INFORMACJA NIEJAWNA - Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi

ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI I INNĄ DOKUMENTACJĄ W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ

No i stało się... Po 6 latach obowiązywania ustawy o ochronie informacji doczekaliśmy się
w wojsku nowego Zarządzenia Nr 3/MON ministra Obrony Narodowej z dnia 2 lutego 2005 r.
w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w resorcie Obrony Narodowej. Jednocześnie straciło moc zarządzenie Szefa Sztabu Generalnego WP Nr 56/Sztab z dnia 13.10.1988 r. oraz "Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej" - sygn. Szt. Gen. 1344/88.

Nowe Zarządzenie określa:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania;
2) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów;
3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział 1 - Postanowienia ogóle, zawiera przede wszystkim podstawowe definicje.
Natomiast w Rozdziale 2 - Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji, pojawiła się nowa kategoria dokumentacji BE. Jest to dokumentacja niearchiwalna, która po upływie okresu przechowywania, podlega ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej;

Ze względu na okresy przechowywania do symbolu „BE" dodaje się cyfrę arabską, określającą liczbę lat przechowywania.
Chciałbym zauważyć, że przepis ten dostosowano do wymogów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W związku z powyższym pojawił się nowy zapis o tak zwanej ekspertyzie.
W celu zbadania i oceny wartości historycznej oraz praktycznej wytworzonej dokumentacji niearchiwalnej, w tym właściwe jej zaliczenie do kategorii „B", przeprowadza się ekspertyzę archiwalną lub ekspertyzę kwalifikacji.

Prowadzi się ekspertyzy:

1) archiwalną w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BE" z odpowiednią cyfrą arabską;
2) kwalifikacji w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „B" z odpowiednią cyfrą arabską lub „Bc".

Do przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej kierownik komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej powołuje komisję składającą się z co najmniej trzech przedstawicieli komórki lub jednostki organizacyjnej, dla której ekspertyza ma być przeprowadzona, przy współudziale przedstawiciela właściwego archiwum.
Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „BE" z odpowiednią cyfrą arabską komisja
może zaproponować:

1) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczając symbolem „B" z dodaniem cyfry arabskiej określającej liczbę lat dalszego przechowywania;
2) zmianę kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" na kategorię „A";
3) brakowanie i zniszczenie.

Komisja, po wykonaniu powyższych czynności sporządza w dwóch egzemplarzach:

1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
2) spis akt przekazanych do archiwum lub wydzielonych do zniszczenia.

Protokół i spis podlegają odpowiednio zatwierdzeniu lub wyrażeniu zgody przez kierownika komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
Po zatwierdzeniu lub wyrażeniu zgody jeden egzemplarz protokołu i spisu pozostaje w komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej, drugi egzemplarz jest przekazywany do właściwego archiwum.

W powyższych sprawach decyzję podejmuje szef właściwego archiwum, która jest wiążąca dla kierownika komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
Novum to przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum nie później niż po upływie 15 lat od ich wytworzenia.

Zapisy Rozdziału 3 poświęcono przede wszystkim przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwów, a w szczególności zasadom kompletowania, gromadzenia, podszywania, opisywania itd.
Jednakże w rozdziale tym, na co chciałbym zwrócić szczególna uwagę, poświęcono sporo uwagi postępowaniu z dokumentacją w razie rozformowania lub likwidacji jednostki organizacyjnej. Otóż zgodnie z postanowieniami nowego Zarządzenia, w razie ustania działalności (likwidacja, rozformowanie) komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej dokumenty przekazuje się:

1) materiały archiwalne-właściwemu archiwum;
2) materiały archiwalne niezbędne do dalszej działalności, dla których nie upłynął 15-letni okres od ich wytworzenia - komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała;
3) dokumentację niearchiwalną - komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

W razie braku następcy prawnego, materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez komórkę organizacyjną lub jednostkę organizacyjną, o której mowa powyżej, jeżeli okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się właściwej rzeczowo komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej, wskazanej w dokumencie decyzyjnym dotyczącym likwidacji lub rozformowania danej komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.

Kierownik komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej powiadamia,
o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych, szefa właściwego archiwum, przedstawiając dwa egzemplarze spisu akt.

Szef archiwum:

1) sprawdza, pod względem formalnym, sposób opracowania nadesłanych spisów akt;
2) odsyła jeden egzemplarz akceptowanego spisu akt określając na tym dokumencie termin przekazania materiałów archiwalnych do archiwum;
3) odsyła spisy akt do ponownego sporządzenia, w przypadku stwierdzenia
w nich braków formalnych.

W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu akt należy dołączyć:

1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;
2) spis materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, przekazanych komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej, przejmującej zadania
i funkcje komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała albo komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej.

Rozdział 4, ostatni, w całości poświęcono brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
Dokumentacja niearchiwalna, z wyłączeniem dokumentacji kategorii „B" oznaczonej symbolem „BE", podlega brakowaniu w komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych, po upływie okresu jej przechowywania, określonego w rzeczowym wykazie akt komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
Czyli definitywnie skończyły się czasy przekazywania dokumentacji kategorii B-... do archiwum.

Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej, zwłaszcza konieczna do zachowania dla celów kontrolnych i dowodowych, w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania.
Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B" oznaczonej symbolem „Bc" można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.

Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie akt;
2) rejestrze spisów akt.

Zezwolenie na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wydaje szef właściwego archiwum.
Podstawę do wydania zezwolenia stanowi zatwierdzony spis akt i protokół.
Komórka organizacyjna lub jednostka organizacyjna powiadamia na piśmie właściwe archiwum o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej,
w terminie do 14 dni od daty jej zniszczenia.