Dz. Urz. MFIN nr 4 z 2006 r.

ZARZĄDZENIE NR 5

 MINISTRA FINANSÓW1)

z dnia 4 kwietnia 2006 r.

w sprawie organizacji archiwów wyodrębnionych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych


Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:

§ 1
1. W Ministerstwie Finansów działa archiwum państwowe wyodrębnione, które wykonuje zadania archiwum wyodrębnionego komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów oraz zadania archiwów wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w urzędach kontroli skarbowej, zwane dalej "archiwum".

2. Archiwum działa w ramach Departamentu Kontroli Skarbowej II Ministerstwa Finansów.

3. Zasady i tryb działania archiwum regulują:

1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2) ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631);
3) niniejsze zarządzenie.

§ 2
Siedzibą archiwum jest Warszawa.

§ 3
W zakresie zadań, o których mowa w zarządzeniu, archiwum używa pieczęci okrągłej z godłem państwowym w środku i napisem w otoku "Archiwum Wywiadu Skarbowego".

§ 4
1. Do zadań ogólnych archiwum należy:

1) kształtowanie zasobu archiwalnego archiwum państwowego wyodrębnionego w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową wywiadu skarbowego i nadzór nad nim;
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
4) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową wywiadu skarbowego;
5) umożliwianie korzystania z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe komórek wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej;
6) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

2. Korzystanie z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe komórek wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej odbywa się za zgodą dyrektora archiwum lub osób przez niego upoważnionych.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby inne niż wymienione w ust. 1 pkt 5 regulują odrębne przepisy.

§ 5
Do zadań szczegółowych archiwum należy:

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad zasobem archiwalnym archiwum państwowego wyodrębnionego:

a) opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących zagadnień związanych z pracą archiwum;
b) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej do archiwum;
c) prowadzenie szkoleń i konsultacji;

2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej;
b) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz zapewnianie im optymalnych warunków przechowywania;
c) profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
d) prowadzenie reprografii zabezpieczającej;
e) ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed zniszczeniem bądź utratą;

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
b) opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki;
c) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych;

4) w zakresie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:

a) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania,
b) przygotowywanie ewidencji materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

§ 6
Funkcję dyrektora archiwum sprawuje dyrektor Departamentu Kontroli Skarbowej II Ministerstwa Finansów.

§ 7

Dyrektor archiwum kieruje całokształtem jego działalności oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań. Do zakresu działania dyrektora archiwum należy w szczególności:

1) kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych i metodycznych;
2) nadzór nad materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną wywiadu skarbowego;
3) reprezentowanie archiwum na zewnątrz;
4) wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności archiwum;
5) wydawanie regulaminów, instrukcji i wytycznych.

§ 8
Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej, posiadający w podległych sobie komórkach materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną, są odpowiedzialni za właściwe ich przechowywanie i zabezpieczenie do czasu przekazania ich do archiwum.

§ 9
Archiwum wykonuje, na polecenie ministra właściwego do spraw finansów publicznych, okresowe sprawozdania dotyczące stanu zasobu archiwalnego.

§ 10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


__________
1) Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 października 2005 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 220, poz. 1887).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.