|
Dz.U.2006.206.1518
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW
WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
1)
z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego
sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
Na podstawie art. 5 ust. 2b
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170,
poz. 1217) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w
organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w
organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach
organizacyjnych, zwanych dalej „podmiotami", oraz napływającymi do nich;
2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed
utratą i nieuprawnionymi zmianami;
3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i
tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
§ 2.
1. Dokumenty elektroniczne
świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub
napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i
rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane są dalej „dokumentami
ewidencjonowanymi". Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.
2. Dokumenty ewidencjonowane
dzielą się na:
1) materiały archiwalne;
2) inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą
podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej
„dokumentacją niearchiwalną".
3. Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych
przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie
jako źródło informacji o wartości historycznej, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W odniesieniu do
podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione,
dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może
przekwalifikować do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub
przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego
organu — kierownik tego podmiotu.
5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych
ze względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do
rozporządzenia.
§ 3.
Dokumenty elektroniczne,
które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w
danym podmiocie.
§ 4.
1. Wraz z dokumentami
ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w
przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca
1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej
„ustawą", lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia
stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia
dokumentu.
2. Przechowywanie dokumentów
ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo
brakowania wymaga w szczególności:
1) opracowania i
aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie
krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i
technologii;
2) przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, o
których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych;
3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów
ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem
wyników przeglądów, o których mowa w pkt 2.
§ 5.
1. Rzeczową klasyfikację oraz
kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich
przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite
rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt".
2. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w
akta spraw.
§ 6.
Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu
teleinformatycznego, który:
1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na
zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian
wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw
załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem
udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur
usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa,
prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu
administracji;
4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich
wyszukiwanie;
5) umożliwia odczytanie
metadanych dla każdego dokumentu;
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany
w dokumentach i metadanych;
7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i
metadanych;
8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych
przez podmiot, w którym działa system;
9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach
wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością
prezentacji tej struktury;
10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz
grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących
dokumentację niearchiwalną, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym
mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;
13) wspomaga czynności
związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i
ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w §
17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,
c) eksportuje dokumenty i ich metadane,
d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób
umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
14) umożliwia przesyłanie
dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności
przez:
a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz
danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z
zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,
b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML
§ 7.
System teleinformatyczny, o
którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję
archiwum zakładowego lub składnicy akt.
§ 8.
1. Dokumentacja niearchiwalna
może podlegać brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w
przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji,
jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz
dla celów kontrolnych.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej
przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji
nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii
zapisu.
§ 9.
1. Brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej następuje na podstawie zgody, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Dokumentacja niearchiwalna
kategorii Bc, o której mowa w załączniku do rozporządzenia, może być
brakowana bez uzyskiwania zgody.
3. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być:
1) jednorazowa;
2) generalna.
4. Zgodę jednorazową wyraża dyrektor właściwego archiwum państwowego.
5. Zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
6. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe
wyodrębnione, zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża
organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a
w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.
7. W zgodzie generalnej ustala się:
1) czas, na jaki została wydana;
2) dokumentację niearchiwalna, której dotyczy.
8. Podmiotom, jeżeli wytwarzają one materiały archiwalne, zgoda
generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być wyrażona,
gdy dokumenty ewidencjonowane są grupowane w akta spraw zgodnie z
wykazem akt.
§ 10.
1. Podmioty składają wniosek
o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
do dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2. Właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących
działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie —
właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2) dla organów i jednostek
organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 —archiwum państwowe miejscowo
właściwe ze względu na ich siedzibę.
3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do podmiotów, w których utworzono
archiwa państwowe wyodrębnione.
§ 11.
1. Do wniosku o zgodę
jednorazową dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust.
1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki
organizacyjnej, o których mowa w § 1.
3. W skład komisji wchodzą w szczególności:
1) osoby sprawujące nadzór w zakresie określonym w § 22;
2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja
niearchiwalna podlega brakowaniu.
4. W przypadku trudności w
ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracają się do
właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
§ 12.
1. Wniosek o wyrażenie zgody
generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera
uza¬sadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju
dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu, oraz
informację, że do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi używany
jest system teleinformatyczny spełniający wymagania określone w § 6.
2. W podmiotach, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej, czynności brakowania przeprowadza komisja w
składzie określonym w § 11 ust. 3.
3. Z czynności brakowania sporządza się protokół oraz spis, o których
mowa w § 11 ust. 1.
§ 13.
1. Protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przeprowadzającego brakowanie;
2) imiona i nazwiska członków komisji, która dokonała oceny
dokumentacji, oraz ich stanowiska służbowe;
3) ocenę komisji wskazującą, że dla dokumentacji przeznaczonej do
zniszczenia upłynął okres przechowywania określony w przepisach prawa,
wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji oraz że dokumentacja
nie jest już przydatna do celów praktycznych;
4) liczbę pozycji w załączonym do protokołu spisie, o którym mowa w § 11
ust. 1 pkt 2;
5) podpisy członków komisji;
6) datę sporządzenia protokołu.
