|
Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych
jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu
terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych
oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy
i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie
Rzeczowego Wykazu Akt, po tym zaś okresie dokumentacja
stanowiąca materiał
archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów
państwowych, natomiast
dokumentacja inna niż wymieniona powyżej
może ulec brakowaniu.
Należy zaznaczyć, iż w jednostkach organizacyjnych (np.
firmy prywatnej), które nie są objęte nadzorem archiwum
państwowego, również przetwarzane są informacje podlegające
okresom przechowywania, np. listy płac, teczki osobowe,
teczki APS itd.
Oznacza to, że niejednokrotnie w kancelariach w sektorze
prywatnym również przechowywane będą materiały niejawne lub
podlegające ochronie z
uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów
wykonawczych wydanych na jej podstawie.
UWAGA!
Do przestrzegania
przepisów o archiwizowaniu dokumentów zobowiązane są
wszystkie przedsiębiorstwa niepaństwowe, oraz państwowe.
Zasady archiwistyki regulują niżej wymienione przepisy:
–
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 83 z 1983 r., poz. 173, z
późn. zm.)
–
ostatnia nowela - Dz.U. 2015 poz. 566 - Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o
zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
–
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z
dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania
dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743).
Kategorie
archiwalne
Każda dokumentacja podlega klasyfikacji archiwalnej. Polega
ona na:
-
dokonaniu podziału dokumentacji na kategorie „A" lub „B";
-
oznaczeniu materiałów archiwalnych kategorii „A" symbolem
„A";
-
oznaczeniu dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B"
symbolami „B”, „BE”
lub „Bc”;
-
oznaczeniu materiałów archiwalnych i dokumentacji
niearchiwalnej symbolami
klasyfikacyjnymi według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
zwanego dalej „wykazem akt".
Dokumentację powstającą w wyniku działalności jednostek
organizacyjnych, ze względu na jej wartość historyczną lub
praktyczną, dzieli się odpowiednio na:
-
"A"
- kategoria archiwalna dokumentacji stanowiąca materiały
archiwalne;
-
"B"
kategoria innej dokumentacji zwanej niearchiwalną.
Symbolem „B"
z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną
dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym
liczby odpowiadają
minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji,
liczonemu w pełnych latach kalendarzowych
począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.
Symbolem
„BE"
z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną
dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania, liczonego w sposób określony, jak przy
kategorii „B”,
podlega ekspertyzie archiwalnej
przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum
wyodrębnione.
Symbolem
„Bc"
oznacza się dokumentację niearchiwalną
wtórną, o ile
zachowały się oryginały (równoważniki)
lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o
okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w
sposób określony, jak przy kategorii „B”.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
W celu zapewnienia prawidłowej klasyfikacji, kwalifikacji
oraz właściwego kompletowania wytwarzanej dokumentacji,
należy opracować „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt” danej
jednostki organizacyjnej.
Przy czy przez pojęcie klasyfikacji i kwalifikacji rozumie
się:
–
klasyfikacja rzeczowa akt
– system podziału i układu dokumentacji według grup
rzeczowych (np. teczek przedmiotowych) w Jednolitym
Rzeczowym Wykazie Akt;
–
kwalifikacja archiwalna
– zaliczanie dokumentacji do odpowiednich kategorii
archiwalnych.
Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga
w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego.
Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki
organizacyjnej albo z urzędu i może być poprzedzone
ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego albo archiwum
wyodrębnionego.
Wykaz Akt stanowi podstawę do podziału dokumentacji
wytworzonej w jednostce organizacyjnej na grupy rzeczowe
(teczki przedmiotowe) i kwalifikowania jej do odpowiednich
kategorii archiwalnych.
Podstawę do opracowania Wykazu Akt stanowi zakres działania
jednostki organizacyjnej.
System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób
sygnowania haseł rzeczowych.
Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych
rzędach podziału dziesiętnego. Klasy końcowe oznacza się
symbolem określającym kategorię archiwalną.
Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła
klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać
uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji
przyporządkowanej do tej klasy.
Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury
organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub
jednostki organizacyjnej.
Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego
i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna
wynikać z klasy wyższego rzędu.
Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas
oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0" do „3„ wraz ze
wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do
rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z
dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania
dokumentacji niearchiwalnej
(Dz.U. 2015
poz. 1743).
Kompletowanie dokumentacji
Akta powinny być tak kompletowane, aby korzystanie z nich
było w pełni możliwe,
a dłuższe przechowywanie nie wpłynęło ujemnie na ich stan
fizyczny.
Dla każdej kategorii wytwarzanej dokumentacji „A”, „B” i „Bc”
zakłada się oddzielne teczki. Dopuszcza się jednak
kompletowanie w jednej teczce przedmiotowej dokumentacji
kategorii „B”, jeśli jej okres przechowywania jest do siebie
bardzo zbliżony.
Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale
rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich
opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji
oraz technicznym zabezpieczeniu.
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w
kolejności spraw,
a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od
pierwszego pisma wszczynającego
sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce
powinny być opatrzone kolejną numeracją.
