Na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się,
co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) metodę klasyfikowania i metody kwalifikowania dokumentacji;
2) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych;
3) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji;
6) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania
materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych;
7) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych;
8) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
9) właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w pkt 7 i 8, w
tym właściwość archiwów państwowych dla naczelnych i centralnych organów
władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek
organizacyjnych, a także dla rodzajów przejmowanych materiałów archiwalnych.
§ 2.
1. Na podstawie obowiązującego organ lub jednostkę organizacyjną jednolitego
rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, lub kwalifikatora
dokumentacji dokonuje się:
1) klasyfikowania dokumentacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust.
1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach, zwanej dalej „ustawą”;
2) kwalifikowania dokumentacji skutkującego przypisaniem tej dokumentacji
oznaczeń kategorii archiwalnych.
2. Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze
opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego albo organ, o którym mowa w
art. 19 ustawy.
3. Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej
albo z urzędu i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum
państwowego albo archiwum wyodrębnionego.
4. Wniosek o wydanie opinii zawiera w szczególności:
1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinię;
2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja ma
podlegać kwalifikacji na podstawie opinii;
3) charakterystykę dokumentacji przez określenie jej rodzajów, typów oraz
tematyki;
4) informację o rocznych datach skrajnych wytworzonej dokumentacji;
5) dotychczasową podstawę kwalifikowania lub informację o jej braku.
5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnych określa załącznik nr 1 do
rozporządzenia.
6. Jeżeli przepisy szczególne tak stanowią, dopuszcza się inne niż określone
w załączniku nr 1 do rozporządzenia sposoby liczenia okresów przechowywania
dokumentacji.
§ 3.
1. Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału
dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a
maksymalnie z dziesięciu klas.
2. Podział, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony aż do utworzenia klasy
końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się
dokumentację bez wymogu jej rejestracji.
3. Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.
4. Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego.
Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu
dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.
5. Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu
cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr
od „0000” do „9999”;
5) dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„00000” do „99999”;
6) dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr
od „000000” do „999999”;
7) dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr
od „0000000” do „9999999”;
8) dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„00000000” do „99999999”;
9) dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem
cyfr od „000000000” do „999999999”;
10) dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony
zbiorem cyfr od „0000000000” do „9999999999”.
6. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od
podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej.
7. Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego
rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.
8. W wykazie akt:
1) pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi,
administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;
2) piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do
których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.
9. Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych
symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz ze wzorem budowy wykazu akt
określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego
sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas niż określony w
ust. 8 i 9.
§ 4.
1. Kwalifikator dokumentacji tworzy się dla określonego rodzaju
dokumentacji, w szczególności technicznej, geologicznej, geodezyjnej lub
kartograficznej.
2. Na kwalifikator dokumentacji składa się zestaw typów dokumentacji lub jej
wykaz przedmiotowy, oznaczonych kategorią archiwalną, który odnosi się do co
najmniej jednej klasy z wykazu akt.
3. Wzór budowy kwalifikatora dokumentacji określa załącznik nr 3 do
rozporządzenia.
§ 5.
1. Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną
do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem
archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej,
zwanym dalej „kierownikiem jednostki”, przy uwzględnieniu standardów
porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
2. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania
materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych
określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.
§ 6.
1. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego
o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich
przekazania, podając dane o:
1) nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne
wytworzyła i zgromadziła;
2) zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem
działania pod daną nazwą;
3) zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej;
4) podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;
5) podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki
organizacyjnej;
6) właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej;
7) systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;
8) systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był
to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;
9) składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne,
i jego rozmiarze;
10) składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone
materiały archiwalne, i jego rozmiarze;
11) wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą materiały
archiwalne;
12) rodzajach materiałów archiwalnych;
13) rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwy dla danego
rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach
archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących;
14) stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych
dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub
konserwacji właściwej;
15) stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.
2. W przypadku niemożliwości podania danych, o których mowa w ust. 1,
kierownik jednostki udziela stosownych pisemnych wyjaśnień.
3. Danych, o których mowa w ust. 1, nie podaje się podczas kolejnego
przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jeżeli od
ostatniego przekazania nie uległy one zmianie.
§ 7.