2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera
dla każdej pozycji spisu:
1) liczbę porządkową;
2) symbol klasy z wykazu akt;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające symbolowi, o którym
mowa w pkt 2;
4) daty skrajne w obrębie
pozycji spisu;
5) ewentualne uwagi.
3. Jeżeli brakowaniu podlega
dokumentacja zawierająca informacje niejawne, do spisu, o którym mowa w
ust. 2, załącza się wykaz dokumentów objętych spisem wraz z przypisanymi
im numerami rejestracyjnymi.
§ 14.
Podmioty przechowują
dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej
zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.
§ 15.
1. Materiały archiwalne są
przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z
zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. W porozumieniu z
dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych podmioty mogą przekazać materiały archiwalne do
tego archiwum w terminie innym niż określony w ust. 1.
3. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych:
1) których okres przechowywania przez podmioty określony jest odrębnymi
przepisami;
2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych powierzył jednostkom organizacyjnym.
§ 16.
1. W przypadku ustania
działalności podmiotów:
1) materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego, o którym
mowa w § 15 ust. 1, z tym że materiały archiwalne, dla których nie
upłynął 10-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do
działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i
funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała,
przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce
organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki
organizacyjnej, której działalność ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego dokumentację niearchiwalną
wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę
organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się
rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organy
jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne
w przypadku braku następcy prawnego przekazuje się odpłatnie na
przechowanie na podstawie umowy podmiotom prowadzącym działalność w
zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa przechowania
powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.
Likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe
niezbędne do realizacji umowy przechowania.
§ 17.
1. Podmioty występują do
dyrektora archiwum państwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2
pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczącym przekazania materiałów archiwalnych
do archiwum państwowego. Do wniosku dołącza się spis zdawczo-odbiorczy
tych materiałów.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;
2) datę sporządzenia wniosku;
3) nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;
4) datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych;
5) nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;
6) określenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących
przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;
8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazującego
materiały archiwalne.
3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej
sprawie.
4. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji:
1) liczbę porządkową;
2) znak sprawy;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy, o
którym mowa w pkt 2;
4) tytuł sprawy;
5) datę wszczęcia sprawy;
6) datę zakończenia sprawy;
7) liczbę dokumentów w sprawie.
§ 18.
1. Przygotowanie materiałów
archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na:
1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w
strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a
ustawy, na nośniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum
państwowego w formacie zapisu .zgodnym z przepisami wydanymi na
podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;
2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w
postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów
określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z
dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r.
Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format spisu zdawczo-odbiorczego i
sposób przekazania spisu wskazuje dyrektor właściwego archiwum
państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.
2. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do
każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe
zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych
do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu
elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian
organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą
przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego
przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w
porozumieniu z podmiotem przekazującym.
4. W przypadku przekazywania
materiałów archiwalnych podmiotu, którego działalność ustała, do spisu
zdawczo-odbiorczego należy dołączyć, w postaci dokumentu
elektronicznego, podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu
działania tego podmiotu w ujęciu chronologicznym.
§ 19.
1. Materiały archiwalne
przekazuje się na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania
techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c
ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do archiwum
państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może, w przypadku
nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 18 ust.
2, wstrzymać ich przekazanie do archiwum państwowego, o którym mowa w
ust. 1, do czasu dokonania odpowiednich zmian, określając termin ich
wykonania.
3. Przekazanie materiałów
archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym
mowa w § 17 ust. 1.
4. Dyrektor archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem,
termin i sposób przekazania materiałów archiwalnych.
5. Koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich
przekazaniem ponosi podmiot przekazujący materiały.
§ 20.
Materiały archiwalne
zgrupowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób uzgodniony z
dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych.
§ 21.
1. Archiwum państwowe
potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych
materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym
niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.
2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty
obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich
meta-danymi.
§ 22.
Podmioty zapewniają nadzór
nad prawidłowością:
1) funkcjonowania systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 6;
2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt;
3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
4) działań, o których mowa w § 4 ust. 2.
§ 23.
Rozporządzenie wchodzi w
życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Załącznik
SPOSÓB
OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH
1. Symbolem „A" oznacza się
kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały
archiwalne.
2. Symbolem „B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentów
ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:
1) symbolem „B" z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się
kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie
obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą
podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach
kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty
wytworzenia dokumentów;
2) symbolem „B" z dodaniem
małej litery „c" (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających
wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu
podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu;
3) symbolem „B" z dodaniem
dużej litery „E" oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię
dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania
wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na
ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum
państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana
kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za
materiały archiwalne.
-----------------------------------------------
1) Minister Spraw
Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej —
informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu
działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131,
poz. 919).
|
