Dz. Urz. MFIN nr ? z 2006 r.

ZARZĄDZENIE NR 15

MINISTRA FINANSÓW

z dnia 10 lipca 2006r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu finansów


Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:


ROZDZIAŁ 1.
PRZEPISY OGÓLNE


§ 1
1. Przepisy zarządzenia stosuje się w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Finansów.
2. Zarządzenie określa szczególne sposoby organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) urządzeniach kancelaryjnych - należy przez to rozumieć książki, dzienniki, rejestry i pieczęcie służące do ewidencjonowania dokumentów i materiałów niejawnych;
2) inspektorze bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej - należy przez to rozumieć pracownika pionu ochrony, o którym mowa w art. 64 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą";
3) komórce wywiadu skarbowego - należy przez to rozumieć komórkę utworzoną w celu realizacji zadań określonych w rozdziale 4 ustawy z 28 września 1991r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2004r. Nr 8. poz. 65, z późn. zm.);
4) komórce wywiadu celnego - należy przez to rozumieć komórkę utworzoną w celu realizacji zadań określonych w zał. nr 1 do zarządzenia Nr 8 Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie nadania statutów izbom celnym i urzędom celnym (Dz. Urz. Min. Fin. z 2004r. Nr 4, poz. 21, z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2004r. w sprawie wyodrębnionych komórek organizacyjnych administracji celnej, których funkcjonariusze celni, wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze (Dz. U. Nr 269, poz. 2669 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 71).


ROZDZIAŁ 2
SZCZEGÓLNY SPOSÓB ORGANIZACJI KANCELARII TAJNYCH


§ 3
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której są wytwarzane, przetwarzane, przesyłane lub przechowywane dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne" lub stanowiące tajemnicę państwową, jest obowiązany, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1, do utworzenia kancelarii tajnej, zwanej dalej „kancelarią".

2. Kancelarią kieruje kierownik, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej „pełnomocnikiem ochrony".

3. W przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej występuje niewielka liczba dokumentów i materiałów, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony, może wyznaczyć kierownika kancelarii spośród pracowników jednostki organizacyjnej, posiadających stosowne poświadczenie bezpieczeństwa. Pracownik ten wykonuje obowiązki kierownika kancelarii niezależnie od swoich dotychczasowych obowiązków.

4. Pracownik, o którym mowa w ust. 3, w zakresie obowiązków kierownika kancelarii podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

5. W uzasadnionych przypadkach w jednostce organizacyjnej oraz jej oddziałach zamiejscowych można utworzyć oddziały kancelarii; kierownik kancelarii nadrzędnej jednostki organizacyjnej jest obowiązany do koordynowania prac tych oddziałów.

6. W jednostce organizacyjnej (w oddziale zamiejscowym jednostki organizacyjnej), w której funkcjonuje komórka wywiadu skarbowego lub wywiadu celnego, do jej obsługi można utworzyć oddział kancelarii.

7. Pracownika do kierowania oddziałem kancelarii, o którym mowa w ust. 5 i 6, wyznacza kierownik jednostki organizacyjnej spośród pracowników tej komórki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej lub ośrodka zamiejscowego, do obsługi których oddział ten został powołany. Pracownik ten - w zakresie pracy kancelarii, podlega kierownikowi kancelarii.

8. Dla oddziałów kancelarii, o których mowa w ust. 5 i 6, zakłada się oddzielne rejestry i urządzenia kancelaryjne, o których mowa w § 10.

§ 4
1. W jednostkach organizacyjnych, w których występuje niewielka liczba dokumentów i materiałów niejawnych można nie tworzyć kancelarii, obsługę w zakresie ewidencjonowania, przechowywania i przesyłania tych dokumentów i materiałów zapewnia kancelaria nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

2. Decyzję o objęciu obsługą w zakresie ewidencjonowania, przechowywania i przesyłania materiałów niejawnych jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, na wniosek jej kierownika, podejmuje kierownik nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dla obsługiwanych jednostek organizacyjnych zakłada się odrębne urządzenia kancelaryjne, ale rejestruje je we wspólnym rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek.