1. W trakcie trwania lub po zakończeniu czynności porządkowania,
ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
właściwe archiwum państwowe może sprawdzić stan materiałów archiwalnych,
dokonując ich ekspertyzy archiwalnej.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących sposobu
porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia przekazywanych
materiałów archiwalnych dyrektor właściwego archiwum państwowego może
odmówić ich przyjęcia do momentu wprowadzenia odpowiednich zmian i poprawek,
dokonanych w terminie uzgodnionym między kierownikiem jednostki a dyrektorem
tego archiwum.
§ 8.
1. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego
o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczenia materiałów archiwalnych, przedstawiając ewidencję tych
materiałów.
2. Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki odbywa się
na podstawie zaakceptowanej przez dyrektora właściwego archiwum państwowego
ewidencji tych materiałów archiwalnych.
3. Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki następuje
w terminie uzgodnionym z dyrektorem właściwego archiwum państwowego oraz
miejscu wskazanym przez tego dyrektora.
4. Archiwum państwowe potwierdza przyjęcie materiałów archiwalnych w
terminie uzgodnionym przez strony, nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia
przekazania materiałów archiwalnych.
§ 9.
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika
jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego,
który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie
występują materiały archiwalne.
2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:
1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody
na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja
niearchiwalna jest brakowana;
3) podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej;
4) określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja
niearchiwalna;
5) informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej;
6) informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy
dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach
archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących;
7) oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej
oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub
jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku
ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich
zadania lub kompetencje.
3. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma
podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc.
4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:
1) pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie
zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2) pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja
niearchiwalna jest brakowana;
3) datę i miejsce sporządzenia spisu;
4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;
5) dla każdej pozycji spisu informację o:
a) liczbie porządkowej,
b) oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli
było stosowane,
c) sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis
powstał z natury,
d) tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być
złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się
łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,
e) określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w
obrębie pozycji spisu,
f) liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,
g) uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika,
informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o
większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.
§ 10.
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić wyrażenia zgody na
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają
wymogów, o których mowa w § 9, wskazując jednocześnie przyczyny od-mowy oraz
wydając odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana
kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§ 11.
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury
brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi
wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą
dokumentacją.
§ 12.
Zgoda dyrektora właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej zawiera w szczególności:
1) informację o wniosku, którego dotyczy zgoda;
2) charakterystykę dokumentacji zawartej we wniosku (rodzaj dokumentacji,
okres, z jakiego pochodzi dokumentacja, rozmiar wyrażony w sposób właściwy
dla danego rodzaju dokumentacji);
3) potwierdzenie, że dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych;
4) informacje o dokumentacji wyłączonej z brakowania.
§ 13.
1. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego są właściwe w sprawach
przejmowania materiałów archiwalnych i wyrażania zgody na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej organów i jednostek organizacyjnych, w tym
naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych
centralnych jednostek organizacyjnych, mających siedzibę na obszarze
działania archiwum państwowego.
2. Właściwość archiwów państwowych niemających charakteru centralnego w
sprawach, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.
§ 14.
Archiwum Główne Akt Dawnych jest właściwe w zakresie przejmowania akt stanu
cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. między
Rzecząpospolitą Polską i Związkiem Socjalistycznych Republik Radzieckich o
polsko-radzieckiej granicy państwowej (Dz. U. z 1947 r. Nr 35, poz. 167)
pozostał w granicach Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich.
§ 15.
Narodowe Archiwum Cyfrowe jest właściwe w zakresie przejmowania materiałów
archiwalnych oraz wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
powstałej w wyniku działalności jednostek organizacyjnych powołanych do
wytwarzania dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej, utrwalających
działalność podstawową w formie foto-graficznej oraz audiowizualnej i
gromadzących takie materiały archiwalne celowo, mających siedzibę w
Warszawie.
§ 16.
Archiwum Akt Nowych jest właściwe w zakresie przejmowania materiałów
archiwalnych oraz wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych
centralnych jednostek organizacyjnych, których siedziba mieści się w
Warszawie.
§ 17.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2015 r.
ZAŁĄCZNIKI /dostępne na CD - szczegóły w dziale
STREFA/
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje
działem administracji rządowej – kultura i ochrona dziedzictwa narodowego,
na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22
września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. poz. 1258).
