Dz.U.2005.32.284
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY1)
z dnia 15 lutego 2005 r.
w sprawie warunków przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
Na podstawie art. 51 n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn.
zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i
płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej
”dokumentacją", przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie
przechowywania tej dokumentacji.
§ 2.
Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
1) być sytuowane na gruncie:
a) suchym,
b) niegrożącym osunięciem,
c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników
wodnych;
2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
§ 3.
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy
lub na strychu budynku;
2) powinno być:
a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację
sygnalizacyjno-alarmową,
b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywtamaniowej lub w
inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.
§ 4.
Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być
prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.
§ 5.
W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio
związane z jej przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub
toluen.
§ 6.
1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na
nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury
określone w załączniku do rozporządzenia.
2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a
wyniki kontroli rejestrowane.
3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed
kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez
owady i gryzonie.
§ 7.
1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła
światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania
UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.
2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło
słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed
promieniowaniem UV.
§ 8.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.3)
_______________
1) Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej - kultura i
ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego
zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 134, poz. 1430).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z
2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173,
poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz.
69.
3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury
z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 98, poz. 901), które traci moc z
dniem 22 lutego 2005 r. na podstawie art. 85 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. -
Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U.
Nr 173, poz. 1808).
ZAŁĄCZNIK
WARUNKI WILGOTNOŚCI l TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY
UTRZYMYWAĆ W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA
WYTWORZONA NA NOŚNIKU PAPIEROWYM
Temperatura (oC) |
Wilgotność względna |
poziom (oC) |
wahania w ciągu 24 godz. (oC) |
poziom (%) |
wahania w ciągu 24 godz. (%) |
14-20 oC |
±2 oC |
45-60 % |
±5 % |
|