Dz.Urz.MFIN.2011.9.47
ZARZĄDZENIE Nr 54
MINISTRA FINANSÓW
z dnia 28 grudnia 2011 roku
w sprawie kancelarii tajnych, innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie
materiałów niejawnych oraz przetwarzania informacji niejawnych
|
|
|
|
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co
następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
1.
Zarządzenie określa:
1) szczególny sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych
oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych
odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, o których mowa
w art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych, zwanych dalej „innymi niż kancelaria tajna komórkami
organizacyjnymi”,
2) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych — w jednostkach
organizacyjnych resortu finansów, zwanych dalej „jednostkami
organizacyjnymi”.
2. Przepisy zarządzenia dotyczące kancelarii tajnych stosuje się
odpowiednio do innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych
utworzonych w jednostkach organizacyjnych.
§ 2.
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) ustawa — ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych;
2) materiał — materiał w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy podlegający
rejestracji w kancelarii tajnej;
3) pracownik — osobę zatrudnioną w jednostce organizacyjnej albo
funkcjonariusza celnego pełniącego służbę w jednostce organizacyjnej;
4) pracownik kancelarii — kierownika kancelarii tajnej i inne osoby
zatrudnione albo pełniące służbę w kancelarii tajnej.
Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej
§ 3.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej zapewnia wyodrębnienie
organizacyjne i lokalizacyjne oraz obsługę kancelarii tajnej, zwanej
dalej „kancelarią”, w sposób umożliwiający jej sprawne i bezpieczne
funkcjonowanie.
2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii.
3. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii, jego
obowiązki wykonuje pracownik kancelarii pisemnie wyznaczony przez
pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej
„pełnomocnikiem ochrony”.
§ 4.
1. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi kierownik
jednostki organizacyjnej może utworzyć oddział kancelarii.
2. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez peł- nomocnika
ochrony pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej w jednostce
organizacyjnej za ochronę informacji niejawnych.
3. Do funkcjonowania oddziału kancelarii stosuje się odpowiednio
przepisy dotyczące kancelarii.
§ 5.
1. Kierownik kancelarii, w szczególności:
1) nadzoruje obieg materiałów;
2) udostępnia materiały osobom uprawnionym zgodnie z przepisami ustawy;
3) wydaje materiały osobom uprawnionym, które zapewniają warunki ich
przechowywania zgodne z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
4) egzekwuje zwrot materiałów do kancelarii;
5) przeprowadza kontrole przestrzegania właściwego oznaczania i
rejestrowania materiałów w kancelarii oraz w jednostce organizacyjnej;
6) nadzoruje pracę oddziałów kancelarii.
2. Przepis ust. 1 pkt 1—5 stosuje się odpowiednio do pracownika, o
którym mowa w § 4 ust. 2.
§ 6.
1. Przekazywanie obowiązków w przypadku zmiany na
stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 2 i § 4 ust. 2, następuje na
podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności pełnomocnika
ochrony lub osoby przez niego upoważnionej, osoby przekazującej oraz
osoby przyjmującej obowiązki.
2. W przypadku gdy osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 i § 4 ust. 2, nie
mogą uczestniczyć osobiście w przekazaniu obowiązków, przekazania
dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, na
wniosek pełnomocnika ochrony. Komisji przewodniczy pełnomocnik ochrony.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisują przekazujący i przyjmujący
obowiązki, a zatwierdza pełnomocnik ochrony. Jeden egzemplarz protokołu
przechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony. W
przypadku, o którym mowa w ust. 2, protokół podpisują przewodniczący
oraz członkowie komisji, a zatwierdza kierownik jednostki
organizacyjnej.
§ 7.
1. Kancelaria prowadzi dzienniki ewidencji określone w
przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 2 i 7—11 ustawy.
2. Kancelaria może prowadzić dzienniki ewidencji w formie
elektronicznych rejestrów.
3. W przypadku przetwarzania w dziennikach ewidencji, o których mowa w
ust. 2, wyłącznie informacji jawnych, zapewnia się spełnienie wymagań
określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17
lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)).
4. W kancelarii mogą być również prowadzone inne, niż wymienione w
ust. 1 i 2, pomocnicze dzienniki ewidencji, usprawniające funkcjonowanie
kancelarii.
§ 8.
1. W kancelarii można wydzielić, w sposób umożliwiający
stały nadzór ze strony pracowników kancelarii, pomieszczenie lub
miejsce, w którym osoby uprawnione mogą zapoznawać się z materiałami.
2. W pomieszczeniu lub miejscu, o którym mowa w ust. 1, zabrania się
instalowania systemu nadzoru wizyjnego.
§ 9.