§ 5
1. Bezpośredni nadzór nad pracą kancelarii i oddziałów kancelarii sprawuje pełnomocnik ochrony.

2. Pełnomocnik ochrony przeprowadza okresową kontrolę stanu ochrony urządzeń kancelaryjnych, o których mowa w § 10, oraz dokumentów i materiałów niejawnych, a także prawidłowości obiegu i zabezpieczenia dokumentów w jednostce organizacyjnej.

3. Pełnomocnik ochrony może przeprowadzać w każdym czasie kontrole doraźne stanu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym również przestrzegania zasad ochrony materiałów niejawnych przez pracowników, którym kancelaria wydała takie materiały.

4. Wyniki kontroli okresowej i doraźnej przedstawia się w formie protokołu pokontrolnego kierownikowi jednostki organizacyjnej.

§ 6
1. Do obowiązków kierownika kancelarii i pracownika wyznaczonego do prowadzenia oddziału kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad ewidencją dokumentów i materiałów niejawnych oraz nad poprawnością ich sporządzania i wykonywania w jednostce organizacyjnej lub komórkach organizacyjnych;
2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów i materiałów niejawnych upoważnionym osobom, posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa;
3) przedkładanie adresatom otrzymywanej korespondencji niejawnej, zgodnie z dekretacją uprawnionej osoby;
4) egzekwowanie zwrotu korespondencji niejawnej;
5) odbiór dokumentów i materiałów niejawnych od osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy lub przeniesiono na inne stanowisko służbowe;
6) nadzór nad pakowaniem i doręczaniem przesyłek zawierających dokumenty i materiały niejawne;
7) prowadzenie i systematyczne aktualizowanie, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, wykazów pracowników jednostki organizacyjnej upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych, według klauzul tajności;
8) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami i materiałami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom;
9) przeprowadzanie, co najmniej raz w roku, okresowej kontroli zgodności stanu faktycznego dokumentów i materiałów z ich stanem ewidencyjnym w kancelarii; przeprowadzenie kontroli należy odnotować w odpowiednich dziennikach korespondencji i ewidencji;
10) dokonywanie skreśleń i adnotacji na pismach, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, na podstawie jej dekretacji lub pisma;
11) przygotowywanie oraz przekazywanie dokumentacji niejawnej do archiwum.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej, po uzyskaniu opinii pełnomocnika ochrony, może powierzyć kierownikowi kancelarii wykonywanie innych zadań, niezwiązanych bezpośrednio z czynnościami kancelaryjnymi, o ile nie spowoduje to utrudnień w wykonywaniu przez niego obowiązków określonych w ust. 1.

§ 7
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii lub pracownika wyznaczonego do prowadzenia oddziału kancelarii sporządza się w obecności pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przyjmującej obowiązki kierownika, w dwóch egzemplarzach, protokół zdawczo-odbiorczy. Jeden egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, drugi u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii lub pracownika oddziału kancelarii, jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, a w razie braku pracownika kancelarii, jej prowadzenie powierza się protokolarnie pracownikowi jednostki organizacyjnej oddelegowanemu do prowadzenia kancelarii, posiadającemu stosowne poświadczenie bezpieczeństwa. Pracownik ten na czas wykonywania swoich obowiązków podlega pełnomocnikowi ochrony.

3. W przypadku likwidacji kancelarii lub oddziału kancelarii, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, a jeden egzemplarz protokółu z przekazania materiałów niejawnych i urządzeń kancelaryjnych przechowuje się w kancelarii nadrzędnej jednostki organizacyjnej, a drugi u pełnomocnika ochrony. Protokół podpisują kierownik lub pracownik wyznaczony do prowadzenia likwidowanej kancelarii (oddziału kancelarii) i kierownik kancelarii nadrzędnej jednostki organizacyjnej przyjmujący materiały niejawne i urządzenia kancelaryjne.


