osoba, która dokonała rejestracji teczki.
§ 58.
1. Teczki ewidencji operacyjnych nie podlegają przekazaniu
do właściwych archiwów zakładowych, a są przekazywane
bezpośrednio do Archiwum Straży Granicznej.
2. Przed przekazaniem teczki ewidencji operacyjnej do
Archiwum Straży Granicznej, osoba prowadząca teczkę dokonuje
przeglądu i uporządkowania zawartości wyłączając dokumenty
nie podlegające archiwizacji.
3. Czynność, o której mowa w ust. 2, polega na:
1) wykonaniu w dwóch egzemplarzach wykazu dokumentów
niearchiwalnych oznaczonych symbolem „Bc" wyłączonych z
teczki, z których jeden włącza się do archiwizowanej teczki,
a drugi pozostawia wraz z wyłączonymi dokumentami w komórce
organizacyjnej;
2) skreśleniu odpowiednich pozycji ze spisu zawartości i
wpisaniu przy skreśleniach adnotacji: „Bc";
3) sporządzeniu nowego spisu zawartości pozostawiając
wcześniej prowadzony spis zawartości w teczce.
4. Wykaz, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, podlega rejestracji.
5. Spis zawartości, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, nie
podlega rejestracji.
6. Przekazanie teczek, o których mowa w ust. 1, do Archiwum
Straży Granicznej następuje na podstawie spisu akt
przekazanych, którego wzór określają przepisy w sprawie
zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i
dokumentacją niearchiwalną w Straży Granicznej.
§ 59.
1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służbowymi
wynikającymi z odrębnych przepisów prawa, dopuszcza się
prowadzenie innych teczek na zasadach, o których mowa w
niniejszym rozdziale.
2. Teczki, o których mowa w ust. 1, rejestrowane są w
rejestrze dokumentacji lub w rejestrze tych teczek
prowadzonym przez komórkę organizacyjną.
3. Teczki, o których mowa w ust. 1, zarejestrowane w
rejestrze dokumentacji przesyła się lub przekazuje używając
skrótu „wg Rdet ...".
4. Teczki, o których mowa w ust. 1, zarejestrowane w
rejestrze prowadzonym przez komórkę organizacyjną, przesyła
się lub przekazuje używając skrótów ustalonych przez tą
komórkę organizacyjną w porozumieniu z kancelarią.
Rozdział 7
Brakowanie dokumentów
§ 60.
1. Dokumenty niearchiwalne oznaczone symbolem „Bc", brakuje
i niszczy komisja, o której mowa w ust. 2, chyba, że
odrębne przepisy stanowią inaczej.
2. Komisja powoływana jest doraźnie lub planowo decyzją:
1) Rektora-Komendanta Wyższej Szkoły Straży Granicznej,
Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej,
komendanta oddziału, ośrodka szkolenia lub ośrodka Straży
Granicznej, odpowiednio w Wyższej Szkole Straży Granicznej,
Biurze Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, oddziałach,
ośrodkach szkolenia i ośrodkach Straży Granicznej;
2) kierownika komórki organizacyjnej w Komendzie Głównej
Straży Granicznej.
3. Z czynności, o których mowa w ust. 2, komisja sporządza
protokół brakowania dokumentów.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w jednym
egzemplarzu i przekazuje do kancelarii.
5. Zgodę na zniszczenie dokumentów wymienionych w protokole,
o którym mowa w ust. 3, udzielają:
1) kierownicy komórek organizacyjnych w Komendzie Głównej
Straży Granicznej, w odniesieniu do dokumentów posiadanych
przez te komórki;
2) Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej,
Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej,
komendanci oddziałów, ośrodków szkolenia i ośrodków Straży
Granicznej, w odniesieniu do dokumentów posiadanych przez te
jednostki.
6. Protokół, o którym mowa w ust. 3, podlega zaopiniowaniu
przez pełnomocnika ochrony lub osobę przez niego wyznaczoną,
rejestracji w rejestrze protokołów brakowania, a następnie
zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w ust. 5.
7. Nie podlegają opiniowaniu, o którym mowa w ust. 6,
protokoły brakowania dokumentów, których obowiązek
zniszczenia wynika z odrębnych przepisów.
§ 61.
1. Wydruki próbne albo wadliwe, niewłaściwie wykonane
odbitki, zawierające informacje niejawne, niszczy
niezwłocznie wykonawca, w sposób uniemożliwiający odczyt.
2. Klisze, matryce, taśmy atramentowe itp. służące do
wytworzenia dokumentów, po ich wykorzystaniu, brakuje i
niszczy się w sposób określony w § 60.
3. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne
umiejscowione na informatycznych nośnikach danych,
wykonawca kasuje we własnym zakresie.
