Dz.Urz.MON.2017.226

ZARZĄDZENIE Nr 58/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 11 grudnia 2017 roku 

w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

   

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 935) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.
Zarządzenie określa:
1) sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych komórek odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, z wyłączeniem kancelarii kryptograficznych oraz stacji kryptograficznych;
2) podstawowe zadania kierownika kancelarii oraz innej niż kancelaria komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych;
3) wzory urządzeń ewidencyjnych;
4) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych;
5) ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych.

§ 2.
Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa – ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 935);
2) dekretacja – adnotację umieszczoną na materiale lub do niego dołączoną, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby sporządzającej, w tym w elektronicznym obiegu dokumentów, zawierającą wskazanie wykonawcy, wyznaczonego do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
3) elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – proces rejestrowania, przechowywania, obiegu, udostępniania i wytwarzania dokumentów w postaci elektronicznej, realizowany w jednostce organizacyjnej przy wykorzystaniu systemu informatycznego;
4) jednostka organizacyjna – Ministerstwo Obrony Narodowej, zwane dalej „Ministerstwem”, jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;
5) kancelaria – kancelarię tajną w rozumieniu art. 42 ust. 1 ustawy, inną komórkę odpowiedzialną za przetwarzanie materiałów niejawnych w rozumieniu art. 44 ust. 1 ustawy lub punkt ewidencyjny;
6) kancelaria tajna międzynarodowa – komórka, która obsługuje te informacje niejawne międzynarodowe, wobec których wymagane jest utworzenie odrębnego systemu kancelaryjnego, a jej zasady funkcjonowania ustalają regulaminy zaakceptowane przez Krajową Władzę Bezpieczeństwa;
7) kierownik kancelarii – kierownik kancelarii tajnej, innej komórki odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych lub punktu ewidencyjnego, o których mowa w pkt 5 i 6;
8) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej w rozumieniu statutu Ministerstwa Obrony Narodowej wydanego na podstawie art.10 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r. poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138);
9) komórka właściwa do spraw ochrony informacji niejawnych – pion ochrony informacji niejawnych w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, w tym w szczególności departament, oddział, zespół, wydział, sekcję ochrony informacji niejawnych lub inną właściwą dla struktury jednostki organizacyjnej;
10) Pełnomocnik Ministra – Pełnomocnik Ministra Obrony Narodowej do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych - Dyrektor Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych;
11) pieczęć – pieczęcie w rozumieniu decyzji Nr 377/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia do użytku „Instrukcji o pieczęciach używanych w resorcie obrony narodowej” (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 315 oraz z 2013 r. poz. 364);
12) poufność, integralność i dostępność informacji niejawnej – atrybuty bezpieczeństwa informacji niejawnych zgodnie z § 2 pkt 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych (Dz. U. poz. 683 oraz z 2017 r. poz. 522);
13) pełnomocnik – szef komórki właściwej do spraw ochrony informacji niejawnych – pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w rozumieniu art. 14 ust. 2 ustawy;
14) wykonawca – osobę wykonującą zadania związane z dostępem do informacji niejawnych, posiadającą stosowne uprawnienia dostępu do tych informacji;
15) pracownik (personel) kancelarii – osoba, która zgodnie z zakresem obowiązków wykonuje czynności w kancelarii.

Rozdział 2

Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych

§ 3.
1. W celu właściwego rejestrowania, przechowywania, obiegu, udostępniania i wydawania uprawnionym wykonawcom materiałów niejawnych, kierownik jednostki organizacyjnej tworzy kancelarię tajną w rozumieniu art. 42 ustawy.

2. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi, kierownik jednostki organizacyjnej, może dodatkowo utworzyć, inne niż kancelaria tajna etatowe komórki odpowiedzialne za przetwarzanie materiałów niejawnych w rozumieniu art. 44 ustawy, z zastrzeżeniem § 23.

3. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej więcej niż jednej komórki, o których mowa w ust. 1 i 2, można utworzyć w strukturze komórki właściwej do spraw ochrony informacji niejawnych dodatkową komórkę lub dodatkowe stanowisko(a) do zarządzania komórkami, o których mowa w ust. 1 i 2.

§ 4.
Kierownik jednostki organizacyjnej może utworzyć punkty ewidencyjne, przeznaczone do przetwarzania materiałów do klauzuli „poufne” lub „zastrzeżone”. Zasady przetwarzania w nich informacji niejawnych reguluje w dokumentach wydanych zgodnie z art. 43 ust. 3 lub 5 ustawy.