ROZDZIAŁ 3.
ZASADY STOSOWANIA ŚRODKÓW OCHRONY FIZYCZNEJ


§ 8

1. Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania:

1) być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa, w miarę możliwości na piętrze z wyłączeniem poddaszy;
2) ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm;
3) drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą przechowywane dokumenty lub materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, drzwi należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270;
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na 150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na włamanie nie mniejszą niż krata;
5) okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz.

2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-ĘN-12320.

3. W przypadku innego usytuowania okien, niż określone w ust. 1 pkt 4, okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą niż siatka.

4. W pomieszczeniach kancelarii, w których są przechowywane dokumenty oznaczone klauzulą „ściśle tajne" lub „tajne", powinny być ponadto zainstalowane co najmniej:

1) system sygnalizacji pożarowej;
2) system sygnalizacji włamania i napadu;
3) systemy nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii - w przypadku przechowywania w kancelarii dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne".

5. Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny odpowiadać co najmniej klasie SA 3 według Polskiej Normy PN-93 E-08390/14.

6. W kancelarii można wydzielić pomieszczenie lub miejsce - czytelnię, w którym osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą zapoznawać się z materiałami niejawnymi.

7. Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór ze strony pracowników kancelarii.

8. W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.

9. W zależności od nadanej klauzuli tajności, dokumenty lub materiały należy przechowywać:

1) „poufne" - w szafach stalowych klasy A;
2) „tajne" - w szafach stalowych klasy B;
3) „ściśle tajne" - w szafach stalowych klasy C.

10. Dokumenty lub materiały mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w znajdujących się wewnątrz kancelarii pomieszczeniach spełniających następujące wymagania, w zależności od nadanej tym dokumentom i materiałom klauzuli tajności:

1) „poufne" - odpowiadające co najmniej klasie 0 odporności na włamanie według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
2) „tajne" - odpowiadające co najmniej klasie 1 odporności na włamanie według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
3) „ściśle tajne" - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1.

11. Drzwi do pomieszczeń, o których mowa w ust. 10 pkt 3, zabezpiecza się dodatkowo odpowiednim zamkiem szyfrowym.

12. Wymagania techniczne urządzeń do ochrony dokumentów i materiałów, o których mowa w ust. 9, 10 i 11, mają być zgodne z określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741).

13. Dokumenty i materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności są przechowywane w odrębnych szafach lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów.

14. Dokumenty i materiały, o których mowa w ust. 13, mogą być przechowywane w jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia w sposób umożliwiający osobne zamknięcie. W takim przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełniać wymagania odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w nich dokumentów lub materiałów.

15. Kierownik jednostki organizacyjnej lub inna upoważniona przez niego osoba mogą wyrazić pisemną zgodę na przechowywanie dokumentów poza pomieszczeniami kancelarii, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów.

16. Szafy na dokumenty plombuje się, po zakończeniu pracy, pieczęcią odciskową (referentką).

17. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

18. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa plan ochrony informacji niejawnych.

19. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 18, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

20. Zasady określone w ust. 17-19 obowiązują odpowiednio w stosunku do innych pomieszczeń, w których są przechowywane dokumenty lub materiały, oraz osób za te pomieszczenia odpowiedzialnych.

21. Pomieszczenie, o którym mowa w ust. 6, może być wyposażone w urządzenia do zapoznawania się z informacjami niejawnymi zapisanymi na elektromagnetycznych i optycznych nośnikach informacji oraz lokalny system teleinformatyczny, umożliwiający przetwarzanie informacji niejawnych, utrwalonych na nośnikach elektronicznych.

22. Wykonanie, instalacja oraz eksploatacja systemu, o którym mowa w ust. 21, mają być zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

23. Eksploatacja systemu, o którym mowa w ust. 21, odbywa się pod nadzorem właściwego administratora systemu, a zgodność funkcjonowania systemu z aktualnymi szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa kontroluje na bieżąco inspektor bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.

