Na podstawie art. 47 ust. 1
pkt 2 i 7–11 ustawy z dnia 5
sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z
2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z
2017 r. poz. 935) zarządza się,
co następuje:
§
1.
1. Rozporządzenie określa:
1) wymagania w zakresie
organizacji i funkcjonowania
kancelarii tajnych;
2) strukturę organizacyjną
kancelarii, z uwzględnieniem
możliwości tworzenia jej
oddziałów;
3) podstawowe zadania kierownika
kancelarii;
4) sposób i tryb przetwarzania
informacji niejawnych;
5) wzór karty zapoznania się z
dokumentem;
6) wzory dzienników ewidencji.
2. Przepisów rozporządzenia
regulujących sprawy, o których
mowa w ust. 1 pkt 1-4, nie
stosuje się w jednostkach
organizacyjnych organów
wymienionych w art. 47 ust. 3
ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.
o ochronie informacji
niejawnych, zwanej dalej
"ustawą", oraz w stosunku do
informacji niejawnych
wchodzących w skład zasobu
archiwalnego archiwów
państwowych.
§
2.
1. Tworząc kancelarię tajną, o
której mowa w art. 42 ust. 1
ustawy, zwaną dalej
„kancelarią”, zapewnia się
spełnienie następujących wymagań
w zakresie organizacji i
funkcjonowania:
1) wyodrębnienie organizacyjne i
lokalizacyjne;
2) sprawne i bezpieczne
rejestrowanie, przechowywanie,
obieg i wydawanie materiałów, o
których mowa w art. 2 pkt 4
ustawy, zwanych dalej
„materiałami”, umożliwiające w
każdej chwili ustalenie, gdzie
znajduje się zarejestrowany
materiał oraz kto i kiedy się z
tym materiałem zapoznał;
3) właściwa struktura
organizacyjna uwzględniająca
następujące elementy:
a) kancelarią kieruje kierownik
kancelarii,
b) oddziałem kancelarii kieruje
osoba wyznaczona przez
pełnomocnika ochrony spośród
pracowników pionu ochrony.
2. W celu realizacji wymogów, o
których mowa w ust. 1 pkt 2,
prowadzi się następujące
dzienniki ewidencji:
1) rejestr dzienników ewidencji
i teczek, którego wzór stanowi
załącznik nr 1 do
rozporządzenia;
2) dziennik ewidencyjny, którego
wzór stanowi załącznik nr 2 do
rozporządzenia;
3) książkę doręczeń przesyłek
miejscowych, której wzór stanowi
załącznik nr 4 do
rozporządzenia;
4) wykaz przesyłek nadanych,
którego wzór stanowi załącznik
nr 5 do rozporządzenia;
5) rejestr wydanych przedmiotów
służący do ewidencjonowania
wydanych nośników informacji
oraz innych przedmiotów, którego
wzór stanowi załącznik nr 6 do
rozporządzenia.
3. W przypadkach uzasadnionych
organizacją ochrony informacji
niejawnych w kancelarii:
1) można prowadzić także inne
dzienniki ewidencji niż
wymienione w ust. 2;
2) można tworzyć oddziały
funkcjonujące w sposób określony
dla kancelarii.
4. W pomieszczeniach kancelarii
można wydzielić miejsce, w
którym osoby uprawnione mogą
zapoznawać się z materiałami,
zwane dalej „czytelnią”,
spełniające następujące
wymagania:
1) czytelnię organizuje się w
sposób umożliwiający stały
nadzór pracowników kancelarii
nad materiałami;
2) w czytelni zabrania się
instalowania systemu monitoringu
wizyjnego.
5. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje
się odpowiednio do organizacji
pracy innych niż kancelaria
tajna komórek organizacyjnych, o
których mowa w art. 44 ust. 1
ustawy.
§
3.
1. Dzienniki ewidencji można
prowadzić w formie
elektronicznego rejestru.
2. W przypadku przetwarzania w
dzienniku ewidencji, o którym
mowa w ust. 1, wyłącznie
informacji jawnych zapewnia się
spełnienie wymagań określonych w
przepisach wydanych na podstawie
art. 18 ustawy z dnia 17 lutego
2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne
(Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn.
zm.1)).
§
4.
1. Do podstawowych zadań
kierownika kancelarii, w
odniesieniu do materiałów
podlegających rejestracji w
kancelarii, należy:
1) bezpośredni nadzór nad
obiegiem materiałów;
2) udostępnianie materiałów
osobom do tego uprawnionym;
3) wydawanie materiałów osobom
do tego uprawnionym, które
zapewniają odpowiednie warunki
do ich przechowywania;
4) egzekwowanie zwrotu
materiałów;
5) kontrola przestrzegania
właściwego oznaczania i
rejestrowania materiałów w
kancelarii oraz jednostce
organizacyjnej;
6) nadzór nad pracą oddziałów
kancelarii.
