Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z
2017 r. poz. 1086) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1.
Przepisy ogólne
§ 1.
Zarządzenie określa:
1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministerstwem”, oraz w
archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych ministrowi
właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanych;
2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra
właściwego do spraw wewnętrznych, zwanego dalej „Ministrem”, oraz organy i
jednostki organizacyjne podległe temu Ministrowi lub przez niego
nadzorowane.
§ 2.
1. Przepisy zarządzenia stosuje się do dokumentacji niearchiwalnej i
materiałów archiwalnych Ministerstwa oraz organów i jednostek
organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w
zakresie działu administracji rządowej - sprawy wewnętrzne.
2. Wykaz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez
niego nadzorowanych określają odrębne przepisy.
§ 3.
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) archiwa wyodrębnione - archiwa organów i jednostek organizacyjnych
podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu
administracji rządowej - sprawy wewnętrzne;
2) Centralne Archiwum - archiwum Ministerstwa;
3) dokumentacja niearchiwalna - dokumentację niestanowiącą materiałów
archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt do
kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem „B” lub „BE”;
4) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną wymienioną w statucie
Ministerstwa, a także wewnętrzną komórkę organizacyjną w urzędach
obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego
nadzorowane;
5) materiały archiwalne - dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
6) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie oraz w organach i
jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego
nadzorowanych, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej,
w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu
chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących
uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest
dokumentacja w postaci elektronicznej.
§ 4.
1. Centralne Archiwum jest podporządkowane Ministrowi.
2. Archiwa wyodrębnione są podporządkowane odpowiednio właściwym organom lub
kierownikom jednostek organizacyjnych.
Rozdział 2.
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
§ 5.
1. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej przechowywania
określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, podlega brakowaniu.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności
do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu
jej do zniszczenia.
3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się wyłącznie w
Centralnym Archiwum lub w archiwach wyodrębnionych.
4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach
wyodrębnionych dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku
następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.
§ 6.
Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje Komisja, w składzie co
najmniej trzech członków, powoływana przez:
1) kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach
archiwum - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej
w Centralnym Archiwum;
2) właściwe organy lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa
w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku brakowania
dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych.
§ 7.
1. Do zadań Komisji należy:
1) dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzielenie dokumentacji
proponowanej do zniszczenia;
2) przekazanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, proponowanej do
zniszczenia, kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentacja
podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez
Komisję terminie;
3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zniszczenia wraz ze spisem tej dokumentacji, według wzoru określonego w
załączniku nr 1 do zarządzenia.
2. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja może wnioskować o:
1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji z kategorii „B” do kategorii
„BE”;
2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie
jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych;
3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;
4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.
3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, podejmują:
1) Minister lub osoba przez niego upoważniona - w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;
2) organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2
ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych.
§ 8.
Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia
zatwierdzają:
1) dla Centralnego Archiwum - Minister lub osoba przez niego upoważniona;
2) dla archiwów wyodrębnionych - organy lub kierownicy jednostek
organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, lub osoby przez nich
upoważnione.
§ 9.
1. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się na podstawie
zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zniszczenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej
treści.
2. Nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzeniem
protokołu zniszczenia tej dokumentacji, według wzoru określonego w
załączniku nr 2 do zarządzenia, sprawuje co najmniej jeden członek Komisji,
powołany przez podmiot, o którym mowa w § 6.
3. Zniszczenia dokonują Centralne Archiwum, archiwa wyodrębnione, komórki
organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej:
Ministerstwa, urzędów obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi
lub przez niego nadzorowane albo podmiot zewnętrzny na podstawie zlecenia.
4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi
administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy i
jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane zapewniają pomoc
techniczną niezbędną przy przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia.
§10.
1. Fakt wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej odnotowuje się we
właściwych pomocach ewidencyjnych, prowadzonych przez Centralne Archiwum lub
archiwa wyodrębnione.
2. Dokumenty dotyczące wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej są
przechowywane odrębnie i stanowią materiały archiwalne.
§ 11.
1. Brakowanie dokumentacji pochodzącej ze składu chronologicznego wykonuje
Centralne Archiwum oraz archiwa wyodrębnione po zakończeniu procedury
brakowania dokumentów elektronicznych i odwzorowanych cyfrowo dokumentów
znajdujących się w elektronicznym systemie obiegu dokumentów prowadzonym w
Ministerstwie oraz w urzędach organów i jednostek organizacyjnych podległych
Ministrowi lub przez niego nadzorowanych.
2. Brakowanie informatycznych nośników danych określają odrębne przepisy
dotyczące szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
§ 12.
Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej i Komendant
Główny Państwowej Straży Pożarnej, każdy w swoim zakresie, zapewnią
funkcjonowanie archiwów i składnic akt w zakresie trybu brakowania
dokumentacji niearchiwalnej.
Rozdział 3.
Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną
w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy i
jednostki organizacyjne podlegle temu Ministrowi lub przez niego nadzorowane
§13.
1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy
i jednostki organizacyjne podległe temu Ministrowi lub przez niego
nadzorowane materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przejmuje na
podstawie spisów zdawczo-odbiorczych następca prawny, na którego przechodzą
określone prawem obowiązki i prawa Ministra oraz organów i jednostek
organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych związane
z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.
2. W przypadku braku następcy prawnego:
1) likwidator Ministerstwa przekazuje materiały archiwalne na podstawie
spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum państwowego o charakterze centralnym;
2) likwidatorzy organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi
lub przez niego nadzorowanych przekazują materiały archiwalne i dokumentację
niearchiwalną na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do Centralnego
Archiwum.
Rozdział 4.
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 14.
Przepisy zarządzenia stosuje się od dnia 1 marca 2017 r. § 15. Zarządzenie
wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.2)
-----------------------------------------------------
1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem
administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie
szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
(Dz. U. poz. 1897 i 2088 oraz z 2017 r. poz. 1140).
2) Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 23
Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 października 2015 r. w sprawie trybu
brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z
materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego
zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i
jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz.
Urz. Min. Spraw Wew. poz. 44), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r., w
związku z wejściem wżycie ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy
wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948 i
2255 oraz z 2017 r. poz. 379 i 1537).
Załączniki do zarządzenia nr
43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. (poz.
59)