4. Informatyczne nośniki danych stanowiące dokumenty
niearchiwalne oznaczone symbolem „Bc", brakuje się w sposób
określony w § 60.
§ 62.
1. Wybrakowane dokumenty do czasu ich zniszczenia
przechowuje, wraz z podpisanymi przez komisję i
zatwierdzonymi przez przełożonych protokołami brakowania,
kancelaria.
2. Zniszczenie dokumentów polega na rozdrobnieniu ich w
stopniu uniemożliwiającym odtworzenie zawartych w nich
informacji lub ich spaleniu.
3. Dokumenty zdejmuje się z ewidencji kancelarii po ich
zniszczeniu, odnotowanym w protokole brakowania.
4. Zdjęcie z ewidencji polega na zamieszczeniu w
urządzeniach ewidencyjnych, w pozycjach rejestracji
zniszczonych dokumentów adnotacji zawierającej informacje
dotyczące numeru protokołu brakowania, pozycji i daty
zniszczenia.
5. Brakowanie dokumentacji w archiwach zakładowych określają
przepisy dotyczące zasad i trybu postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Straży
Granicznej.
Rozdział 8
Depozyty
§ 63.
W celu zapewnienia właściwej ochrony i usprawnienia
udostępniania dokumentów właściwym funkcjonariuszom i
pracownikom dopuszcza się tworzenie w kancelarii
depozytów.
§ 64.
1. Depozyty, o których mowa w § 63, znajdują się w
kancelarii i służą do przechowywania dokumentów
udostępnionych funkcjonariuszom i pracownikom, przez okres
niezbędny do załatwienia sprawy związanej z dostępem do tych
dokumentów.
2. W przypadku założenia depozytów, kancelarię wyposaża się
dodatkowo w pojemniki lub teczki z możliwością
przesznurowania i opieczętowania referentką posiadającego je
funkcjonariusza lub pracownika.
§ 65.
1. Dopuszczalne jest również tworzenie depozytów w formie
skrytek, w specjalnie do tego przystosowanych szafach
metalowych.
2. Skrytki, o których mowa w ust. 1, winny być zaopatrzone w
odrębne zamki i możliwość oplombowania referentką
korzystającego z nich funkcjonariusza lub pracownika.
§ 66.
1. Depozyt przydziela pełnomocnik ochrony lub upoważniony
przez niego pracownik kancelarii, na wniosek kierownika
komórki organizacyjnej.
2. Z chwilą podjęcia decyzji o założeniu depozytów,
kierownik kancelarii tworzy wykaz depozytów.
3. Po przydzieleniu depozytu pracownik kancelarii uzupełnia
wykaz depozytów.
§ 67.
1. Funkcjonariusz lub pracownik, któremu przydzielono
depozyt, korzystając ze spisu zawartości zakłada i prowadzi
wykaz dokumentów znajdujących się w depozycie.
2. Uzupełnianie wykazu dokumentów znajdujących się w
depozycie polega na systematycznym wpisywaniu do spisu
zawartości dokumentów włączanych do depozytu i wykreślaniu
dokumentów przekazanych do kancelarii.
§ 68.
1. Przed włączeniem dokumentu do depozytu, funkcjonariusz
lub pracownik potwierdza jego odbiór w odpowiednim
urządzeniu ewidencyjnym.
2. Przyjęcie zaplombowanego depozytu do przechowania w
kancelarii, z dokumentem, o którym mowa w ust. 1, nie wymaga
odnotowywania przez pracownika kancelarii zwrotu dokumentu w
urządzeniu ewidencyjnym, w którym pokwitowano jego odbiór.
§ 69.
1. Funkcjonariusz lub pracownik, mając potrzebę skorzystania
z dokumentów znajdujących się w depozycie, pobiera depozyt
potwierdzając jego odbiór w prowadzonej przez kancelarię
książce doręczeń przesyłek miejscowych.
2. Po skorzystaniu z dokumentu, osoba posiadająca depozyt
umieszcza ponownie dokument w depozycie, plombuje depozyt
swoją referentką i zdaje depozyt do przechowania w
kancelarii, przed zakończeniem przez tą kancelarię dnia
pracy.
§ 70.
Depozyty mogą być wydawane wyłącznie osobom, którym zostały
przydzielone, z zastrzeżeniem § 72.
§ 71.
Likwidacja depozytu, o którym mowa w § 63, następuje na
wniosek posiadającego go funkcjonariusza lub pracownika,
albo ich przełożonych.
Rozdział 9
Dostęp do dokumentów
posiadanych przez funkcjonariuszy i pracowników w przypadku
ich nieobecności w służbie lub pracy
§ 72.