§ 9
Materiały niejawne o dużych gabarytach można przechowywać w odrębnych pomieszczeniach spełniających wymogi bezpieczeństwa przewidziane dla kancelarii.


ROZDZIAŁ 4
OBIEG INFORMACJI NIEJAWNYCH


§ 10
1. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty i materiały niejawne, oznaczone klauzulami „ściśle tajne", „tajne" i „poufne" i prowadzi, według potrzeb, następujące urządzenia kancelaryjne:

1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek;
2) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą „ściśle tajne", „tajne" i „poufne";
3) karty zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową;
4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych;
5) wykaz przesyłek nadanych;
6) dziennik korespondencji;
7) książkę ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej;
8) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych.

2. W kancelarii mogą być prowadzone inne pomocnicze urządzenia kancelaryjne, usprawniające jej funkcjonowanie.

3. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 - 5, mają być zgodne z wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 2 i 4 - 7 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych.

4. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 - 8, określają załączniki nr 1 - 3 do niniejszego zarządzenia.

5. W kancelarii może być stosowany Dziennik Korespondencyjny, którego wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych.

6. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „zastrzeżone".

§ 11
1. Podstawowe zasady przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów i dokumentów niejawnych mają być zgodne z zasadami określonymi przez rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650).

2. Przesyłki z dokumentami i materiałami, zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub tajemnicę służbową oznaczone klauzulą „poufne", przyjmuje się za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub na wykazie przesyłek nadanych, przy czym pokwitowanie obejmuje również odciśnięcie pieczęci i wpisanie daty wpływu do jednostki organizacyjnej.

3. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

1) prawidłowość adresu;
2) całość pieczęci i opakowania;
3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;
4) zgodność numeru na przesyłce z numerem w wykazie przesyłek nadanych lub w książce doręczeń.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii, kwitujący odbiór przesyłki, sporządza, wraz z doręczającym, protokół uszkodzenia i przekazuje go nadawcy, kierownikowi jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi - jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek.

5. Po otwarciu przesyłki:

1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wymienionym na niej numerom ewidencyjnym;
2) ustala się, czy liczba stron pisma przewodniego i załączników oraz ilość załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach.

6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 4, oraz niezgodności zawartości przesyłki ze stanem ewidencyjnym, kierownik kancelarii informuje o nich pełnomocnika ochrony i wyjaśnia nieprawidłowości z nadawcą.

§ 12
1. Kierownik kancelarii lub uprawniony pracownik rejestruje przyjęte dokumenty:

1) oznaczone klauzulą „ściśle tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne";
2) oznaczone klauzulą „tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „tajne";
3) oznaczone klauzulą „poufne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne".

2. Zaewidencjonowanie korespondencji otrzymanej polega na wpisaniu:

1) w dzienniku korespondencji:

a) kolejnego numeru,
b) daty wpływu i innych danych ewidencyjnych dokumentu zgodnie z obowiązującymi pozycjami dziennika;

2) na pierwszej stronie dokumentu na odcisku pieczęci wpływowej:

a) numeru ewidencyjnego dokumentu, którym jest liczba porządkowa (poprzedzona cyframi „00" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „ściśle tajne"; cyfrą „0" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „tajne"; literami „Pf' - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne" i oddzielona od tego numeru myślnikiem) kolejnej pozycji w dzienniku korespondencji,
b) daty ewidencji zgodnej z zapisem w dzienniku korespondencji,
c) liczby stron dokumentu i liczby załączników oraz liczby stron załączników.

3. Jeśli jest mata ilość dokumentów dopuszcza się prowadzenie jednego wspólnego dziennika korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami wymienionymi w ust. 1.

4. Dla każdego dokumentu zawierającego informacje niejawne, oznaczone klauzulami „ściśle tajne" i „tajne", z chwilą zarejestrowania w odpowiednim dzienniku, zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu lub przechowuje w oddzielnej teczce.