1. Przyjęcie do kancelarii przesyłki zawierającej
materiały, zwanej dalej „przesyłką”, następuje po uprzednim sprawdzeniu
przez pracownika kancelarii:
1) prawidłowości adresu;
2) całości pieczęci i opakowania;
3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;
4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub
książce doręczeń.
2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej
otwierania pracownik kancelarii stosuje przepisy wydane na podstawie
art. 47 ust. 5 ustawy.
3. Po otwarciu przesyłki pracownik kancelarii:
1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej
numerom ewidencyjnym;
2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiałów oraz
liczba załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych
materiałach.
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o
których mowa w ust. 3, pracownik kancelarii sporządza, w dwóch
egzemplarzach, protokół zawierający opis tych nieprawidłowości. Jeden
egzemplarz protokołu przekazuje do kancelarii nadawcy, a drugi dołącza
do materiału. Fakt sporządzenia protokołu odnotowuje się w odpowiednim
dzienniku ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.
5. Nie rejestruje się przesyłek, które wpłynęły do kancelarii omyłkowo.
Przesyłkę łącznie z pierwotnym opakowaniem pracownik kancelarii
przekazuje nadawcy lub, jeżeli jest to możliwe, właściwemu adresatowi,
za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń przesyłek
miejscowych.
§ 10.
1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych
„Do rąk własnych”. W tym przypadku pracownik kancelarii wpisuje w
odpowiednim dzienniku ewidencji nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki,
a w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” odnotowuje, że przesyłka
była oznaczona „do rąk własnych”.
2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, pracownik
kancelarii umieszcza pieczęć wpływu, a w jej obrębie wpisuje datę
wpływu, numer pozycji, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę
przekazuje za pokwitowaniem bezpośrednio adresatowi, w przypadku jego
nieobecności, osobie pisemnie upoważnionej przez adresata do odbioru
przesyłki.
3. Czynności, o których mowa w § 9 ust. 3, w stosunku do przesyłek,
oznaczonych „do rąk własnych”, wykonuje adresat.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, adresat po wykorzystaniu zwraca
do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym.
5. Przy zwrocie do kancelarii przesyłki w stanie otwartym, pracownik
kancelarii nanosi na materiał dane ewidencyjne, o których mowa w ust. 2,
oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w dzienniku
ewidencyjnym.
6. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki w stanie
zamkniętym, czynności, o których mowa w ust. 5, wykonuje się przy
udziale adresata. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w
formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce
„Informacje uzupełniające/ Uwagi”.
§ 11.
1. Pracownik kancelarii rejestruje przyjęte materiały w dzienniku
ewidencyjnym.
2. Dla każdego materiału oznaczonego klauzulami „ściśle tajne” albo
„tajne”, z chwilą jego udostępnienia zakłada się kartę zapoznania się z
dokumentem, którą dołącza się do materiału lub przechowuje w oddzielnej
teczce.
3. Do zbioru materiałów załącza się jedną kartę zapoznania się z
dokumentem. Kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce
organizacyjnej, w której została założona i przechowuje tak długo, jak
dziennik ewidencyjny, w którym dokument został zarejestrowany.
§ 12.
1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę oraz wytworzony materiał
pracownik kancelarii rejestruje odpowiednio w kolejności otrzymania lub
wytworzenia jako kolejną pozycję we właściwym dzienniku ewidencyjnym.
2. Wpisów w dziennikach ewidencji dokonuje się atramentem lub tuszem
koloru niebieskiego lub czarnego. Zmiany wpisów w dziennikach pracownik
kancelarii dokonuje kolorem czerwonym poprzez skreślenie pierwotnego
wpisu i umieszczenie obok nowego potwierdzonego datą oraz czytelnym
podpisem.
3. Anulowania pozycji w dziennikach ewidencji dokonuje się kolorem
czerwonym, podając powód anulowania oraz umieszczając datę, imię i
nazwisko oraz podpis pracownika kancelarii dokonującego anulowania.
4. Wycieranie, zamazywanie lub nadpisywanie wpisów w dziennikach
ewidencji jest zabronione.
5. W elektronicznych rejestrach, o których mowa w § 7 ust. 2 nie usuwa
się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2 i 3. W
rejestrach tych zamieszcza się informacje o zmianach i skreśleniach.
§ 13.
1. Pracownik kancelarii udostępnia materiały adresatowi lub osobie
upoważnionej w kancelarii, za pokwitowaniem.
2. Udostępnienie materiału oznaczonego klauzulą „ściśle tajne” i „tajne”
pracownik kancelarii każdorazowo odnotowuje w karcie zapoznania się z
dokumentem, a osoba której udostępniono materiał potwierdza fakt
zapoznania się z tym materiałem podpisem i datą.