§ 5.
1. Kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej, zapewniając realizację celu określonego w art. 43 ustawy, organizuje i zapewnia funkcjonowanie komórek, o których mowa w § 3 i § 4, poprzez:

1) właściwą strukturę organizacyjną uwzględniającą następujące elementy:
a) zdolność kancelarii do zabezpieczenia funkcjonowania jednostki organizacyjnej w czasie pokoju, kryzysu i wojny, a także użycia lub pobytu jej poza granicami państwa,
b) liczbę personelu dostosowaną do uwarunkowań wynikających ze stanów określonych w lit. a, w szczególności pod kątem zapewnienia terminowego obiegu oraz poufności i dostępności materiałów niejawnych;
c) wyznaczenie kierownika kancelarii, odpowiedzialnego za jej prawidłowe funkcjonowanie;

2) możliwość utworzenia, uzgodnieniu z pełnomocnikiem, punktów ewidencyjnych określonych w § 4, w tym także poza komórką właściwą do spraw ochrony informacji niejawnych. Postanowienia pkt 1 stosuje się odpowiednio.

2. Kancelarie lokalizuje się w strefie ochronnej odpowiedniej do sposobu i klauzuli przetwarzanych materiałów niejawnych oraz:

1) rozmieszcza się i przygotowuje w sposób zapewniający ochronę przetwarzanych informacji niejawnych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem lub naruszeniem ich integralności, biorąc pod uwagę poziom zagrożeń;
2) wyposaża się w szczególności w urządzenia do przechowywania materiałów niejawnych, odpowiednie do klauzul tajności oraz rodzajów i gabarytów tych materiałów;
3) zabezpiecza się przed dostępem osób nieuprawnionych.

3. Personel komórek, o których mowa w § 2 pkt 5 i 6, wykonujący zadania w tych komórkach, podlega szkoleniu specjalistycznemu, określonemu w rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej wydanym na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy.

§ 6.
1. Dopuszcza się, za zgodą kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, przetwarzanie materiałów jawnych w komórkach, o których mowa w § 3 i § 4, pod warunkiem prowadzenia ewidencji w odrębnych dziennikach ewidencyjnych i fizycznego ich rozdzielenia od materiałów niejawnych. Zasady przetwarzania materiałów jawnych w tym przypadku określa kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej.

2. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, w zakresie odrębności ewidencjonowania i przetwarzania, nie dotyczą materiałów jawnych związanych z funkcjonowaniem kancelarii.

3. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, w zakresie fizycznego rozdzielenia materiałów jawnych od niejawnych, nie dotyczą kompletowania materiałów tworzących akta sprawy.

§ 7.
1. Obsługa jednostek organizacyjnych, w przypadku braku posiadania przez nie zdolności do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”, odbywa się na podstawie zawartego porozumienia pomiędzy jednostką obsługiwaną i jednostką obsługującą, zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy, a ponadto po spełnieniu łącznie warunków:

1) ewidencję materiałów niejawnych prowadzi się w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację jednostki organizacyjnej;
2) dokumenty poszczególnych jednostek organizacyjnych są fizycznie od siebie oddzielone, ewidencjonowane w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych i kompletowane zgodnie z Jednolitymi Rzeczowymi Wykazami Akt, zwanymi dalej „JRWA”, obowiązującymi w tych jednostkach organizacyjnych;
3) kancelaria jednostki organizacyjnej obsługującej posługuje się wyłącznie własnymi pieczęciami do oznakowania materiałów.

2. W porozumieniu, o którym mowa w ust. 1, ustala się w szczególności sposób ewidencjonowania, udostępniania, kontroli oraz postępowania w wypadku naruszeń przepisów ochrony informacji niejawnych i określa zasady finansowania kancelarii, jak również cały zakres obsługi adekwatny do potrzeb, w tym czy lub w jakim zakresie dotyczy ono czasu kryzysu i wojny.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, gdy obsługiwane jednostki organizacyjne zlokalizowane są poza strefą ochronną, w której znajduje się kancelaria, mają one dostęp do dokumentów niejawnych o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" wyłącznie w pomieszczeniach kancelarii. Postępowanie w tym zakresie z dokumentami o klauzuli "poufne" wynika z regulacji wydanej zgodnie z art. 43 ust 3 ustawy.

§ 8.
1. Na czas kryzysu i wojny, a także użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, mogą funkcjonować kancelarie zorganizowane na potrzeby innych jednostek organizacyjnych lub struktur funkcjonalnych, z uwzględnieniem § 7.

2. Organizacja kancelarii, o których mowa w ust. 1, może dotyczyć przygotowania infrastruktury i wyposażenia kancelarii lub świadczenia kompleksowej obsługi kancelaryjnej.

3. Zadania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii, o których mowa w ust. 1, określa właściwy przełożony.

4. Dokumentacja wytworzona podczas działań, o których mowa w ust. 1, przekazywana jest niezwłocznie po ich zakończeniu do właściwych jednostek organizacyjnych.

§ 9.
Na potrzeby jednostek nowoformowanych przepisy § 8 stosuje się odpowiednio.

§ 10.
1. W razie trwałego zaprzestania działalności (likwidacji, rozformowania, przeformowania) jednostki (komórki) organizacyjnej przeprowadza się postępowanie likwidacyjne materiałów niejawnych, zgodnie z zarządzeniem wydanym na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086).