1. W przypadku nieobecności funkcjonariusza lub pracownika w
służbie lub pracy i konieczności uzyskania dostępu do
dokumentów mu udostępnionych, bezpośredni przełożony tego
funkcjonariusza lub pracownika wyznacza komisję, w składzie
co najmniej trzech osób, której zadaniem jest odszukanie
dokumentu w pomieszczeniu, szafie lub depozycie tego
funkcjonariusza lub pracownika.
2. Wyznaczając osoby do komisji, o której mowa w ust. 1,
bezpośredni przełożony nieobecnego funkcjonariusza lub
pracownika powinien kierować się następującymi wskazaniami:
1) wszystkie osoby wchodzące w skład komisji powinny
legitymować się ważnymi poświadczeniami bezpieczeństwa
uprawniającymi do dostępu do informacji niejawnych, jakie
mogą być przechowywane w pomieszczeniu, szafie lub depozycie
nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika;
2) skład komisji powinien uwzględniać charakter dokumentów
posiadanych przez nieobecnego funkcjonariusza lub
pracownika;
3) osoby wyznaczone do komisji nie powinny być podwładnymi
nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika, którego
pomieszczenie, szafa lub depozyt jest otwierany.
§ 73.
1. Z wykonanych czynności komisja sporządza protokół z
otwarcia, zgodnie z wzorem, o którym mowa w § 13 ust. 2 pkt
8, w trzech egzemplarzach, z których jeden egzemplarz
przekazywany jest pełnomocnikowi ochrony, drugi pozostaje w
komórce organizacyjnej, a trzeci pozostawia się w
pomieszczeniu, szafie lub depozycie.
2. Protokół z otwarcia zatwierdza przełożony, który
wyznaczył komisję.
§ 74.
1. W protokole z otwarcia należy wyszczególnić dokumenty
pobrane z pomieszczenia, szafy lub depozytu funkcjonariusza
lub pracownika oraz wskazać komu zostały one przekazane.
2. Odbiór dokumentów, otrzymujący je funkcjonariusz lub
pracownik potwierdza swoim podpisem na protokole z otwarcia,
a następnie udaje się do kancelarii, gdzie w urządzeniach
ewidencyjnych dokonuje się zmiany w zakresie osoby, której
zostały one udostępnione.
§ 75.
Po zakończeniu prac komisji, o której mowa w § 72 ust. 1,
otwierane pomieszczenie, szafa lub depozyt zostają ponownie
zamknięte i zaplombowane referentką członka komisji.
Rozdział 10
Zasady postępowania w
przypadku
naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych
§ 76.
1. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji
niejawnych, osoba która stwierdziła tego rodzaju naruszenie
niezwłocznie o tym zawiadamia, w formie pisemnej,
pełnomocnika ochrony jednostki organizacyjnej.
2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, składa się za
pośrednictwem bezpośredniego przełożonego.
3. Pełnomocnik ochrony po otrzymaniu zawiadomienia, o którym
mowa w ust. 1, niezwłocznie:
1) przedstawia zawiadomienie kierownikowi jednostki
organizacyjnej, proponując tryb postępowania w sprawie;
2) podejmuje działania zmierzające do:
a) wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie
informacji niejawnych,
b) ograniczenia negatywnych skutków naruszenia przepisów o
ochronie informacji niejawnych.
4. Pełnomocnik ochrony z działań, o których mowa w ust. 3
pkt 2 lit. a, sporządza sprawozdanie.
5. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 4, zatwierdza
kierownik jednostki organizacyjnej.
§ 77.
1. W przypadku utraty dokumentu zawierającego informacje
niejawne, który nie zostanie odnaleziony, sprawozdanie, o
którym mowa w § 76 ust. 4, rozszerza się o wniosek o zdjęcie
dokumentu z ewidencji.
2. Zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej
sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, stanowi podstawę do
zdjęcia dokumentu z ewidencji.
§ 78.
1. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji
niejawnych w Wyższej Szkole Straży Granicznej, Biurze Spraw
Wewnętrznych Straży Granicznej, oddziale, ośrodku szkolenia
lub ośrodku Straży Granicznej, Rektor-Komendant Wyższej
Szkoły Straży Granicznej, Komendant Biura Spraw Wewnętrznych
Straży Granicznej, komendant oddziału, ośrodka szkolenia lub
ośrodka Straży Granicznej, oprócz działań, o których mowa w
§ 76 i § 77, zawiadamia o stwierdzonym naruszeniu, podjętych
działaniach i ich wyniku Komendanta Głównego Straży
Granicznej.
2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, składa się za
pośrednictwem Dyrektora Biura Ochrony Informacji Komendy
Głównej Straży Granicznej.
Rozdział 11
Pomieszczenia kancelarii oraz
dobór i stosowanie
środków bezpieczeństwa fizycznego
§ 79.
