Dz.U.2006.206.1517

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI 1)

z dnia 30 października 2006 r.

w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

 

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:
 

§ 1.

Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.
 

§ 2.

1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
 

2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:
 

1) identyfikator — jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
 

2) twórca — podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
 

3) tytuł — nazwa nadana dokumentowi;
 

4) data — data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
 

5) format — nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
 

6) dostęp — określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
 

7) typ — określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);


8) relacja — określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;


9) odbiorca — podmiot, do którego dokument jest adresowany;

10) grupowanie — wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;


11) kwalifikacja — kategoria archiwalna dokumentu;


12) język — kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;


13) opis — streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;


14) uprawnienia — wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.


3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
 

4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
 

5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.
 

§ 3.

1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych określonych w § 2 ust. 2 pkt 1—7.


2. Wartości metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8—14, podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.
 

§ 4.

Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.
 

§ 5.

Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
 

§ 6.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

 

 

---------------------------------------------

1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).