5. Do zbioru dokumentów załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.

6. Dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle tajne" i „tajne" kierownik kancelarii udostępnia w pomieszczeniach kancelarii upoważnionym pracownikom jednostki organizacyjnej.

7. Kancelaria może wydać dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle tajne" i „tajne" pracownikom, którzy zapewniają przechowywanie dokumentów zgodnie z wymaganiami i uzyskali pisemną zgodę kierownika jednostki organizacyjnej na przechowywanie dokumentów na czas niezbędny dla załatwienia sprawy.

8. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą „ściśle tajne" i "tajne" może nastąpić jedynie po sprawdzeniu przez pracownika kancelarii w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, czy pracownik jest upoważniony do dostępu do informacji oznaczonych określoną klauzulą tajności lub został pisemnie upoważniony do dostępu do określonych informacji niejawnych przez Ministra Finansów w trybie art. 49 ust. 1 ustawy.

9. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą „ściśle tajne" i "tajne" pracownik kancelarii każdorazowo odnotowuje w odpowiednim urządzeniu kancelaryjnym, w tym również w karcie zapoznania się z dokumentem lub materiałem.

10. Kancelaria wydaje dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle tajne" i „tajne" do załatwienia w godzinach pracy, wyłącznie tym pracownikom, którzy:

1) mają możliwość pracy z nimi bez wglądu osób trzecich;
2) mogą przechowywać je w szafach, o których mowa w § 8 ust. 9.

11. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne" kancelaria przekazuje upoważnionym pracownikom, po sprawdzeniu w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, na czas niezbędny do załatwienia sprawy za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji lub w książce doręczeń przesyłek miejscowych.

12. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą „poufne" może nastąpić jedynie po sprawdzeniu przez pracownika kancelarii w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, czy pracownik jest upoważniony do dostępu do informacji oznaczonych tą klauzulą tajności lub został pisemnie upoważniony do dostępu do określonych informacji niejawnych przez kierownika jednostki organizacyjnej w trybie art. 49 ust. 2 ustawy.

13. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą „ściśle tajne", „tajne" oraz „poufne", osobie, która jest pracownikiem resortu finansów i nie figuruje w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, a posiada odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, może nastąpić po pisemnym upoważnieniu przez adresata dokumentu oraz sprawdzeniu poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych.

14. Dopuszcza się przekazywanie dokumentów (materiałów) niejawnych poza kancelarię, na czas dłuższy niż określony w pkt 7 i 10, w przypadku obiegu dokumentów związanych z działalnością komórek wywiadu skarbowego i celnego, pod warunkiem zapewnienia wymagań określonych w § 8 i pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej. Obieg tych dokumentów następuje za pośrednictwem Kancelarii tajnej i stosownie do obowiązujących przepisów obiegu informacji niejawnych.

§ 13
1. Nadawca może oznaczyć przesyłkę „do rąk własnych", co oznacza że musi być ona dostarczona adresatowi bez otwierania w kancelarii.

2. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych „Do rąk własnych", wpisując do dziennika korespondencji na podstawie danych z opakowania przesyłki, nadawcę, numer i datę wpływu pisma; w rubryce „Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona „Do rąk własnych".

3. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności, osobie pisemnie przez niego upoważnionej do odbioru - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.

4. Zatrzymanie przez adresata przesyłki, o której mowa w ust. 1, odnotowuje się w dzienniku korespondencji, w rubryce „Uwagi".

5. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych" zwraca się, po wykorzystaniu, do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym, w zależności od decyzji adresata oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w dzienniku korespondencji.

6. Przy zwrocie do kancelarii przesyłki otwartej, na pierwszej stronie dokumentu kierownik lub pracownik kancelarii nanosi dane ewidencyjne, o których mowa w ust. 3, oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w dzienniku korespondencji i ewidencji.

§ 14
Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy doręcza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych odnotowuje się godzinę doręczenia.

§ 15
1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę wpisuje się jako kolejną pozycję do właściwego dziennika korespondencji.