2. Za realizację zadania, o którym mowa w ust. 1, odpowiada kierownik likwidowanej jednostki (komórki) organizacyjnej, który planuje proces postępowania likwidacyjnego z takim wyprzedzeniem, aby jego zakończenie nastąpiło najpóźniej w ostatnim dniu funkcjonowania jednostki (komórki) organizacyjnej.

3. Sposób postępowania w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej, zespołu lub struktury funkcjonalnej określa Minister Obrony Narodowej lub osoba przez niego upoważniona.

§ 11.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej może określić inny niż w niniejszym zarządzeniu sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych, pod warunkiem zapewnienia realizacji celów określonych w ustawie i zarządzeniu, po zaakceptowaniu ryzyk związanych z odstępstwami.

2. Zastosowanie odstępstw, o których mowa w ust. 1, jest dopuszczalne wyłącznie w razie okoliczności trudnych do przewidzenia, w czasie kryzysu lub wojny, a także użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, w których typowe sposoby ochrony materiałów niejawnych mogą być niemożliwe do wykorzystania lub ich użycie pogorszy bezpieczeństwo informacji.

3. Zgodę na odstępstwa dokumentuje się w odpowiednim do szczebla dowodzenia/kierowania dokumencie decyzyjnym.

4. W warunkach bojowych, kiedy kontakt z kierownikiem jednostki organizacyjnej jest niemożliwy lub może spowodować zagrożenie, sposób przetwarzania materiałów niejawnych, do zniszczenia włącznie, określa dowódca pododdziału (równorzędny) lub wykonawca dysponujący materiałem.

§ 12.
Materiały zdobyte w czasie działań bojowych rejestruje się w oddzielnym „Dzienniku ewidencyjnym” oraz ochrania jak dokumenty niejawne.

Rozdział 3

Zadania kierownika kancelarii oraz innej niż kancelaria tajna komórki odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych

§ 13.
Kierownik kancelarii w odniesieniu do materiałów podlegających rejestracji w kancelarii zapewnia w szczególności ich właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie uprawnionym osobom, a do jego obowiązków należy:

1) prawidłowa realizacja zadań przez kancelarię;
2) zapewnienie rozliczalności materiałów niejawnych;
3) nadzór nad obiegiem materiałów niejawnych;
4) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych wyłącznie osobom uprawnionym, zgodnie z § 19 ust. 2;
5) egzekwowanie zwrotu materiałów;
6) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów;
7) gromadzenie dokumentów zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z dekretacjami wykonawców odpowiedzialnych za załatwienie sprawy;
8) prowadzenie, w wersji papierowej lub elektronicznej, we współdziałaniu ze wskazaną przez pełnomocnika osobą właściwą w zakresie fizycznej ochrony informacji niejawnych, „Wykazu osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych”, zawierającego dane określone w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 14.
1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii, dokumentuje się protokołem.

2. W protokole, o którym mowa w ust. 1, wyszczególnia się:

1) podstawę prawną przekazania obowiązków;
2) nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów niejawnych pozostających na ewidencji kancelarii oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach;
3) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych ze stanem ewidencyjnym;
4) ewentualne uwagi osoby przyjmującej.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w obecności osoby zdającej i przyjmującej obowiązki. Protokół zdania i objęcia obowiązków podpisują przekazujący i przyjmujący obowiązki. Z protokołem, przed zatwierdzeniem przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej zapoznaje się pełnomocnik, a w przypadku komórek, o których mowa w § 4, również przełożony tej komórki. Jeden egzemplarz protokołu ujmuje się na ewidencji i przechowuje w przekazywanej kancelarii.

4. W przypadku okresowej nieobecności kierownika kancelarii, obowiązki pełni zastępca kierownika kancelarii lub pracownik tej kancelarii.

5. Na czas okresowej nieobecności kierownika kancelarii, pełnomocnik może nakazać protokolarne przekazanie obowiązków, osobom, o których mowa w ust. 4 lub 9.

6. W razie niemożności osobistego przekazania obowiązków przez osobę wymienioną w ust. 1, czynności przekazania wykonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem ust. 8.

7. Komisja może być powołana również na wniosek osoby przyjmującej lub przekazującej obowiązki kierownika kancelarii.

8. W Ministerstwie komisję, o której mowa w ust. 6, powołuje Pełnomocnik Ministra.

9. W przypadku jednoosobowej obsady kancelarii, obowiązki służbowe przejmuje osoba posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz szkolenie specjalistyczne, o którym mowa w § 5 ust. 4, wyznaczona rozkazem dziennym lub decyzją kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej.

10. Kierownik kancelarii przekazuje protokolarnie zastępującej go osobie, o której mowa w ust. 9, wyłącznie urządzenia ewidencyjne i materiały niezbędne do prowadzenia bieżącej pracy kancelarii. Szafy z pozostałymi dokumentami niejawnymi zamyka i oznakowuje w sposób jednoznacznie identyfikujący kierownika kancelarii.