Uwaga:
Kancelaria tajna/niejawna przekazuje materiały do archiwum
zakładowego lub składnicy akt po ich odtajnieniu.
Brakowanie dokumentacji
Dokumentacja niejawna
powstająca i wpływająca do jednostek organizacyjnych podlega
ewidencjonowaniu i przechowywaniu w kancelariach
tajnych/niejawnych.
Dokumentacja ta może zostać
przekazana do
archiwum zakładowego lub składnicy akt tylko w
przypadku jej odtajnienia (zniesienia klauzul tajności).
Zniesienie klauzuli tajności jest możliwe wyłącznie w
przypadku ustania lub zmiany przesłanek ochrony, co bardzo
często okazuje się trudne do zrealizowania. Dotyczy to
zwłaszcza dokumentów wpływających z zewnątrz.
Aktualizacja, korekta, naniesienie zmian lub zmodyfikowanie
dokumentu niejawnego poprzez wytworzenie nowego dokumentu,
nie stanowi podstawy do zniesienia klauzuli tajności z
pierwotnego dokumentu, gdyż informacje zawarte w pierwotnym
dokumencie nadal mogą być niejawne.
Archiwa zakładowe zazwyczaj nie są przystosowane do
przechowywania, gromadzenia materiałów niejawnych (nie
spełniają wymogów w zakresie środków bezpieczeństwa
fizycznego określonych w ustawie z 5.08.2010 r. o ochronie
informacji niejawnych – Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 ze
zm. oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 29.052012 roku w
sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do
zabezpieczania informacji niejawnych -
Dz.U. z 2012 r. poz. 683).
W
związku z powyższym, kancelarie nie mogą przekazać
zamkniętych spraw niejawnych lub zdezaktualizowanych
dokumentów niejawnych do archiwum zakładowego, przez co same
zamieniają się w składnice akt.
Dokumentację niearchiwalną można brakować po utracie
wartości praktycznej dla jednostki organizacyjnej, nie
wcześniej niż po upływie okresu jej przechowywania
wskazanego w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
W procesie brakowania niejawnej
dokumentacji niearchiwalnej mogą brać udział wyłącznie osoby
mające stosowne uprawnienia do dostępu do informacji
niejawnych, to jest poświadczenia bezpieczeństwa lub pisemne
upoważnienia wydane przez kierownika jednostki
organizacyjnej uprawniające do dostępu do informacji
niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” oraz ważne w dniu
brakowania Zaświadczenia stwierdzające odbycie szkolenia w
zakresie ochrony informacji niejawnych.
Członkowie komisji winni posiadać
uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, co najmniej
równe najwyżej sklasyfikowanemu dokumentowi niejawnemu
podlegającemu procesowi brakowania.
Po 1 listopada
2015 r.
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
odbywa się na
wniosek kierownika jednostki
o
zgodę na brakowanie, kierowany do dyrektora właściwego
archiwum państwowego.
Zgodnie z nowo obowiązującymi przepisami,
wniosek o wydanie zgody na brakowanie
zawiera w szczególności:
–
nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o
wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
–
nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której
dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
–
podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej
(informacja zarówno o przepisach obowiązujących w danym
podmiocie w momencie powstawania dokumentacji, jak i o
przepisach, na podstawie których dokonano weryfikacji
kwalifikacji archiwalnej akt – jednolity rzeczowy wykaz akt
lub kwalifikator dokumentacji);
–
określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi
dokumentacja niearchiwalna;
–
informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej (np.
dokumentacja aktowa, techniczna, geodezyjno-kartograficzna,
audiowizualna, elektroniczna itp.);
–
informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną
we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w
szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach
inwentarzowych lub metrach bieżących (np. dla dokumentacji
aktowej w metrach bieżących, dokumentacji
geodezyjno-kartograficznej w jednostkach inwentarzowych,
mapy, fotografie w jednostkach archiwalnych);
–
oświadczenie o upływie okresu przechowywania
dokumentacji niearchiwalnej oraz
o utracie jej
znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub
jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub
zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub
jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub
kompetencje.
Wskazane jest by
oceny przydatności
dokumentacji dla celów praktycznych podmiotu dokonywali
pracownicy merytoryczni komórek organizacyjnych, które ją
wytworzyły lub przejęły zadania lub funkcje.
Do wniosku dołącza się spis
dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać
brakowaniu, osobny
dla dokumentacji oznaczonej symbolami
B, BE, Bc. Spis
wykonuje się w 2 egzemplarzach.
Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu
zawiera:
–
pełną nazwę
organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie
zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
–
pełną nazwę
organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja
niearchiwalna jest brakowana;
–
datę i miejsce
sporządzenia spisu;
–
imię, nazwisko i stanowisko
służbowe osoby, która sporządziła spis.
Dla
każdej pozycji spisu dołącza się
informację o:
–
liczbie porządkowej,
–
oznaczeniu
kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli
było stosowane,
–
sygnaturze
archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że
spis powstał z natury,
–
tytule jednostki,
który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony
z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza
się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym
tytule,
–
określonym datami
rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie
pozycji spisu,
–
liczbie jednostek,
będących przedmiotem jednej pozycji spisu,
–
uwagach, w szczególności
dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o
zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach.
