PORADNIK

dla personelu
KANCELARII TAJNEJ
KANCELARII NIEJAWNEJ

Mottem niniejszego poradnika jest nieco zmodyfikowany zapis zawarty w UOIN, a mianowicie:
Organizacja pracy kancelarii ma zapewnić możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał niejawny pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej oraz kto z tym materiałem się zapoznał.
Dlatego, z praktycznego punktu widzenia, zasadnym jest prowadzenie ewidencji w taki sposób, aby dziennik odzwierciedlał stan faktyczny dokumentów (materiałów) niejawnych będących „na stanie” kancelarii. I takie rozwiązanie zaproponowano w poradniku.

Poradnik skierowany jest do wszystkich osób zajmujących się ewidencjonowaniem materiałów niejawnych bez względu na klauzule tajności: kierowników kancelarii tajnych, niejawnych, kancelistów, pełnomocników ochrony.
Poradnik składa się z dwóch zasadniczych części: teoretycznej i praktycznej.
Część teoretyczna opisuje regulacje prawne w zakresie funkcjonowania i organizacji kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za ewidencjonowanie materiałów niejawnych.
W części praktycznej przedstawione zostały typowe przykłady ewidencjonowania materiałów niejawnych i ich ekspedycji.
Poradnik jest uniwersalny w zakresie ewidencjonowania materiałów niejawnych bez względu na klauzule tajności przetwarzane w danej jednostce organizacyjnej. Opisane zasady dotyczą zarówno stricte kancelarii tajnych, jak również innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych uprawnionym osobom (kancelarii niejawnych, kancelarii materiałów „zastrzeżonych”, punktów obsługi dokumentów niejawnych. Itp.).

Dodatkowo w poradniku opisane zostały praktyczne przykłady:
- przekazywania obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii,
- przeprowadzania i dokumentowania kontroli okresowych,
- przeprowadzania i dokumentowania okresowych przeglądów materiałów niejawnych (weryfikacji dokumentów),
- przeprowadzania procesu brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której nie można odtajnić i przekazać do archiwum zakładowego,
- przeprowadzania procesu niszczenia dokumentacji niejawnej,
- udostępniania i przekazywania materiałów niejawnych itd.

Należy nadmienić, iż większość opisanych rozwiązań wynika z blisko 40-letniej praktyki autora poradnika na niwie ochrony informacji niejawnych (dawniej ochrony tajemnicy). Ponieważ żaden akt prawny (poza niektórymi regulacjami resortowymi) nie wskazuje wprost zasad ewidencjonowania materiałów niejawnych, należy zaznaczyć, iż przedstawione w poradniku rozwiązania mogą się różnić od tych przyjętych w niektórych kancelariach (istnieje pewna dowolność w prowadzeniu Dzienników Ewidencji).

Do nabycia pod adresem: http://www.one1.pl/52-pomoce-naukowe od dnia 01.02.2019 r.

Autor: Marek ANZEL*
Wersja elektroniczna (.pdf) na nośniku CD, pozbawiona cech służących dalszemu rozpowszechnianiu.   
------------------------------------------------------------------
* Audytor wiodący Systemów Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI). Ekspert z zakresu ochrony informacji niejawnych i systemów teleinformatycznych. Wykładowca i konsultant cyklicznych szkoleń organizowanych przez Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Informacji Niejawnych, Ogólnopolskie Stowarzyszenie Pełnomocników Ochrony Informacji Niejawnych. Wykładowca przedmiotów z zakresu SZBI na studiach podyplomowych na Uniwersytecie Śląskim i Akademii WSB w Dąbrowie Górniczej. Autor Poradników z zakresu SZBI, w tym związanych z funkcjonowaniem systemu ochrony informacji niejawnych. Ponadto na stałe współpracuje  z kwartalnikiem wydawnictwa BECK „Informacja w Administracji Publicznej”, w którym prezentuje praktyczną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa informacji.