Rozdział 4

System ewidencji

§ 15.
1. W celu zapewnienia rozliczalności materiałów niejawnych w jednostkach organizacyjnych, w których prowadzony jest więcej niż jeden "Rejestr dzienników ewidencji i teczek", o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, można prowadzić „Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek", zwany dalej „Wykazem RTD”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Za nadzór nad prowadzeniem „Wykazu RTD” odpowiada pełnomocnik lub osoba przez niego wyznaczona.

3. „Wykaz RTD” prowadzi się w postaci papierowej i opatruje adnotacją o liczbie stron, poświadczoną podpisem pełnomocnika oraz pieczęcią urzędową jednostki (komórki) organizacyjnej.

4. W Ministerstwie zakłada się „Wykaz RTD” odrębny dla każdej kancelarii.

5. W „Wykazie RTD” ujmuje się w kolejności chronologicznej wszystkie „Rejestry dzienników ewidencji i teczek”, w których rejestruje się materiały niejawne.

§ 16.
1. W kancelarii, w zależności od potrzeb prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) „Rejestr dzienników ewidencji i teczek”, zwany dalej „RTD”;
2) „Dziennik ewidencyjny”;
3) „Wykaz przesyłek nadanych”;
4) „Książkę doręczeń przesyłek miejscowych”;
5) „Rejestr wydanych przedmiotów”, zwany dalej „RWP”;
6) „Książkę ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych”, zwaną dalej „Książką ewidencji wydawnictw”, której wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;
7) „Kartotekę wydanych dokumentów”, w skład której wchodzą:

a) „Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów”, zwany dalej „Skorowidzem RWD”, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
b) „Rejestr wydanych dokumentów”, zwany dalej „RWD”, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

8) „Książkę depozytu materiałów niejawnych”, zwaną dalej „Książką depozytu”, której wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. W celu zapewnienia możliwości ustalenia kto zapoznał się z dokumentem o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” prowadzi się „Kartę zapoznania się z dokumentem”. Można prowadzić „Kartę zapoznania się z dokumentem” dla materiałów o klauzuli "poufne".

3. Wzory urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, oraz wzór „Karty zapoznania się z dokumentem” określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy.

4. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego obiegu dokumentów zachowuje się zdolność do kontynuowania ewidencji w papierowych urządzeniach ewidencyjnych na wypadek awarii systemu ewidencji elektronicznej.

5. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych, zezwala się na prowadzenie innych urządzeń ewidencyjnych, niż wymienione w ust.1.

6. Zachowując cel określony w § 15 ust. 1, w sytuacjach opisanych w § 11 i § 21, dopuszcza się zastosowanie innego systemu ewidencyjnego, niż opisany w niniejszym zarządzeniu.

§ 17.
1. Do ewidencji wydawnictw, czasopism wojskowych, dokumentacji technicznej, standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych zawierających informacje niejawne prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) „Książkę ewidencji wydawnictw”, o której mowa w § 16 ust. 1 pkt 6;
2) „Kartotekę czytelnika”, w skład której wchodzą:

a) „Skorowidz kart czytelnika”, zwany dalej „Skorowidzem”, którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia,
b) „Karta czytelnika”, której wzór określa załącznik nr 11 do zarządzenia,
c) „Karta wydawnictwa”, której wzór określa załącznik nr 12 do zarządzenia;

3) „Kartę zapoznania się z dokumentem”, o której mowa w § 16 ust. 2.

2. „Karta czytelnika” służy do dokumentowania faktu pobrania i zwrotu wydawanych przez kancelarię wydawnictw, o których mowa w ust. 1.

3. W „Karcie wydawnictwa” dokumentuje się obieg materiałów niejawnych wydawanych przez kancelarię. Karta pozwala na ustalenie liczby i numerów egzemplarzy wydawnictw pozostających w kancelarii oraz wypożyczonych, a także osób, które je pobrały.

4. Można odstąpić od prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, w przypadku funkcjonowania informatycznego systemu ewidencji wydawnictw, zapewniającego realizację celu określonego w ust. 2 i 3. W przypadku niewielkiego zasobu bibliotecznego dopuszcza się, by ewidencja wypożyczenia i zwrotu wydawnictw prowadzona była w oparciu o karty „RWD”.

5. Wydawnictwa niejawne kancelaria wydaje na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej lub osobę uprawnioną do dekretowania. Przykładowy wzór upoważnienia określa załącznik nr 13 do zarządzenia. Osoby upoważnione do wydawnictw mogą w szczególności zostać wymienione w dokumencie decyzyjnym, właściwym do poziomu kierowania/dowodzenia.

§ 18.
Zasady prowadzenia urządzeń, o których mowa w § 15 – 17, określa załącznik nr 14 do zarządzenia.