3. Przesyłki pilne pracownik kancelarii udostępnia adresatom
niezwłocznie, odnotowując we właściwym dzienniku ewidencji godzinę
doręczenia.
§ 14.
Dopuszcza się wydawanie materiałów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”
albo „tajne” poza kancelarię na czas niezbędny do załatwienia sprawy,
pod warunkiem zapewnienia warunków przechowywania tych materiałów,
zgodnych z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Żaden wydany
materiał o klauzuli „ściśle tajne” albo „tajne” nie może być
udostępniony lub przekazany innej osobie bez udziału kancelarii.
§ 15.
1. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności przechowuje się w
odrębnych szafach lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą w skład zbioru
dokumentów.
2. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności mogą być
przechowywane w jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich
fizycznego oddzielenia w sposób umożliwiający osobne zamknięcie. W takim
przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełniać wymagania odpowiednie
dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w nich materiałów.
§ 16.
1. Po zakończeniu pracy pracownik kancelarii sprawdza
prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.
2. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad ochrony
informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi
ochrony.
3. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy do
pomieszczeń i szaf kancelarii oraz duplikatów tych kluczy, a także
zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku
stosowania zamków szyfrowych określa plan ochrony informacji niejawnych,
o którym mowa w art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy.
§ 17.
1. W przypadku likwidacji kancelarii kierownik jednostki
organizacyjnej powołuje komisję likwidacyjną.
2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:
1) porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym materiałów;
2) wyjaśnienie ewentualnych nieprawidłowości w ewidencji;
3) ostateczne zakończenie prowadzenia dzienników ewidencji;
4) przekazanie materiałów zgromadzonych w likwidowanej kancelarii oraz
dzienników ewidencji do odpowiedniego archiwum zgodnie z przepisami o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub następcy prawnemu.
3. Z czynności likwidacyjnych komisja likwidacyjna sporządza szczegółowy
protokół.
Rozdział 3
Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych
§ 18.
Informacje niejawne, uwzględniając ich formę i sposób
wyrażenia, można przetwarzać w szczególności:
1) ręcznie;
2) z wykorzystaniem mechanicznych lub elektrycznych maszyn piszących;
3) z wykorzystaniem elektronicznych maszyn piszących, pod warunkiem
autoryzowanego usunięcia z nich pamięci;
4) w systemach i sieciach teleinformatycznych spełniających wymagania
określone w ustawie.
§ 19.
1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiału, a
także wydruku z dokumentu elektronicznego następuje na pisemne zlecenie,
w formie dekretacji lub odrębnego pisma, osoby podpisującej lub
oznaczającej materiał, w przypadku materiału własnego albo adresata, w
przypadku materiału nadesłanego. Zlecający określa w zleceniu ilość
egzemplarzy oraz wskazuje odbiorców.
2. Kopie materiałów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne i „tajne”
wykonuje się:
1) w Ministerstwie Finansów — w komórce podległej pełnomocnikowi ochrony
lub w Biurze Administracyjnym w Wydziale Poligrafii w obecności
wyznaczonego przez pełnomocnika ochrony pracownika;
2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych — w wyznaczonym
pomieszczeniu i pod nadzorem pracownika kancelarii.
§ 20.
Każdy wykonany materiał, w tym kopia, odpis, wypis,
wyciąg, wydruk lub tłumaczenie, bezpośrednio po wykonaniu rejestruje się
w odpowiednim dzienniku ewidencji.
§ 21.
1. Materiały, w toku realizowanych spraw, gromadzi się,
przechowuje i przekazuje do archiwum w sposób określony w przepisach
dotyczących zasad i trybu postępowania z dokumentacją powstającą i
nadsyłaną do danej jednostki organizacyjnej, wydanych na podstawie
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), z
zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. W jednostkach organizacyjnych nieposiadających archiwum
zapewniającego warunki przechowywania, zgodne z przepisami o ochronie
informacji niejawnych, materiały dotyczące spraw ostatecznie
zakończonych przechowuje się w kancelarii, przez okres oznaczony w
jednolitym rzeczowym wykazie akt.
§ 22.
1. Dokument, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o
ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z
zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub
częściowe odtworzenie jego treści.
3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzupełnia się rejestry,
dzienniki i inne informacje dotyczące jego rejestracji.
§ 23.
Sposoby i procedury niszczenia informatycznych nośników
danych określa dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.
Rozdział 4
Przepisy końcowe
§ 24.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2012 r.2)
----------------------------------------
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z
2006 r. Nr 12, poz. 65, Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z
2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 182, poz. 1228,
z 2011 r. Nr 112, poz. 654.
2) Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem Nr 15 Ministra
Finansów z dnia 10 lipca 2006 r. w sprawie szczególnego sposobu
organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej
oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu
finansów.
|