Nowe rozporządzenie nie
zawiera wzorów wniosku i spisu dokumentacji, która ma
podlegać brakowaniu. Sporządzając przedmiotowe dokumenty,
należy stosować się do literalnie wskazanej w rozporządzeniu
zawartości.
Właściwe
miejscowo archiwum państwowe wydaje
zgodę na brakowanie i
odsyła zgodę wraz z jednym egzemplarzem spisu dokumentacji
brakowanej do wnioskodawcy.
Zgoda dyrektora
właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej zawiera
w szczególności:
1)
informację o wniosku, którego dotyczy zgoda;
2)
charakterystykę dokumentacji zawartej we wniosku
(rodzaj dokumentacji, okres, z jakiego pochodzi
dokumentacja, rozmiar wyrażony w sposób właściwy dla danego
rodzaju dokumentacji);
3)
potwierdzenie, że dokumentacja nie stanowi
materiałów archiwalnych;
4)
informacje o dokumentacji wyłączonej z brakowania.
Po otrzymaniu zgody na brakowanie, niejawna dokumentacja
niearchiwalna podlega zniszczeniu na podstawie sporządzonego
protokołu zniszczenia.
Protokół
Zniszczenia to dodatkowy dokument, który sporządza komisja
fizycznie niszcząca zakwalifikowane w procesie brakowania
dokumenty. Nie ma przeciwwskazań, aby w skład tej komisji
wchodziły te same osoby, które kwalifikowały przedmiotowe
materiały do brakowania. Protokół zniszczenia akceptuje
pisemnie kierownik jednostki organizacyjnej. Dopiero po
akceptacji, komisja może przystąpić do ostatecznego
zniszczenia dokumentów poprzez spalenie lub pocięcie w
niszczarce, potwierdzając tą czynność swoimi podpisami w
protokole. Protokół zniszczenia archiwizuje się w
kancelarii.
Sieć archiwów
państwowych
·
Archiwum Główne Akt Dawnych
·
Archiwum Akt Nowych
·
Narodowe
Archiwum Cyfrowe
·
Archiwum Państwowe w Białymstoku
Oddział w Łomży
·
Archiwum Państwowe w Bydgoszczy
Oddział w Inowrocławiu
·
Archiwum Państwowe w Częstochowie
·
Archiwum Państwowe w Gdańsku
Oddział w Gdyni
·
Archiwum
Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim
·
Archiwum Państwowe w Kaliszu
·
Archiwum Państwowe w Katowicach
Oddział w Bielsku-Białej
Oddział w Cieszynie
Oddział w Gliwicach
Oddział w Pszczynie
Oddział w Raciborzu
·
Archiwum Państwowe w Kielcach
Oddział w Sandomierzu
·
Archiwum Państwowe w Koszalinie
Oddział w Słupsku
Oddział w Szczecinku
·
Archiwum Narodowe w Krakowie
Oddział w Bochni
Oddział w Nowym Sączu
Oddział w Tarnowie
Ekspozytura w Nowym Targu
Ekspozytura w Spytkowicach
·
Archiwum Państwowe w Lesznie
·
Archiwum Państwowe w Lublinie
Oddział w Chełmie
Oddział w Kraśniku
Oddział w Radzyniu Podlaskim
·
Archiwum Państwowe w Łodzi
Oddział w Sieradzu
·
Archiwum
Państwowe w Malborku
·
Archiwum
Państwowe w Olsztynie
·
Archiwum
Państwowe w Opolu
·
Archiwum Państwowe w Piotrkowie
Trybunalskim
Oddział w Tomaszowie Mazowieckim
·
Archiwum Państwowe w Płocku
Oddział w Kutnie
Oddział w Łęczycy
·
Archiwum Państwowe w Poznaniu
Oddział w Gnieźnie
Oddział w Koninie
Oddział w Pile
·
Archiwum Państwowe w Przemyślu
·
Archiwum Państwowe w Radomiu
·
Archiwum Państwowe w Rzeszowie
Oddział w Sanoku
·
Archiwum Państwowe w Siedlcach
·
Archiwum Państwowe w Suwałkach
Oddział w Ełku
·
Archiwum Państwowe w Szczecinie
Oddział w Międzyzdrojach
Oddział w Stargardzie
Ekspozytura w Strzemielu
·
Archiwum Państwowe w Toruniu
Oddział we Włocławku
·
Archiwum Państwowe w Warszawie
Oddział w Grodzisku Mazowieckim
Oddział w Łowiczu
Oddział w Mławie
Oddział w Otwocku
Oddział w Pułtusku
Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej
·
Archiwum Państwowe we Wrocławiu
Oddział w Bolesławcu
Oddział w Jeleniej Górze
Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim
Oddział w Legnicy
·
Archiwum
Państwowe w Zamościu
·
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze
©
Opracował:
mgr inż. Marek ANZEL
|