Rozdział 5

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych

§ 19.
1. Informacje niejawne mogą być przetwarzane:

1) w systemach teleinformatycznych spełniających wymagania określone w ustawie, w innych urządzeniach technicznych nie stanowiących takich systemów lub odręcznie;
2) na "Informatycznych Nośnikach Danych", zwanych dalej „IND”, na papierze lub innym materiale;
3) w dowolnej formie (obrazu, tekstu, dźwięku lub innych rodzajów danych), na które pozwala stosowana technologia, w sposób zapewniający poufność, integralność i dostępność informacji.

2. Materiały zawierające informacje niejawne mogą być udostępniane albo przekazywane, z uwzględnieniem ust. 4:

1) wyłącznie wykonawcy posiadającemu stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, upoważnienie lub zgodę, o których mowa w art. 21 ust. 4 pkt 1, art. 34 ust. 5 lub 9 ustawy, oraz zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych. Dotyczy to również udostępnienia w procesie komisyjnego przeglądu, niszczenia lub brakowania materiałów niejawnych;
2) na podstawie dekretacji: kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, osoby przez niego upoważnionej do dekretowania lub wykonawcy posiadającego dostęp do dokumentu. W elektronicznym obiegu dokumentów, dekretacja zawiera dane jednoznacznie identyfikujące osobę dokonującą dekretacji, a także znaczniki daty i czasu. Dekretacje elektroniczne zapisywane są w komputerowych bazach dokumentów;
3) poza kancelarię, gdy pomieszczenie pracy wykonawcy jest zlokalizowane we właściwej dla klauzuli dokumentu strefie ochronnej, a przechowywanie dokumentu po godzinach służbowych – gdy pomieszczenie pracy spełnia wymagania do przechowywania materiałów niejawnych;
4) za pośrednictwem kancelarii, w przypadku klauzuli "poufne", "tajne" i "ściśle tajne".

3. Wykonawca, któremu udostępniono materiały niejawne na zasadach określonych w ust. 2, ma obowiązek zachowania środków bezpieczeństwa uniemożliwiających dostęp do tych materiałów osobom nieuprawnionym oraz zwrócenia ich do kancelarii przed zakończeniem dnia pracy, gdy nie ma warunków do ich przechowywania. Wykonawca do potwierdzenia faktu pobrania oraz zwrotu materiału niejawnego wykorzystuje „Dziennik wykonawcy”, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

4. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej lub wykonawca przez niego upoważniony może, po naniesieniu stosownej dekretacji, zapoznać z treścią dokumentu niejawnego osobiście lub za pośrednictwem personelu kancelarii, osobę z innej jednostki (komórki) organizacyjnej. Osoba, na rzecz której ma nastąpić udostępnienie, jest zobowiązana przedstawić stosowne dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, a udostepniający odpowiada za weryfikację tych uprawnień oraz ich odnotowanie do celów kontrolnych. Dotyczy to również udostępnienia w trakcie odpraw, narad, jak również w procesie prac komisji, kontroli, nadzoru, realizujących zadania wynikające z odrębnych przepisów.

5. Materiały zawierające informacje niejawne skompletowane w teczkach akt (spraw) są udostępniane lub przekazywane wykonawcy na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej lub przez osobę uprawnioną przez niego do dekretowania. Upoważnienie zawiera:

1) stopień, imię i nazwisko wykonawcy;
2) tytuł, numer i rok ewidencyjny teczki;
3) sposób udostępnienia: wgląd (dotyczy zapoznania w czytelni kancelarii) lub wypożyczenie (dotyczy możliwości pobrania do pracy w pomieszczeniu wykonawcy);
4) stopień, imię i nazwisko, nazwę stanowiska kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej (osoby wydającej upoważnienie) oraz datę i podpis;

6. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 5, przechowuje się przez okres określony kategorią archiwalną dla wypożyczonej teczki.

7. Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych w systemie teleinformatycznym określa dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.

§ 20.
1. Za budowę, zarządzanie, w tym wyznaczanie osób funkcyjnych i nadzór nad eksploatacją systemu teleinformatycznego, odpowiada kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej, która go organizuje.

2. Dopuszcza się realizację czynności, o których mowa w ust. 1, przez jednostkę organizacyjną na rzecz innej jednostki organizacyjnej, pod warunkiem określenia tego w dokumentacji bezpieczeństwa.

3. W ramach jednego systemu teleinformatycznego jest dozwolone, w sposób określony w dokumentacji tego systemu:

1) przetwarzanie informacji niejawnych jednostki organizacyjnej przy wykorzystaniu zasobów teleinformatycznych innej jednostki organizacyjnej;
2) udostępnianie pomiędzy jednostkami organizacyjnymi zasobów teleinformatycznych, służących do przetwarzania informacji niejawnych.

