|
Dz.U.2011.288.1692
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA
RADY
MINISTRÓW
z dnia 22
grudnia 2011 r.
w sprawie sposobu oznaczania materiałów i
umieszczania na nich klauzul tajności
Na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o
ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)
zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa sposób oznaczania materiałów, o
których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.
o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej
„materiałami”, umieszczania na nich klauzul tajności, a
także tryb i sposób zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli.
§ 2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) oznaczaniu — należy przez to rozumieć czynność techniczną
nanoszenia na materiał informacji określonych w
rozporządzeniu, w tym umieszczania na nim klauzuli tajności,
oraz nanoszenia informacji o zmianie lub zniesieniu nadanej
klauzuli, a także umieszczania informacji w metryce
dokumentu elektronicznego;
2) informatycznym nośniku danych — należy przez to rozumieć
materiał lub urządzenie w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z
dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64,
poz. 565, z późn. zm.1));
3) dokumencie elektronicznym — należy przez to rozumieć
dokument utrwalony na informatycznym nośniku danych lub
przetwarzany w systemie teleinformatycznym, o ile ze względu
na organizację obiegu informacji niejawnych podlega
rejestracji;
4) dokumencie nieelektronicznym — należy przez to rozumieć
dokument utrwalony na nośniku innym niż informatyczny nośnik
danych, o ile ze względu na organizację obiegu informacji
niejawnych podlega rejestracji;
5) metryce dokumentu elektronicznego — należy przez to
rozumieć zestaw informacji o dokumencie elektronicznym,
powiązanych z dokumentem lub umieszczonych na nim,
stanowiących jego oznaczenie w rozumieniu rozporządzenia;
6) odwzorowaniu cyfrowym — należy przez to rozumieć
przekształcenie dokumentu nieelektronicznego w dokument
elektroniczny dokonywane w szczególności przez jego
zeskanowanie;
7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szczególności
również wykonywanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku,
odwzorowania cyfrowego lub nagrania.
§ 3.
1. Materiał oznacza się klauzulą tajności w sposób wyraźny i
w pełnym brzmieniu.
2. W przypadku gdy poszczególnym częściom materiału zostały
nadane różne klauzule tajności bądź gdy niektóre z tych
części są jawne, wyodrębnione części oddziela się
oznaczeniem odpowiedniej klauzuli tajności wskazanej w
pełnym brzmieniu lub określeniem „jawne”. Części materiału
zawierające tekst lub obraz oddziela się przez odpowiednie
ich oznaczenie przed rozpoczęciem i po zakończeniu tekstu
lub obrazu.
3. Jeżeli poszczególnym częściom materiału zostały nadane
różne klauzule tajności, materiał oznacza się klauzulą
tajności co najmniej równą najwyższej klauzuli tajności,
jaką nadano części materiału.
§ 4.
Wprowadza się następujące symbole oznaczenia klauzul
tajności:
1) „00” — dla klauzuli „ściśle tajne”;
2) „0” — dla klauzuli „tajne”;
3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”;
4) „Z” — dla klauzuli „zastrzeżone”.
§ 5.
1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma
oznacza się w następujący sposób:
1) na każdej stronie umieszcza się:
a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony,
klauzulę tajności,
b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w
jednym egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”,
c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się:
literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej,
symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten
dokument został zarejestrowany, i rok, w którym dokonano
rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne
oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu
w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego
przynależność do określonej sprawy,
d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,
e) na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę
tajności;
2) na pierwszej stronie umieszcza się również:
a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
b) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,
c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg
korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę stanowiska
adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu
nadano bieg korespondencyjny, dopuszcza się możliwość
umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według
rozdzielnika”;
3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również:
a) liczbę załączników,
b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich
załączników lub informację określającą rodzaj załączonego
materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,
c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi
zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika
lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i
jego odpowiednią jednostkę miary,
d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę
załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko
adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi
bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” —
jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy,
e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie
wskazujące osobę uprawnioną do jego podpisania,
f) liczbę wykonanych egzemplarzy,
g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo
adnotację „adresaci według rozdzielnika”,
h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza
pozostającego w aktach nadawcy,
i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę.
2. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 1, o klauzuli
„zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczania
oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3
lit. f—i.
§ 6.
1. Dokument elektroniczny oznacza się w ten sposób, że jego
metryka zawiera następujące informacje:
1) klauzulę tajności;
2) sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 5 ust. 1
pkt 1 lit. c;
3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej;
4) datę rejestracji dokumentu;
5) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg
korespondencyjny, wskazanie adresatów przez podanie imion i
nazwisk lub nazw ich stanowisk;
6) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi
zostały zarejestrowane;
7) stanowisko, imię i nazwisko lub inne oznaczenie
wskazujące osobę uprawnioną do podpisania dokumentu;
8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę;
9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego dokument
dotyczy.
2. Pełną nazwę klauzuli tajności nanosi się, o ile to
możliwe, na dokumencie elektronicznym.
3. W przypadku dokumentu elektronicznego o klauzuli
„zastrzeżone” § 5 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 7.
1. Na dokumencie nieelektronicznym można zamieścić
dyspozycję dotyczącą:
1) braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części albo
całości dokumentu;
2) braku zgody na udzielanie informacji o treści dokumentu;
3) określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi
zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub części
dokumentu.
2. W przypadku dokumentu elektronicznego dyspozycję, o
której mowa w ust. 1, można zamieścić w jego metryce.
§ 8.
W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji
niejawnych, na materiałach zawierających informacje niejawne
można nanosić w sposób czytelny, widoczny i trwały dodatkowe
oznaczenia, inne niż te, o których mowa w § 5—7.
§ 9.