2. Osoba kierująca oddziałem
kancelarii wykonuje obowiązki
kierownika kancelarii określone
w ust. 1 pkt 1—5.
§
5.
1. W przypadku zmiany na
stanowisku kierownika kancelarii
lub osoby kierującej oddziałem
kancelarii sporządza się
protokół zdawczo-odbiorczy.
2. Protokół, o którym mowa w
ust. 1, sporządza się w
obecności osoby zdającej
obowiązki, osoby przejmującej
obowiązki oraz pełnomocnika
ochrony lub upoważnionej przez
niego osoby. Protokół sporządza
się w dwóch egzemplarzach;
pierwszy egzemplarz przechowuje
się w kancelarii, drugi
przechowuje pełnomocnik ochrony.
3. W przypadku czasowej
nieobecności kierownika
kancelarii lub osoby kierującej
oddziałem kancelarii ich
obowiązki przejmuje pełnomocnik
ochrony lub pracownik kancelarii
pisemnie przez niego
upoważniony.
§
6.
1. Po zakończeniu pracy
kierownik kancelarii lub inny
upoważniony pracownik jest
obowiązany sprawdzić
prawidłowość zamknięcia szaf i
pomieszczeń kancelarii.
2. Wszelkie przypadki naruszenia
zasad ochrony informacji
niejawnych należy niezwłocznie
zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.
§
7.
1. Kierownik kancelarii lub inny
upoważniony pracownik
niezwłocznie rejestruje przyjęte
materiały w odpowiednim
dzienniku lub rejestrze.
2. W przypadku każdego dokumentu
o klauzuli „ściśle tajne” lub
„tajne” z chwilą jego
udostępnienia zakłada się kartę
zapoznania się z dokumentem,
którą dołącza się do dokumentu.
Wzór karty zapoznania się z
dokumentem stanowi załącznik nr
3 do rozporządzenia.
3. W przypadku zbioru dokumentów
zakłada się jedną kartę
zapoznania się z dokumentem.
Kartę zapoznania się z
dokumentem pozostawia się w
jednostce organizacyjnej, w
której została założona, i
przechowuje się tak długo, jak
dziennik ewidencyjny, w którym
dokument został zarejestrowany.
4. Kierownik kancelarii lub inny
upoważniony pracownik przekazuje
albo udostępnia zarejestrowane
materiały adresatowi lub
upoważnionej przez adresata
osobie, za pokwitowaniem.
5. Po otwarciu przesyłki
kierownik kancelarii tajnej lub
inny upoważniony pracownik
komórki organizacyjnej, w której
rejestrowane są materiały:
1) sprawdza, czy zawartość
przesyłki odpowiada
wyszczególnionym na niej numerom
ewidencyjnym;
2) ustala, czy liczba stron lub
innych jednostek miary
materiałów oraz liczba
załączników jest zgodna z liczbą
oznaczoną na poszczególnych
materiałach.
6. W przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości w wyniku
czynności, o których mowa w ust.
5, kierownik kancelarii tajnej
lub inny upoważniony pracownik
komórki organizacyjnej, w której
rejestrowane są materiały,
sporządza protokół z otwarcia
przesyłki, zawierający opis
nieprawidłowości, w dwóch
egzemplarzach, z których jeden
przekazuje się do nadawcy,
a drugi pozostawia u adresata.
7. Kierownik kancelarii tajnej
lub inny upoważniony pracownik
komórki organizacyjnej, w której
rejestrowane są materiały,
odnotowuje fakt sporządzenia
protokołu, o którym mowa w ust.
6, w odpowiednim urządzeniu
ewidencyjnym w rubryce
„Informacje
uzupełniające/Uwagi”.
§
8.
1. W kancelarii nie otwiera się
przesyłek oznaczonych „do rąk
własnych”. W odpowiednim
dzienniku lub rejestrze wpisuje
się nadawcę, numer i datę wpływu
przesyłki; w rubryce „Informacje
uzupełniające/Uwagi” odnotowuje
się, że przesyłka była oznaczona
„do rąk własnych”.
2. Na opakowaniu przesyłek, o
których mowa w ust. 1, wpisuje
się datę wpływu i numer, pod
którym zarejestrowano przesyłkę.
Przesyłkę przekazuje się, za
pokwitowaniem, bezpośrednio
adresatowi, a w razie jego
nieobecności — osobie przez
niego pisemnie upoważnionej do
odbioru.