4. Do zapisywania informacji niejawnych w postaci cyfrowej stosuje się wyłącznie zarejestrowane niejawne, służbowe IND, które podlegają ewidencji w "Rejestrze wydanych przedmiotów" w kancelarii właściwej dla jednostki (komórki) organizacyjnej, za wyjątkiem przypadku określonego w ust. 5.

5. Sprzęt wojskowy (SpW), którego konstrukcja uniemożliwia wyodrębnienie IND, nie podlega ewidencji kancelaryjnej i pozostaje na ewidencji określonej odrębnymi przepisami, właściwej dla danego typu SpW.

§ 21.
1. W razie planowania użycia jednostki organizacyjnej, wydzielonego pododdziału (równorzędnego) lub pojedynczych osób do samodzielnych działań bojowych, a także użycia (lub pobytu) ich poza granicami państwa, kierownik jednostki organizacyjnej może, w uzgodnieniu z SKW, określić inny niż w niniejszym zarządzeniu sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych.

2. W przypadku podporządkowania jednostki organizacyjnej, pododdziału lub osób, o których mowa w ust. 1, kierownikowi innej jednostki organizacyjnej, sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych ustala kierownik jednostki, któremu podporządkowano te podmioty, o ile nie ustalono innego sposobu działania.

3. W przypadku podporządkowania jednostki organizacyjnej, pododdziału lub osób, o których mowa w ust. 1, dowódcy innej jednostki organizacyjnej będącemu cudzoziemcem, sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych w międzynarodowych relacjach dowodzenia/kierowania ustalają umowy międzynarodowe oraz właściwe porozumienia techniczne w sprawie organizacji ochrony informacji niejawnych.

4. Za ochronę informacji niejawnych odpowiada dowódca jednostki organizacyjnej, dowódca pododdziału lub osoba, o których mowa w ust. 1.

5. Fakt czasowego ubycia (przekazania) sprzętu wojskowego, stanowiącego lub zawierającego informacje niejawne, poza jednostkę organizacyjną, w tym także poza granice państwa, dokumentuje się w:

1) sporządzonym protokole;
2) wykonanej asygnacie;
3) innym sporządzonym na tę okoliczność dokumencie.

§ 22.
Materiały ćwiczebne zawierające informacje niejawne przetwarza się na ogólnych zasadach z uwzględnieniem wytycznych w sprawie ochrony informacji niejawnych wydawanych do ćwiczenia. Na materiałach, pod klauzulą tajności nanosi się kryptonim ćwiczenia, a jeśli ćwiczenie nie ma kryptonimu, opis „ćwiczebne”.

§ 23.
1. W jednostkach organizacyjnych, w których są przetwarzane niejawne dokumenty planowania operacyjnego, mobilizacyjnego i gotowości bojowej można tworzyć dodatkową kancelarię tajną i zatrudnić jej kierownika.

2. W jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w których nie utworzono dodatkowych kancelarii tajnych należy wydzielić do przechowywania dokumentów planowania operacyjnego, mobilizacyjnego i gotowości bojowej w ramach kancelarii tajnej, dodatkowe pomieszczenie lub urządzenia do przechowywania materiałów niejawnych.

3. W celu zapewnienia szczególnej ochrony materiałów planowania operacyjnego, mobilizacyjnego i gotowości bojowej:

1) materiały rejestruje się w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych, które prowadzi się do zakończenia obowiązywania danego planu;
2) za pisemną zgodą kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej (ujętą w rozkazie dziennym lub innym dokumencie decyzyjnym), dokumenty niejawne wydaje się poza kancelarię tajną na czas niezbędny do ich opracowania i aktualizacji;
3) przekazywanie lub udostępnianie materiałów niejawnych dotyczących planowania operacyjnego następuje na podstawie wykazu osób upoważnionych do prac z tymi dokumentami.

4. Szczegółowe zasady postępowania z dokumentami, o których mowa w ust. 1, określa w formie pisemnej kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej.

5. W jednostkach (komórkach) organizacyjnych, w których przetwarzane są niejawne materiały planowania obronnego, ich ewidencję prowadzi się w odrębnych dziennikach ewidencyjnych. Sposób postępowania z tymi dokumentami określa kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej.

§ 24.
1. Wykorzystane materiały niejawne, przetwarzane w jednostce (komórce) organizacyjnej podlegają, z uwzględnieniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

1) skompletowaniu, według JRWA;
2) przekazaniu do archiwum, następcy prawnemu lub wskazanej jednostce (komórce) organizacyjnej;
3) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określono taki sposób postępowania;
4) brakowaniu.

2. W przypadku funkcjonowania w jednostce (komórce) organizacyjnej elektronicznego obiegu dokumentów, niejawne dokumenty przechowywane w komputerowych bazach dokumentów nie podlegają niszczeniu.

