IN - ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI z dnia 25 maja 2015 r.

Dz.U.2015.719

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI ¹⁾

z dnia 11 maja 2015 r.

w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbiorów danych

Na podstawie art. 36a ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662) zarządza się, co następuje:

§ 1.
Rozporządzenie określa sposób prowadzenia rejestru zbiorów danych, o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, zwanej dalej „ustawą”.

§ 2.
1. Rejestr zbiorów danych, o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 2 ustawy, zwany dalej „rejestrem”, składa się z wykazu zbiorów danych zawierającego informacje określone w § 3 odrębnie dla każdego zbioru danych.

2. Rejestr jest prowadzony w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.

§ 3.
1. W rejestrze znajdują się następujące informacje dotyczące każdego zbioru danych:

1) nazwa zbioru danych;
2) oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania oraz numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;
3) oznaczenie przedstawiciela administratora danych, o którym mowa w art. 31a ustawy, i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania – w przypadku wyznaczenia takiego podmiotu;
4) oznaczenie podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych ze zbioru na podstawie art. 31 ustawy, i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania – w przypadku powierzenia przetwarzania danych temu podmiotowi;
5) podstawa prawna upoważniająca do prowadzenia zbioru danych;
6) cel przetwarzania danych w zbiorze;
7) opis kategorii osób, których dane są przetwarzane w zbiorze;
8) zakres danych przetwarzanych w zbiorze;
9) sposób zbierania danych do zbioru, w szczególności informacja, czy dane do zbioru są zbierane od osób, których dotyczą, czy z innych źródeł niż osoba, której dane dotyczą;
10) sposób udostępniania danych ze zbioru, w szczególności informacja, czy dane ze zbioru są udostępniane innym podmiotom niż upoważnione na podstawie przepisów prawa;
11) oznaczenie odbiorcy danych lub kategorii odbiorców, którym dane mogą być przekazywane;
12) informacja dotycząca ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.

2. W rejestrze podaje się datę wpisu każdego zbioru danych do rejestru, a także datę ostatniej aktualizacji informacji dotyczących każdego zbioru danych.

3. W przypadku wykreślenia zbioru danych z rejestru w rejestrze pozostawia się nazwę zbioru danych, datę wpisania zbioru danych oraz datę ostatniej aktualizacji informacji dotyczących tego zbioru wraz z adnotacją, że jest to data wykreślenia zbioru z rejestru.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1, są udostępniane w rejestrze do przeglądania w powszechnie zrozumiałej formie, według kolejności określonej w ust. 1.

§ 4.
1. Administrator bezpieczeństwa informacji w ramach prowadzenia rejestru:

1) wpisuje zbiór danych do rejestru przed rozpoczęciem przetwarzania w zbiorze danych;
2) aktualizuje informacje dotyczące zbioru danych w rejestrze – w przypadku zmiany informacji objętych wpisem;
3) wykreśla zbiór danych z rejestru – w przypadku zaprzestania przetwarzania w nim danych osobowych;
4) udostępnia rejestr do przeglądania.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek ich dokonania.

§ 5.
1. W przypadku prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej administrator bezpieczeństwa informacji udostępnia rejestr do przeglądania:

1) na stronie internetowej administratora danych, przy czym na stronie głównej umieszcza się odwołanie umożliwiające bezpośredni dostęp do rejestru, lub
2) na stanowisku dostępowym w systemie informatycznym administratora danych znajdującym się w siedzibie lub miejscu zamieszkania tego administratora, lub
3) przez sporządzenie wydruku rejestru z systemu informatycznego administratora danych.

2. W przypadku prowadzenia rejestru w postaci papierowej administrator bezpieczeństwa informacji udostępnia każdemu zainteresowanemu treść rejestru do przeglądania w siedzibie lub miejscu zamieszkania administratora danych.

3. W przypadku prowadzenia rejestru wyłącznie w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej i postaci elektronicznej administrator bezpieczeństwa informacji może zdecydować, że w odniesieniu do informacji, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 4, w postaci elektronicznej udostępnia się do przeglądania wyłącznie informacje o powierzeniu przetwarzania danych innemu podmiotowi, a jego oznaczenie i adres siedziby lub miejsca zamieszkania są udostępniane do przeglądania jedynie w sposób określony w ust. 2.

§ 6.
Administrator bezpieczeństwa informacji odnotowuje historię zmian w rejestrze zawierającą:
1) informację o rodzaju zmiany (nowy wpis, aktualizacja, wykreślenie);
2) datę dokonania zmiany;
3) informację o zakresie zmiany.

§ 7.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

-------------------¹⁾Minister Administracji i Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej – administracja publiczna, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Administracji i Cyfryzacji (Dz. U. poz. 1254).