3. Po otwarciu przesyłki, o
której mowa w ust. 1, odbiorca
przesyłki:
1) sprawdza, czy zawartość
przesyłki odpowiada
wyszczególnionym na niej numerom
ewidencyjnym;
2) ustala, czy liczba stron lub
innych jednostek miary
materiałów oraz liczba
załączników jest zgodna z liczbą
oznaczoną na poszczególnych
materiałach.
4. Z chwilą zwrotu do kancelarii
przesyłki, o której mowa w ust.
1, kierownik kancelarii lub inny
upoważniony pracownik uzupełnia
dane dotyczące przesyłki w
odpowiednim dzienniku lub
rejestrze.
5. Jeżeli adresat podjął decyzję
o przechowywaniu w kancelarii
przesyłki oznaczonej „do rąk
własnych” w stanie zamkniętym,
kierownik kancelarii lub inny
upoważniony pracownik dokonuje
czynności, o których mowa w ust.
4, przy udziale adresata.
Przesyłka jest w takim przypadku
przechowywana w formie
zapieczętowanego pakietu, a fakt
ten odnotowuje się w rubryce
„Informacje
uzupełniające/Uwagi”.
§
9.
1. Otrzymaną albo wysyłaną
przesyłkę bądź wytworzony
dokument lub inny materiał
rejestruje się w dzienniku
ewidencji odpowiednio w
kolejności otrzymania, wysłania
lub wytworzenia.
2. Rejestracji, o których mowa w
ust. 1, dokonuje się atramentem
lub tuszem w kolorze niebieskim
lub czarnym. Zmian w dzienniku
ewidencji dokonuje się kolorem
czerwonym, umieszczając datę,
imię i nazwisko oraz podpis
osoby dokonującej zmiany.
3. W przypadku anulowania
pozycji w dzienniku ewidencji
podaje się powód anulowania,
umieszczając datę, imię i
nazwisko oraz podpis osoby
dokonującej anulowania.
Anulowania pozycji w dzienniku
ewidencji dokonuje się kolorem
czerwonym.
4. Zabrania się wycierania,
zamazywania lub nadpisywania
zapisów dokonanych w dziennikach
ewidencji.
5. W elektronicznych rejestrach
dokumentów nie usuwa się zapisów
ani nie dokonuje się zmian, o
których mowa w ust. 2—4. W
rejestrach tych zamieszcza się
informacje o zmianach i
skreśleniach.
§
10.
1. Dokument, który nie jest
przewidziany do dalszego
wykorzystywania, o ile nie
stanowi materiału archiwalnego,
może zostać zniszczony, z
zastrzeżeniem przepisów o
narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach.
2. Dokument niszczy się w taki
sposób, aby niemożliwe było
całkowite lub częściowe
odtworzenie jego treści.
3. Po protokolarnym zniszczeniu
dokumentu uzupełnia się
rejestry, dzienniki i inne
informacje dotyczące jego
rejestracji.
§
11.
Kierownik jednostki
organizacyjnej, w której są
przetwarzane informacje niejawne
międzynarodowe, tworząc
kancelarię tajną międzynarodową,
uwzględnia przepisy, których
Rzeczpospolita Polska jest
zobowiązana przestrzegać na mocy
zawartych umów międzynarodowych.
§
12.
Formularze dzienników, rejestrów
oraz innych urządzeń
ewidencyjnych stosowane według
dotychczasowych wzorów mogą być
wykorzystywane do wyczerpania
zapasów, nie dłużej jednak niż
do dnia 31 grudnia 2013 r.
§
13.
Rozporządzenie wchodzi w życie z
dniem 1 stycznia 2012 r.2)
---------------------------------------
1) Zmiany wymienionej
ustawy zostały ogłoszone w Dz.
U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr
73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,
poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz.
1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230,
Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz.
1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz.
654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204,
poz. 1195.
2) Niniejsze
rozporządzenie było poprzedzone
rozporządzeniem Rady Ministrów z
dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie
organizacji i funkcjonowania
kancelarii tajnych (Dz. U. Nr
114, poz. 765), które traci moc
z dniem wejścia w życie
niniejszego rozporządzenia na
podstawie art. 189 ust. 1 ustawy
z dnia 5 sierpnia 2010 r. o
ochronie informacji niejawnych
(Dz. U. Nr 182, poz. 1228).
ZAŁĄCZNIKI (dostępne są na płycie CD)
ZAŁĄCZNIK NR 1 -
Rejestr dzienników ewidencji i teczek
ZAŁĄCZNIK Nr 2 - Dziennik ewidencyjny
ZAŁĄCZNIK Nr 3 - Karta zapoznania się z dokumentem
ZAŁĄCZNIK Nr 4 - Książka doręczeń przesyłek miejscowych
ZAŁĄCZNIK Nr 5 - Wykaz przesyłek nadanych
ZAŁĄCZNIK Nr 6 - Rejestr wydanych przedmiotów