1. Kancelarię organizuje się w strefie ochronnej, określonej
w planie ochrony informacji niejawnych, w miarę możliwości
na piętrze, z wyłączeniem poddaszy.
2. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce, w
którym osoby upoważnione mogą zapoznawać się z materiałami,
zwane dalej „czytelnią".
3. Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób
umożliwiający stały nadzór pracowników kancelarii nad
materiałami.
4. W czytelni zabrania się instalowania systemu telewizji
dozorowej i używania innych urządzeń rejestrujących obraz.
§ 80.
1. W celu doboru środków bezpieczeństwa fizycznego określa
się poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do
informacji niejawnych lub ich utratą, zwany dalej "poziomem
zagrożeń".
2. Sposób określenia poziomu zagrożeń regulują przepisy
dotyczące środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do
zabezpieczenia informacji niejawnych.
3. Środki bezpieczeństwa fizycznego, ich dobór do poziomu
zagrożeń i zakres ich stosowania w Straży Granicznej określa
załącznik nr 11 do zarządzenia.
4. Dokumentację określającą poziom zagrożeń, wraz z wykazem
dobranych środków bezpieczeństwa fizycznego do ochrony
informacji niejawnych i wykazem pomieszczeń lub obszarów, w
których mogą być przetwarzane informacje niejawne wykonuje
funkcjonariusz lub pracownik wskazany przez pełnomocnika
ochrony, a w przypadku wyznaczonej wewnętrznej komórki
organizacyjnej - funkcjonariusz lub pracownik wskazany przez
kierownika komórki organizacyjnej.
5. Dokumentację i wykazy, o których mowa w ust. 4,
zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej Straży
Granicznej.
6. Kopię zatwierdzonej dokumentacji, o której mowa w ust. 4,
przekazuje się do kancelarii tajnej.
Rozdział 12
Zniesienie kancelarii
§ 81.
W przypadku zniesienia kancelarii kierownik jednostki
organizacyjnej powołuje komisję.
§ 82.
Do zadań komisji należy w szczególności:
1) porównanie stanu ewidencyjnego i faktycznego dokumentów;
2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął
okres przechowywania, wybrakowanie jej i zniszczenie;
3) zarchiwizowanie dokumentacji dotychczas nie
zarchiwizowanej;
4) ostateczne zakończenie prowadzenia urządzeń
ewidencyjnych;
5) przekazanie akt oraz innych materiałów zgromadzonych w
zniesionej kancelarii do archiwum zakładowego lub
wyznaczonemu następcy prawnemu;
6) wyjaśnienie ewentualnych nieścisłości w ewidencji.
§ 83.
Z czynności zniesienia kancelarii komisja sporządza
szczegółowy protokół.
Rozdział 13
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 84.
W kancelarii mogą być przetwarzane informacje niejawne o
klauzuli „poufne" lub „zastrzeżone", na zasadach określonych
w zarządzeniu, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej.
§ 85.
Dotychczasowe urządzenia ewidencyjne, których wzory ulegają
zmianie, mogą być stosowane w kancelariach do wyczerpania
zapasów jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2013 r.
§ 86.
Upoważnienia do wykonywania czynności kancelaryjnych,
przydzielone depozyty oraz udzielone zgody na przechowywanie
dokumentów, wydane na mocy zarządzenia, o którym mowa w §
87, zachowują ważność do 31 grudnia 2012 r.
§ 87.
Traci moc zarządzenie nr 74 Komendanta Głównego Straży
Granicznej z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnego
sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków
ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.
§ 88.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.
Załączniki
(dostępne na CD - szczegóły
>>>)
Załącznik nr 1
Upoważnienie na wykonywanie czynności kancelaryjnych,
związanych z obiegiem materiałów niejawnych - WZÓR
Załącznik nr 2
Skorowidz rejestrów - WZÓR
Załącznik nr 3
Rejestr wydanych dokumentów - WZÓR
Załącznik nr 4
Spis zawartości teczki lub depozytu - WZÓR
Załącznik nr 5
Protokół z komisyjnego otwarcia pomieszczenia, szafy lub
depozytu
- WZÓR
Załącznik nr 6
Wykaz depozytów
- WZÓR
Załącznik nr 7
Protokół brakowania dokumentów niearchiwalnych - oznaczonych
symbolem „Bc" - WZÓR
Załącznik nr 8
REJESTR protokołów brakowania dokumentów niearchiwalnych –
oznaczonych symbolem „Bc” - WZÓR
Załącznik nr 9
Szyfrofaks - WZÓR
Załącznik nr 10
Rejestr zapytań - WZÓR
Załącznik nr 11
ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO, ICH DOBÓR DO POZIOMU
ZAGROŻEŃ I
ZAKRES ICH STOSOWANIA W STRAŻY GRANICZNEJ
|
