Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji
(Dz. U. z 2017 r. poz. 2067 i 2405 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138) zarządza
się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa metody i formy brakowania dokumentacji niearchiwalnej w
komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji, przeprowadzanego w
szczególności z zastosowaniem przepisów zarządzenia nr 43 Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w sprawie trybu
brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z
materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego
zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych
oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez
niego nadzorowane (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 59).
§ 2.
1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o „dokumentacji niearchiwalnej” – należy
przez to rozumieć dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych w
rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zakwalifikowaną do
kategorii archiwalnej „B” oznaczonej symbolem „B”, „BE” i „BC”, zgodnie z
przepisami zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z
dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji
(Dz. Urz. MSWiA z 2008 r. poz. 1, z 2012 r. poz. 58 oraz z 2015 r. poz. 12)
oraz zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w
sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. KGP z 2020 r.
poz. 21).
2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) jednostka organizacyjna – Komendę
Główną Policji, Centralne Biuro Śledcze Policji, Biuro Spraw Wewnętrznych
Policji, Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji
„BOA”, Centralne
Laboratorium Kryminalistyczne Policji, Centralne Biuro Zwalczania
Cyberprzestępczości,
komendę wojewódzką (Stołeczną) Policji, komendę powiatową (miejską,
rejonową) Policji, komisariat Policji, komisariat specjalistyczny Policji,
oddział prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji,
samodzielny pododdział kontrterrorystyczny Policji, Akademię Policji w
Szczytnie, szkołę policyjną oraz ośrodek szkolenia Policji;
2) komórka organizacyjna – wyodrębnioną część jednostki organizacyjnej
Policji.
§ 3.
Do zadań archiwów i składnic akt Policji w zakresie brakowania dokumentacji
niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” należy w
szczególności:
1) wydzielenie dokumentacji, dla której upłynął okres przechowywania
wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;
2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
brakowania, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;
3) przekazanie wykazu, o którym mowa w pkt 2, kierownikowi komórki lub
jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentacja niearchiwalna podlega
brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, w celu dokonania oceny jej
przydatności oraz zgłoszenia w formie pisemnej uwag lub wniosków dotyczących
brakowania tej dokumentacji;
4) komisyjne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej;
5) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;
6) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej, wynikających z protokołu
brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B”
lub „BE”.
§ 4.
1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem
„B” lub „BE” dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku
następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.
2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1:
1) dokonuje się w sposób systematyczny wyłącznie w archiwach oraz
składnicach akt Policji;
2) dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez
kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub osobę przez niego
upoważnioną. W skład komisji wchodzą policjanci i pracownicy archiwum lub
składnicy akt Policji oraz wytwórców akt lub ich następców prawnych.
3. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, wszyscy członkowie komisji
oraz osoby uprawnione do zatwierdzania protokołów, powinni posiadać aktualne
uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, o klauzuli równej lub
wyższej od klauzuli tajności dokumentów podlegających brakowaniu oraz
aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji
niejawnych.
§ 5.
1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”
oznaczonej symbolem „BE” komisja, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2,
przeprowadza ekspertyzę archiwalną.
2. Ekspertyza archiwalna może być przeprowadzona również w przypadku
brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem
„B”.
3. Ekspertyzę archiwalną:
1) przeprowadza się w sytuacji nadzwyczajnej;
2) można przeprowadzić w trakcie porządkowania zasobu archiwum lub składnicy
akt Policji.
4. Sposób i tryb przeprowadzania ekspertyzy archiwalnej w przypadkach, o
których mowa w ust. 3, określa kierownik jednostki organizacyjnej Policji,
będącej dysponentem dokumentacji, lub osoba przez niego pisemnie
upoważniona. Przepis § 6 pkt 1 stosuje się odpowiednio.
§ 6.
Do zadań komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, należy w szczególności:
1) w przypadku przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej – sporządzenie
protokołu ekspertyzy archiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 2 do
zarządzenia;
2) sporządzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii
„B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE”, którego wzór określa załącznik nr 3 do
zarządzenia;
3) przekazanie protokołu, o którym mowa w pkt 2, do zatwierdzenia, zgodnie z
właściwością określoną w § 7 ust. 1.
§ 7.
1. Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 6 pkt
2, zatwierdzają:
1) dla Głównego Archiwum Policji - Komendant Główny Policji lub osoba
pisemnie przez niego upoważniona;
2) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i składnic akt
Policji podległych komendom wojewódzkim (Stołecznej) Policji - komendant
wojewódzki (Stołeczny) Policji lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;
3) dla archiwum Akademii Policji w Szczytnie - Komendant-Rektor Akademii
Policji w Szczytnie lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;
4) dla archiwów szkół policyjnych - komendant szkoły policyjnej lub osoba
przez niego pisemnie upoważniona.
2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii
„B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” oznacza zgodę na zniszczenie tej
dokumentacji.
§ 8.
1. Komisyjnego zniszczenia, o którym mowa w § 3 pkt 4, dokonuje się z
udziałem policjantów lub pracowników archiwum albo składnicy akt Policji pod
nadzorem członka komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2. Zabrania się
pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.
2. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie
podmiotu zewnętrznego.
3. Pomoc techniczną, w tym transport, załadunek i wyładunek dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zapewniają komórki
organizacyjne właściwe do spraw logistyki.
4. Konwojowanie transportu dokumentacji niejawnej do miejsca niszczenia oraz
ochronę podczas procesu niszczenia, organizuje się zgodnie z zasadami
określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r.
w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony
materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603).
5. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej członek
komisji nadzorujący niszczenie sporządza protokół zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.
§ 9.
1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem
„BC” dokonuje się w komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji,
będących dysponentami tej dokumentacji.
2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez
kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, który zatwierdza
protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.
3. Do zadań komisji, o której mowa w ust. 2, należy w szczególności
dokonanie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zniszczenia.
§ 10.
1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej
symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch
egzemplarzach. W protokole umieszcza się liczby dzienne dokumentów lub
numery teczek z rejestru teczek. Egzemplarz nr 1 przechowuje się w komórce
lub jednostce organizacyjnej Policji, będącej dysponentem tej dokumentacji.
W przypadku umieszczenia na protokole numerów teczek z rejestru teczek, do
egzemplarza nr 1 i 2 protokołu dołącza się spisy zawartości, spisy spraw
tych teczek lub przeglądy akt, na których umieszczone są liczby dzienne
dokumentów. Egzemplarz nr 2 protokołu przechowuje archiwum lub składnica akt
Policji.
2. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1, zawierający dokumentację jawną
określa załącznik nr 5 do zarządzenia.
3. W przypadku brakowania dokumentacji oznaczonej klauzulą tajności, wzór
protokołu określa załącznik nr 6 do zarządzenia.
§ 11.
1. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 9
ust. 1, wydaje kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, w
strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji, albo
osoba przez niego pisemnie upoważniona, po uprzedniej kontroli brakowanej
dokumentacji przez policjanta lub pracownika archiwum albo składnicy akt
Policji.
2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej klauzulą
tajności, podlega ona również ocenie kierownika kancelarii tajnej albo
pracownika innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej
za przetwarzanie informacji niejawnych, wyznaczonego przez kierownika tej
komórki organizacyjnej.
§ 12.
Zatwierdzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”
oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia i wydania zgody na
zniszczenie tej dokumentacji nie może dokonywać ta sama osoba.
§ 13.
1. Zniszczenia dokumentacji, o której mowa w § 9 ust. 1, dokonuje się w
komórce będącej dysponentem dokumentacji w urządzeniu technicznym, w sposób
uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści dokumentu.
2. Członkowie komisji, o której mowa w § 9 ust. 2, lub pracownicy wyznaczeni
przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji zapewniają
stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji do czasu jego zakończenia.
Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.
3. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie
podmiotu zewnętrznego, z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 1 i 2.
4. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej stosuje się wymogi
określone w § 4 ust. 3.
§ 14.
1. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej, o której
mowa § 9 ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia tej dokumentacji według
wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.
2. Protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch
egzemplarzach i dołącza odpowiednio do protokołów oceny dokumentacji
niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do
zniszczenia.
§ 15.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 marca 2017
r.
1)
-----------------------------------------------------
1) Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 8
Komendanta Głównego Policji z dnia 14 lipca 2016 r. w sprawie metod i form
brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 41),
które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r. w związku z wejściem w życie
ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o
Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1948 i 2255 oraz z
2017 r. poz. 379, 1537, 1926 i 2409).