3. Materiały, o których mowa w ust. 1 pkt 4, po uzyskaniu zezwolenia wydanego przez dyrektora właściwego archiwum, niszczy co najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, sporządzając protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

4. Bieżącemu niszczeniu podlegają materiały niejawne:

1) na których wytwórca wydał dyspozycje o zniszczeniu, po ich wykorzystaniu;
2) materiały niejawne ujęte na ewidencji w „Książce ewidencji wydawnictw”, z uwzględnieniem ust. 10;
3) ujęte na ewidencji w „RWD”, za wyjątkiem załączników odłączonych od pism przewodnich, nie podlegających ewidencji w innych urządzeniach;
4) zakończone i rozliczone urządzenia ewidencyjne, nie podlegające rejestracji w RTD, którym upłynął okres przechowywania.

5. Niszczenie zakwalifikowanych materiałów niejawnych, o których mowa w ust. 4, dokumentuje się w protokole, którego wzór określa załącznik nr 15 do zarządzenia oraz realizuje co najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej lub komisja dokonująca kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów. W przypadku zakwalifikowanych do niszczenia zbiorów materiałów, gdzie najwyżej sklasyfikowany dokument oznaczony jest klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”, niszczenie odbywa się zgodnie z zasadami określonymi przez kierownika jednostki organizacyjnej w dokumentach, o których mowa odpowiednio w art. 43 ust. 3 lub ust. 5 ustawy.

REKLAMA Worek kancelaryjny ONE-200-U
Worek służący do przechowywania dokumentów wstępnie zniszczonych w kancelarii. Wykonany z plavilu 650 g/m2 - tkanina nośnik pokryta syntetykami.  Posiada 2 poprzeczne uchwyty boczne.  Zaciągany na sznurek fi 4 mm + stoper przez oczka fi 10 /zamiast sznurka można stosować plomby - do nabycia w dziale PLOMBOWANIE/.  Podstawa okrągła 540 mm x 540 mm x wys. 880 mm, pojemność 200 l (od podstawy do oczek). Worek posiada dodatkowe usztywnienie w postaci wyjmowanego, lekkiego i wytrzymałego stelaża Pri Plack, które powoduje, że worek sztywno stoi pomimo minimalnego wypełnienia /nie zagina się na boki/. Kolor zielony.
szczegóły >>>
   

6. Wykorzystane formularze z kodami niszczą odpowiednio:

1) kierownik kancelarii – kody dostępu do kancelarii i znajdujących się w niej urządzeń do przechowywania dokumentów niejawnych oraz kody do systemu alarmowego;
2) osoba odpowiedzialna za inne pomieszczenia niż kancelaria – kody dostępu do pomieszczenia i znajdujących się w nim urządzeń do przechowywania dokumentów niejawnych oraz kody systemu alarmowego;
3) osoba użytkująca urządzenie do przechowywania materiałów niejawnych – kody dostępu do posiadanego urządzenia.

7. Fakt zniszczenia formularzy, o których mowa w ust. 6, potwierdza się czytelnym podpisem w urządzeniu ewidencyjnym, w którym zostały zarejestrowane.

8. Zakwalifikowane do zniszczenia papierowe materiały niejawne niszczy się w sposób uniemożliwiający całkowite lub częściowe odtworzenie ich treści i uznaje za zniszczone ostatecznie, przy czym:

1) materiały o klauzuli „zastrzeżone” niszczy się z wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 2 mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 320 mm²;
2) materiały o klauzuli do „poufne” włącznie, niszczy się z wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 6 mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 160 mm²;
3) materiały o klauzuli do „tajne” włącznie, niszczy się z wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 2 mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 30 mm²;
4) materiały o klauzuli do „ściśle tajne” włącznie, niszczy się z wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest mniejsza lub równa 1 mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 10 mm²;
5) dopuszcza się niszczenie dokumentów w specjalistycznych punktach niszczenia dokumentów lub przez spalenie, a także innymi metodami gwarantującymi niemożliwość odczytu informacji, pod warunkiem zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy;
6) wydajność urządzeń, o których mowa w pkt 1-4, powinna w miarę możliwości zapewnić zdolność do szybkiego zniszczenia materiałów niejawnych w sytuacjach kryzysowych, stosownie do ilości zgromadzonego zasobu;
7) o ile dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego nie stanowi inaczej, wadliwe wydruki i projekty lub wersje powstałe w toku prac nad dokumentem niejawnym, które nie zostały zaakceptowane przez osoby uprawnione do ich podpisania, o klauzuli „tajne” i „ściśle tajne” niszczy niezwłocznie, na zasadach określonych w pkt 3 - 4, wykonawca i odpowiednio: kierownik kancelarii, zastępca kierownika kancelarii, pracownik kancelarii lub administrator systemu teleinformatycznego. Fakt zniszczenia materiału dokumentowany jest w Dzienniku Ewidencji Wykonanych Dokumentów, zwanym dalej „DEWD”, o którym mowa w rozdziale XIII załącznika nr 14 do zarządzenia. Wzór DEWD określa załącznik nr 8 do zarządzenia;
8) niszczenie dokumentów, o których mowa w pkt 7, oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” regulują dokumenty, o których mowa odpowiednio w art. 43 ust. 3 lub ust. 5 ustawy.