2. Zapisów w dziennikach korespondencji i ewidencji dokonuje się atramentem lub tuszem koloru niebieskiego lub czarnego, a zmiany zapisów w tych dziennikach - kolorem czerwonym, umieszczając datę i czytelny podpis dokonującego zmiany.

3. Wycieranie i zamazywanie zapisów w dziennikach korespondencji i ewidencji jest zabronione.

4. Każdy zakończony rok kalendarzowy w dzienniku korespondencji i innych urządzeniach ewidencyjnych kancelarii należy podkreślić i opisać poprzez podanie: na jakiej pozycji dany rok zakończono, datę i czytelny podpis kierownika kancelarii oraz odcisk pieczęci „Do pakietów".

§ 16
1. Dokumenty i materiały, zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową, wytwarza się w kancelarii lub w obrębie właściwych stref bezpieczeństwa.

2. Sporządzanie i wykonywanie dokumentów zawierających informacje niejawne oraz przetwarzanie informacji niejawnych, w przypadku wykorzystywania elektronicznych nośników informacji, może odbywać się tylko w systemach i sieciach teleinformatycznych do przetwarzania informacji niejawnych, które uzyskały akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego właściwej służby ochrony państwa. W przypadku braku takich systemów materiały niejawne należy wytwarzać ręcznie lub z wykorzystaniem mechanicznych maszyn piszących.

3. Dokumenty i materiały, zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową lub tajemnicę służbową oznaczone klauzulą „poufne", wytwarza się z wykorzystaniem zarejestrowanych w kancelarii: brulionu, pojedynczych arkuszy papieru, nośnika do zapisu informacji w postaci cyfrowej, dysku optycznego lub innego elektronicznego nośnika danych.

4. Pracownik sporządzający projekt dokumentu niejawnego jest obowiązany do pobrania za pokwitowaniem z kancelarii - elektronicznego, (elektromagnetycznego, optycznego) nośnika informacji lub brulionu albo kartek papieru i pomocniczych materiałów kancelaryjnych, takich jak: taśma maszynowa, kalka maszynowa itp.

5. Dopuszcza się przechowywanie zarejestrowanych w kancelarii elektronicznych nośników informacji, o których mowa w ust. 4, na stanowisku systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych. W takim przypadku upoważnionym pracownikom sporządzającym materiały niejawne wydaje je za pokwitowaniem inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego tego systemu.

6. Materiały, o których mowa w ust. 4 i 5, rejestruje się w urządzeniu kancelaryjnym, o którym mowa w § 10 ust. 1 pkt 8.

7. Wykonanie kserokopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia z dokumentu niejawnego nadesłanego wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej.

8. Wykonanie kserokopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia z dokumentu niejawnego wytworzonego w danej komórce organizacyjnej wymaga zgody kierownika tej komórki organizacyjnej.

9. Kserokopie z dokumentów niejawnych zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową oraz oznaczonych klauzulą „poufne" wolno wykonywać, po uzyskania zgody, o której mowa w ust. 7 i 8, wyłącznie w:

1) w Ministerstwie Finansów w pionie pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych lub w Wydziale Poligrafii w obecności uprawnionego pracownika pionu ochrony informacji niejawnych;
2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych resortu finansów w specjalnie wyznaczonym pomieszczeniu i pod nadzorem kierownika kancelarii lub pracownika oddziału kancelarii.

10. Każdy wykonany dokument, kopia, odpis lub wyciąg, który zawiera informacje niejawne, powinien bezpośrednio po wykonaniu zostać zarejestrowany w odpowiednim dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

§ 17
1. Dokumenty ostatecznie załatwionej sprawy oraz karty zapoznania się z dokumentem wszywa się do teczki, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, i całość kwalifikuje według dokumentu o najwyższej klauzuli tajności, spośród znajdujących się w teczce, a do całego zbioru dokumentów (teczki) dokłada się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.

2. Karty zapoznania się z dokumentem, odłączone od dokumentów wysłanych lub zniszczonych, przechowuje się w odrębnej teczce.