1. Na dokumencie nieelektronicznym stanowiącym załącznik na
pierwszej stronie umieszcza się dodatkowo informację:
„Załącznik nr ... do dokumentu nr ... z dnia ...”.
2. Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się załączniki
zawierające informacje niejawne, to:
1) dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą niż
najwyższa klauzula tajności załączników;
2) na dokumencie — jeżeli po trwałym odłączeniu załączników
dokument jest jawny albo jego klauzula tajności jest inna
niż określona zgodnie z pkt 1 — na każdej stronie pod
numerem egzemplarza umieszcza się adnotację o jawności albo
klauzuli tajności dokumentu po odłączeniu załączników.
3. W przypadku dokumentu elektronicznego informacje, o
których mowa w ust. 1 i 2, umieszcza się odpowiednio w jego
metryce.
4. Informację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się, w
miarę możliwości, na materiałach innych niż dokumenty.
§ 10.
1. Na materiałach innych niż dokumenty, o których mowa w § 5
i 6, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową
umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie
odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w
inny widoczny sposób, w szczególności na ich obudowie lub
opakowaniu.
2. Materiał, który ze względu na organizację obiegu
informacji niejawnych nie podlega rejestracji, oznacza się w
sposób zapewniający jednoznaczną identyfikację jego klauzuli
tajności, w szczególności przez jej umieszczenie na
materiale.
3. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub
obrazu poprzedza się i kończy informacją o nadanej klauzuli
tajności, o ile istnieją takie możliwości.
§ 11.
Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach,
książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności
umieszcza się pośrodku, na górze i na dole zewnętrznych
ścianek okładki oraz — jeżeli jest — na stronie tytułowej.
§ 12.
Zgody na zniesienie lub zmianę klauzuli tajności udziela się
w odrębnym dokumencie podlegającym rejestracji lub przez
oznaczenie w postaci umieszczenia informacji:
1) na dokumencie — w przypadku dokumentu nieelektronicznego;
2) w metryce dokumentu — w przypadku dokumentu
elektronicznego.
§ 13.
1. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na dokumencie
nieelektronicznym utrwalonym w formie pisma dokonuje się
następująco:
1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej
klauzuli tajności;
2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem
klauzuli tajności umieszcza się napis „Zniesiono klauzulę
tajności” oraz datę, podpis, imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz
wskazuje się podstawę dokonania czynności.
2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na dokumencie, o
którym mowa w ust. 1, dokonuje się następująco:
1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzuli
tajności;
2) nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza
się oznaczenie nowej klauzuli tajności;
3) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem
klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i
nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą
tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania
czynności.
3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2,
dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik archiwum
lub jego zastępca, kierownik innej niż kancelaria tajna
komórki, w której są rejestrowane materiały niejawne, albo
inne osoby upoważnione przez nich lub przez kierownika
jednostki organizacyjnej.
4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2,
dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny.
Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i
dokonanych zmian jest niedozwolone.
5. Oznaczenie zmiany lub zniesienia klauzuli tajności
dokumentu elektronicznego umieszcza się w jego metryce. W
przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 2, oznaczenie umieszcza
się, o ile to możliwe, na dokumencie.
§ 14.
W przypadku materiałów, o których mowa w § 10 i 11, przepis
§ 13 stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem sposobu
oznakowania tych materiałów.
§ 15.
1. Na dokumencie nieelektronicznym wytworzonym w wyniku
kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:
1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygnaturę, o
której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c;
2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio oznaczenia, o
których mowa w § 5;
3) na wszystkich stronach:
a) w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”,
„Wyciąg” albo „Wypis”,
b) w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie z języka
(nazwa języka)” oraz podpis, imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tłumaczenia;
4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania dodatkowo
potwierdzenie zgodności z oryginałem zawierające:
a) napis „Za zgodność”,
b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki
organizacyjnej, w której wytworzono dokument,
c) podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące
kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której
dokonano kopiowania, albo osobę przez niego upoważnioną.
2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia
dokumentu nieelektronicznego odnotowuje się na ostatniej
stronie dokumentu kopiowanego lub tłumaczonego przez
umieszczenie informacji o:
1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której
wytworzono dokument;
2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego;
3) dacie wytworzenia dokumentu;
4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został
zarejestrowany.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3, umieszcza
się przed wytworzeniem dokumentu w wyniku kopiowania lub
tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim został on
zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu.
4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu
elektronicznego informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—4,
umieszcza się w jego metryce.
5. W metryce dokumentu elektronicznego wytworzonego w
wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:
1) informacje, o których mowa w § 6;
2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfrowe”, „Kopia”,
„Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo „Tłumaczenie z języka (nazwa
języka)”;
3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę
dokonującą kopiowania albo tłumaczenia.
6. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza
się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń, o których mowa w
ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz ust. 5 pkt 2 i 3.
7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wyniku kopiowania
lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w
archiwach państwowych albo archiwach wyodrębnionych nie
dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do
materiałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na
której każdorazowo umieszcza się informację o wytworzeniu
dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, z
uwzględnieniem informacji, o których mowa w ust. 2.
§ 16.
Materiały zawierające informacje niejawne wykorzystywane w
urządzeniach lub systemach przeznaczonych do wykonywania
czynności operacyjno-rozpoznawczych, w szczególności
urządzenia, części urządzeń lub informatyczne nośniki
danych, nie podlegają oznaczeniu w sposób określony w
przepisach rozporządzenia.
§ 17.
Formularze dokumentów stosowane dotychczas jako druki stałe
mogą być wykorzystywane do wyczerpania zapasów, nie dłużej
jednak niż do dnia 31 grudnia 2012 r.
§ 18.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.2)
-----------------------------------------
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w
Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r.
Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr
40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z
2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz.
1195.
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone
rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia
2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów,
umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany
nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), które
traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010
r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz.
1228).
|