REKLAMA
Niszczarki dokumentów, poziom bezpieczeństwa P-2, P-3, P-4, P-5, P-6, P-7 wg. normy DIN 66399. REKOMENDOWANE PRZEZ ONE.
 

9. Regulacje ust. 2 i ust. 4-7 nie mają zastosowania w przypadku zagrożenia przejęcia materiałów niejawnych przez osoby nieupoważnione w sytuacji kryzysu, wojny lub innego stanu zagrożenia, a także użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa. Osoba, która zniszczyła w ww. okolicznościach materiały niejawne będące w jej posiadaniu, dokumentuje ten fakt niezwłocznie po uzyskaniu możliwości wykonania tej czynności.

10. Procesem wycofywania wojskowych wydawnictw specjalistycznych reguluje jednostka organizacyjna właściwa do zarządzania wydawnictwem lub jej następca prawny.

11. Sposoby i procedury niszczenia niejawnych IND oraz informacji utrwalonych na tych nośnikach określają odrębne przepisy.

§ 25.
1. Zezwala się na rozszycie teczki akt z podszytą dokumentacją i wyjęcie niezbędnego dokumentu na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej.

2. Czynności, o której mowa w ust. 1, dokonuje się na ostatniej stronie teczki akt potwierdzonego czytelnym podpisem kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej i odciskiem pieczęci urzędowej.

3. Rozszycia teczki dokonuje kierownik kancelarii.

4. W przypadku wyłączenia na stałe dokumentu z teczki, w miejsce wyłączonego dokumentu dołącza się stronę, na której dokonuje się adnotacji: komu dokument przekazano, nr ewidencyjny dokumentu (po jego ponownym ujęciu w ewidencji kancelaryjnej), liczbę stron, nr wykazu przesyłek lub liczbę porządkową książki doręczeń, potwierdzone datą dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem osoby ich dokonującej.

5. Teczka akt, o której mowa w ust. 1, podlega ponownemu sprawdzeniu w zakresie liczby stron w tej teczce przez komisję kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów. Z czynności tych należy sporządzić odpowiednie adnotacje na ostatniej stronie przedmiotowej teczki akt oraz w protokole z tej kontroli.

§ 26.
Niejawne materiały archiwalne przed przekazaniem do archiwum należy poddać przeglądowi w trybie art. 6 ust. 1-8 ustawy.

Rozdział 6

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych międzynarodowych

§ 27.
1. Materiały zawierające informacje niejawne otrzymane z innych państw lub organizacji międzynarodowych przetwarza się według reguł ustalonych w porozumieniach dwustronnych i wielostronnych w sprawie wzajemnej ochrony informacji niejawnych oraz w wytycznych Krajowej Władzy Bezpieczeństwa w tym zakresie.

2. W sferze wojskowej kancelarie o statusie głównej kancelarii tajnej międzynarodowej mogą udostępniać dokumenty niejawne międzynarodowe dla wykonawców z jednostek organizacyjnych nieposiadających kancelarii międzynarodowych lub punktów kontroli informacji niejawnych międzynarodowych. Obsługa taka nie wymaga porozumienia, o którym mowa w § 7 ust. 2, a wykonawca musi przedstawić personelowi kancelarii stosowne uprawnienia dostępu do tych informacji.

3. W ramach kancelarii tajnych można tworzyć, z zastrzeżeniem ust. 1, punkty kontroli informacji niejawnych międzynarodowych.

Rozdział 7

Postanowienia końcowe

§ 28.
Zezwala się na prowadzenie urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w zarządzeniu wskazanym w § 30, do wyczerpania zapasów, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2020 r.

§ 29.
Zasady ewidencjonowania materiałów niejawnych nie dotyczą zbiorów materiałów archiwalnych przekazanych do właściwych archiwów zgodnie z ustawą, o której mowa w § 10 ust. 1.

§ 30.
Traci moc zarządzenie Nr 57/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 402).

§ 31.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.

 

ZAŁĄCZNIKI - (dostępne na CD)

Załącznik nr 1 - Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych

Załącznik nr 2 - Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek

Załącznik nr 3 - Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych

Załącznik nr 4 - Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów

Załącznik nr 5 - Rejestr wydanych dokumentów

Załącznik nr 6 - Książka depozytu materiałów niejawnych

Załącznik nr 7 - Protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 8 - Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów

Załącznik nr 9 - Dziennik wykonawcy

Załącznik nr 10 - Skorowidz kart czytelnika

Załącznik nr 11 - Karta czytelnika

Załącznik nr 12 - Karta wydawnictwa

Załącznik nr 13 - Upoważnienie do wypożyczenia wydawnictwa niejawnego

Załącznik nr 14 - Zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz rejestrowania materiałów niejawnych

Załącznik nr 15 - Protokół zniszczenia materiałów niejawnych