3. Dokumenty, materiały oraz zbiory dokumentów dotyczące spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w kancelarii tajnej nie dłużej niż 2 lata. Po upływie tego okresu przekazuje się je do archiwum zakładowego lub składnicy akt, spełniających wymogi bezpieczeństwa odpowiednie dla ich klauzuli tajności, jeżeli jednostka organizacyjna takim dysponuje.

4. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie ma odpowiedniego archiwum zakładowego lub składnicy akt, dokumenty, materiały i zbiory tych dokumentów są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich ochronę odpowiednio do przyznanej im klauzuli tajności.

5. Zasady brakowania i archiwizowania dokumentów regulują odrębne przepisy.

§ 18
1. Materiały robocze, zawierające informacje niejawne, w tym materiały pomocnicze i zużyte, które utraciły swoje praktyczne znaczenie (w szczególności projekty dokumentów, zbędne kopie i egzemplarze, wadliwe wydruki dokumentów), podlegają bieżącemu niszczeniu przez osobę sporządzającą taki materiał i pracownika kancelarii na podstawie decyzji osoby sporządzającej dokument. Zniszczenie materiału odnotowuje się wpisem do odpowiedniego dziennika ewidencji, przy czym wymagane jest złożenie czytelnego podpisu przez osobę decydującą o zniszczeniu materiału oraz kierownika kancelarii lub pracownika kancelarii albo pracownika oddziału kancelarii.

2. Zniszczenie kopii (dokumentów powielonych własnych) należy odnotować także na dokumencie, z którego kopię wykonano.

3. Do zniszczenia dokumentów i materiałów niejawnych, które utraciły swoje znaczenie i nie podlegają trwałemu przechowywaniu, kierownik jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony, powołuje komisję, która umieszcza w protokole wykaz dokumentów zakwalifikowanych do zniszczenia.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej zezwalając na zniszczenie wymienionych w nim dokumentów (wzór protokółu zniszczenia określa załącznik nr 4 do zarządzenia).

5. W skład komisji, o której mowa w ust. 3, powołuje się pracowników posiadających poświadczenia bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą, jaką posiadają niszczone dokumenty i materiały.

6. Zniszczenie dokumentów i materiałów, o których mowa w ust. 3, potwierdzone protokołem zniszczenia, odnotowuje się w dzienniku ewidencji lub korespondencji, w którym zniszczone dokumenty i materiały były zaewidencjonowane, wpisując numer protokołu zniszczenia i jego datę.

7. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 4, podlega zarejestrowaniu, jako dokument wchodzący jawny, i jest przechowywany w aktach kancelarii jako dokument kategorii A.

8. Dokumenty i materiały niejawne powinny być niszczone w warunkach zabezpieczających zachowanie tajemnicy, w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych w nich wiadomości; sposób zniszczenia informacji niejawnych, zapisanych na elektronicznych nośnikach, powinien gwarantować ich nieodwracalne usunięcie.

9. Elektroniczne (elektromagnetyczne, optyczne) nośniki informacji, używane do przetwarzania informacji niejawnych, nie mogą być użytkowane wtórnie przez innego użytkownika.


ROZDZIAŁ 5.
PRZEPISY KOŃCOWE


§ 19
1. Pomieszczenia kancelarii, utworzone przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, należy dostosować do określonych w nim wymagań w terminie 3 lat od dnia jego wejścia w życie.

2. Dopuszcza się stosowanie rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156 oraz z 2003r. Nr 17, poz. 156) - do czasu jego pełnego wykorzystania.

§ 20
Traci moc Zarządzenie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2002r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 21
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.




ZAŁĄCZNIKI (dostępne na CD)

Załącznik nr 1 - Książka ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej /wzór/

Załącznik nr 2 - Dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych /wzór/

Załącznik nr 3 - Dziennik korespondencji /wzór/

Załącznik nr 4 - Protokół zniszczenia dokumentów /wzór/