Dz.Urz.MON.2016.52

DECYZJA Nr 87/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 12 kwietnia 2016 r.

w sprawie prowadzenia kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych
   

 

Na podstawie § 2 pkt 13 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

§ 1.
Decyzja określa organizację, warunki i tryb prowadzenia kontroli działalności archiwalnej.

§ 2.
Postanowienia decyzji stosuje się do kontroli prowadzonej w zakresie działalności archiwalnej oraz postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, o których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446), z wyłączeniem Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego.

§ 3.
Kontrola może być zarządzona przez:
1) Ministra Obrony Narodowej;
2) Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego – w jednostkach organizacyjnych prowadzących działalność archiwalną, z wyłączeniem uczelni wojskowych.

§ 4.
Kontrole zarządza się zgodnie z:
1) planem kontroli działalności archiwalnej Ministra Obrony Narodowej na dany rok;
2) planem kontroli Centralnego Archiwum Wojskowego na dany rok.

§ 5.
Minister Obrony Narodowej może zarządzić kontrolę nieujętą w planie kontroli.

§ 6.
Zarządzający kontrolę zatwierdza program kontroli, powołuje zespół osób kontrolujących oraz zawiadamia o terminie planowanej kontroli kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej. Zawiadomienie powinno zawierać numery poświadczeń bezpieczeństwa lub upoważnień do dostępu do informacji niejawnych i numery zaświadczeń stwierdzających odbycie szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych oraz datę ich wydania.

§ 7.
Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę wraz z legitymacją służbową lub dowodem osobistym. Wzór upoważnienia określa załącznik do decyzji.

§ 8.
Czas trwania kontroli ustala w zależności od potrzeb zarządzający kontrolę.

§ 9.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej ma obowiązek przedstawiać do kontroli dokumentację wskazaną przez osobę prowadzącą kontrolę, udzielać wyczerpujących ustnych i pisemnych wyjaśnień, udostępniać do wglądu prowadzone urządzenia ewidencyjne, pomieszczenia oraz urządzenia techniczne przeznaczone do celów objętych zakresem kontroli oraz zapewniać kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

§ 10.
Wyniki kontroli dokumentuje się w protokole, który powinien zawierać:
1) podsatawę prawną przeprowadzenia kontroli;
2) imienny skład zespołu kontrolującego wraz z numerami i datą ważności upoważnień do przeprowadzenia kontroli;
3) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
4) zakres przedmiotowy kontroli określony w programie przeprowadzenia kontroli;
5) nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej, jej siedzibę i adres;
6) stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;
7) stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego odpowiedzialnego za badaną problematykę;
8) stan realizacji zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli;
9) opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli, w tym ustalone nieprawidłowości i przyczyny ich powstania oraz zalecenia pokontrolne;
10) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole;
11) podpisy przewodniczącego zespołu kontrolującego i kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej zamieszczone na ostatniej stronie oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.

§11.
Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dla:
1) zarządzającego kontrolę;
2) kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;
3)przełożonego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej.

§12.
Termin przekazania protokołu kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej nie powinien być dłuższy niż trzydzieści dni od dnia zakończenia kontroli.

§13.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, przed podpisaniem protokołu, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, ma prawo zgłoszenia osobie zarządzającej kontrolę umotywowanych zastrzeżeń do treści protokołu.

§14.
Zarządzający kontrolę:
1) nie rozpatruje zastrzeżeń, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną do ich wniesienia lub wniesione po terminie określonym w § 13 albo
2) uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części albo
3) oddala zastrzeżenia w całości.

§15.
Zarządzający kontrolę informuje, w formie pisemnej, kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, który zgłosił zastrzeżenia, o sposobie ich rozpatrzenia, a w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń dokonuje zmiany treści protokołu kontroli i dołącza do niego wykaz uwzględnionych zastrzeżeń.

§16.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, w terminie trzydziestu dni od dnia otrzymania protokołu lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, zawiadamia jednostkę nadrzędną oraz zarządzającego kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków z protokołu, o którym mowa w § 10.

§17.
Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia1).

--------------------------------------------------
1) Niniejsza decyzja była poprzedzona decyzją Nr 183/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 czerwca 2012 r. w sprawie prowadzenia kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 216), która utraciła moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art.1 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).