KONTROLA OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH

Celem kontroli jest sprawdzenie i ocena stanu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w tym:

punktor zapewnienie zgodnego z obowiązującymi przepisami postępowania z dokumentami niejawnymi przez wykonawców;
punktor eliminowanie stwierdzonych niedociągnięć i nieprawidłowości w zakresie wytwarzania, przechowywania i obiegu dokumentów niejawnych;
punktor ustalenie przyczyn ujawnionych naruszeń zasad ochrony informacji niejawnych;
punktor formułowanie wniosków i zaleceń w sprawie doskonalenia systemu ochrony informacji niejawnych;
punktor wyrabianie u wykonawców właściwych nawyków w postępowaniu z dokumentami niejawnymi.

Rozróżniamy następujące rodzaje kontroli ochrony informacji niejawnych:

punktor kontrolę bieżącą;
punktor kontrolę wyrywkową;
punktor kontrolę półroczną;
punktor kontrolę roczną.

Kontrolę bieżącą
prowadzą przełożeni w stosunku do swoich podwładnych oraz piony ochrony w danej jednostce organizacyjnej. Ma ona na celu sprawowanie ciągłego nadzoru nad przestrzeganiem przez wykonawców i wykonawców technicznych zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne, w tym:

punktor wskazywanie ewentualnych niedociągnięć podwładnym (wykonawcom);
punktor egzekwowanie usuwania na bieżąco tych nieprawidłowości;
punktor bezpośrednie informowanie i udzielanie praktycznych wskazówek wykonawcom dotyczących eliminowania błędów i nieprawidłowości w wytwarzaniu, przechowywaniu i obiegu dokumentów niejawnych.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowuje się w dzienniku kontrolowanego wykonawcy. Wpis powinien zawierać: datę przeprowadzonej kontroli, imię i nazwisko kontrolującego oraz wyniki kontroli.
Ponadto problemy wymagające rozwiązania bezpośredni przełożeni oraz pracownicy pionu ochrony przedstawiają pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.

Kontrolę wyrywkową
realizują piony ochrony w stosunku do komórek organizacyjnych, komórek wewnętrznych i samodzielnych stanowisk w danej jednostce organizacyjnej. Jest ona prowadzona na podstawie planu (harmonogramu) kontroli zatwierdzonego przez kierownika danej jednostki organizacyjnej i ma na celu:

punktor sprawdzenie zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników Informacji stanowiących tajemnicę państwową oraz uzyskanych w drodze wymiany międzynarodowej przez wykonawców;
punktor sprawdzenie przestrzegania przez kontrolowanych przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie ewidencji, wytwarzania, przechowywania i obiegu dokumentów.

Kontrolę półroczną
prowadzą przełożeni w stosunku do podległych wykonawców i wykonawców technicznych w celu:

punktor sprawdzenia zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji niejawnych posiadanych przez wykonawców;
punktor sprawdzenia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wytwarzania, ewidencji, przechowywania i niszczenia nośników informacji niejawnych;
punktor wykonania zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych.

W razie nieobecności wykonawcy (wykonawcy technicznego) w czasie kontroli przeprowadza się ją bezpośrednio po jego powrocie do jednostki organizacyjnej.

Kontrola roczna
jest podstawową formą sprawdzenia realizacji zadań w dziedzinie ochrony informacji niejawnych w danej jednostce organizacyjnej.
Prowadzi ją komisja wyznaczona rozkazem wewnętrznym (decyzją) kierownika jednostki organizacyjnej w terminie do końca lutego następnego roku kalendarzowego.
W jednostce organizacyjnej, w której oprócz kancelarii tajnej funkcjonują jej filie, mogą być powoływane podkomisje przeprowadzające ich kontrole oraz wykonawców przez nie obsługiwanych.
Celem kontroli jest sprawdzenie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz zgodności stanu faktycznego materiałów niejawnych ze stanem ewidencyjnym na podstawie takich urządzeń (trwałych, pomocniczych), jak:

punktor rejestr teczek dokumentów niejawnych;
punktor dzienniki korespondencji;
punktor książki ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych;
punktor książki ewidencji pieczęci;
punktor rejestr wydanych dokumentów;
punktor metryka elektronicznego nośnika informacji;
punktor dziennik ewidencji wykonanych dokumentów.

Sprawdzenie prawidłowości wydzielenia materiałów niejawnych mających wartość archiwalną polega na zapoznaniu się z:

punktor "Rzeczowym wykazem akt";
punktor Instrukcją o zasadach archiwizacji (A - archiwalne; B - czasowego przechowywania, Bc - niearchiwalne);
punktor poprawnością (zgodnością z przepisami) niszczenia materiałów niejawnych niemających wartości archiwalnej.